檔案管理學(xué)簡明教程

　　三、立卷的方法立卷的具體方法，主要是了解文件的內(nèi)容及其形成過程，找出文件之間的共同點(diǎn)，把具有共同點(diǎn)的一組文件立成案卷。通常情況下，文件的共同點(diǎn)有六個(gè)方面，即問題、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)、通訊者，即通常所說的6個(gè)特征。（一）按問題立卷問題是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作問題或涉及的人物、事件、事物等。同一問題的文件，可以組成一個(gè)案卷。由于各機(jī)關(guān)單位的工作總是貫徹有關(guān)的方針政策，處理和解決一定的問題，它所形成的文件，總是圍繞某一方面的問題而產(chǎn)生的。把相同問題的文件組合在一起，可以保持文件內(nèi)容方面的聯(lián)系，反映出一個(gè)活動(dòng)的全貌，利用者可以按文件內(nèi)容所敘述的問題查找文件，便于檢索利用。因此，按問題立卷是一種最常用的主要的方法。（二）按作者立卷作者是指撰寫和制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。將屬于同一作者的文件組合成案卷，便于反映本機(jī)關(guān)的工作以及別的機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)的聯(lián)系。由于作者的職能和地位不同，按作者立卷，就自然地區(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。（三）按名稱立卷將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。不同的文件名稱，反映了文件的不同效能和作用。按名稱立卷，也能較好地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，還可以適當(dāng)?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值，是一種不可缺少的立卷方法。（四）按時(shí)間立卷就是按文件形成的時(shí)間或文件的內(nèi)容針對的時(shí)間，將屬于同一年度、季度或月份的文件分別組成案卷。一些時(shí)間針對性比較明顯的文件，如年度預(yù)算、季度計(jì)劃、月份統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，通常是按文件內(nèi)容針對的時(shí)間立卷。（五）按地區(qū)立卷就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)（如省、市、縣、鄉(xiāng)）的文件組成案卷，或者把同屬某一地區(qū)的作者的文件組成案卷。（六）按通訊者立卷將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)就某個(gè)問題或幾個(gè)問題的來往文書組成案卷。文件之間的聯(lián)系是錯(cuò)綜復(fù)雜的，因此，往往不能只從文件某一方面的特點(diǎn)去組卷，應(yīng)該靈活地采用各種立卷方法，特別要善于結(jié)合運(yùn)用幾種立卷特征立卷。在實(shí)際工作中，只采用單一特征立成案卷是很少的，一般說來，運(yùn)用兩三個(gè)或三四個(gè)特征結(jié)合立成的案卷比較多。現(xiàn)在人們在工作中，又總結(jié)出常用的分類方法：1．“一事一卷”。即“立小卷”，就是凡是一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工作、一起案件、一種活動(dòng)形成的文件材料，不管頁數(shù)多少，只要保管價(jià)值相同，都可以單獨(dú)組成一卷。2．“四分四注意”。即分年度，注意文件內(nèi)容針對的時(shí)間；分級別，注意上下級文件之間的聯(lián)系；分問題，注意問題的聯(lián)系準(zhǔn)確，結(jié)合運(yùn)用文件的作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)和通訊者特征；分保管價(jià)值，注意保持材料的完整性。立卷時(shí)還應(yīng)當(dāng)考慮文件的重要程度、保存價(jià)值和文件的數(shù)量。對于反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)及有重要查考研究價(jià)值的文件，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)組卷，以便于日后的保管、移交和鑒定工作。案卷不宜太厚或太薄，以1至1．5厘米為宜。四、卷內(nèi)文件整理文件組成案卷后，還需要進(jìn)一步對卷內(nèi)文件進(jìn)行整理。具體工作內(nèi)容主要包括：卷內(nèi)文件排列和編號、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。（一）卷內(nèi)文件的排列和編號對卷內(nèi)文件，要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件排列可采用按時(shí)間排列、按作者排列、按卷內(nèi)文件的重要程度排列、按問題排列、按地區(qū)排列、按文件名稱排列等方法。無論采取哪種方法排列，必須注意保持請示與批復(fù)、正件與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、原稿、草案等）之間不可分離的聯(lián)系。卷內(nèi)文件排好之后，應(yīng)按統(tǒng)一方法給文件編上頁號，固定次序．以便查找利用和保護(hù)文件。卷內(nèi)文件目錄的填寫一般是逐件登記。順序號也就是卷內(nèi)文件的件號。有些文件的標(biāo)題如不能確切地反映文件的內(nèi)容，或無標(biāo)題，填寫時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫確切的標(biāo)題。備考表放在案卷最后，用以注明卷內(nèi)文件的基本情況，便于管理人員和利用者了解案卷情況。備考表的項(xiàng)目主要有本卷情況說明、立卷人和檢查人員簽名、立卷時(shí)間。格式見下表：卷內(nèi)備考表本卷情況說明立卷人：檢查人：立卷時(shí)間本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫、簽名并標(biāo)注時(shí)間。立卷人：由責(zé)任立卷者簽名。檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。立卷時(shí)間：填寫完成的立卷日期。五、案卷封面的編目和案卷裝封（一）案卷封面的編目卷內(nèi)文件整理完畢后，要以案卷為單位在封面上編目。主要項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號、檔號。全宗名稱相同于立檔單位的名稱?！惸棵Q指全宗分類方案的第一級類目名稱。案卷題名即案卷標(biāo)題，是封面中最主要的項(xiàng)目，用來概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分。它為查找利用提供線索，也是編制各種檢索工具的基礎(chǔ)。擬寫標(biāo)題是檔案編目的主要內(nèi)容之一，是文書立卷人員和檔案管理人員的一項(xiàng)基本功。擬寫案卷標(biāo)題的基本要求：1．熟悉卷內(nèi)文件情況。擬寫案卷標(biāo)題不要倉促下筆，應(yīng)該從頭到尾看一遍，以熟悉卷內(nèi)文件的基本情況，理出頭緒。2．概括文件內(nèi)容要求文字簡練、表達(dá)準(zhǔn)確。當(dāng)文件內(nèi)容比較單一時(shí)，直書標(biāo)題，簡便易行。當(dāng)文件內(nèi)容和成分比較復(fù)雜時(shí)，標(biāo)題就應(yīng)該概括一些。要求做到：利用者一看標(biāo)題就知道卷內(nèi)是一些什么文件，起到“引路”作用。3．標(biāo)題結(jié)構(gòu)力求完整。案卷標(biāo)題的一般結(jié)構(gòu)是：作者——問題（事由）——文種（名稱）必要時(shí)還須標(biāo)出地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間?！?/div>