超級整理術(shù)（新版）

一、為什么我們需要整理
1. 整理的目的是為了提高工作效率
以“高效工作”為目的并且實(shí)踐性很強(qiáng)的整理術(shù)
2. 不擅長整理，會拖住事業(yè)的后腿
不擅整理人群的常見傾向
整理不需要能力
哪些人適合讀此書呢？
只要進(jìn)行整理，就不會白做功
整理的效果
多出來的時間該如何利用
整理工作時嘗試引進(jìn)“設(shè)計規(guī)則”理念
3.“超級整理術(shù)”的內(nèi)容
整理的對象是什么
只要設(shè)計了規(guī)則，不需要記憶力
規(guī)則越簡單越好
趕緊開始整理吧

二、關(guān)于文件和辦公桌的整理
1. 如何利用整理術(shù)創(chuàng)造出最好的工作環(huán)境
把時間花在找東西上很可惜
不要花費(fèi)時間去記“東西放在哪里了”
學(xué)會“丟棄”很重要
用后歸還原位很重要
盡量不打印紙質(zhì)文件
2. 及時整理資料是為了有效利用信息
文件資料分為“正在辦理狀態(tài)”和“已辦、需保存狀態(tài)”
“正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法
統(tǒng)一大小和形狀
把操作中的文件放進(jìn)透明文件夾中
托盤的使用方法
重要的已辦文件用大文件夾保管
需要暫時保管的東西
3. 使辦公桌成為舒適的工作地
合理配置辦公桌上的空間
有時可以不收拾
4. 關(guān)于書籍、雜志與名片的整理
已讀完的書，做好摘錄
把其中有用的內(nèi)容剪下來后雜志就可以扔了
定期整理名片
5. 再次弄清楚整理的目的
仔細(xì)想想整理的目的

三、關(guān)于電腦與電子郵件的整理
1. 充分使用電腦的功能
這個時代，IT 知識很重要
把電腦當(dāng)作自己的“外腦”
把信息集中在一臺電腦內(nèi)
筆記本電腦里該存些什么
用“谷歌桌面”搜索信息
2. 管理電腦內(nèi)信息時也用“超級整理術(shù)”
文件夾要大致分類
文件的起名方法很重要
桌面要整理清爽
為正在辦理的文件設(shè)一個文件夾放在桌面上
備份資料也要整理好以降低風(fēng)險
3. 輸入信息時也要制定規(guī)則才能實(shí)現(xiàn)高效率
信息靠量取勝，應(yīng)大量吸收
博客的最新信息用“RSS 訂閱”收集
定期閱讀雜志收集信息
閱覽電子雜志時用別的軟件
收集信息時要確定主題
用 e Memo Pad 摘錄信息
用 TO DO 記錄想定期回顧的信息
會議記錄也應(yīng)制定規(guī)則，使之更有使用價值
用“日經(jīng) Telcom2”收集報紙上的信息
4. 郵件也用“超級整理術(shù)”迅速處理
郵件只讀一遍，然后立即回復(fù)
早回復(fù)，對方也會盡快處理
已讀郵件用“分類項目”進(jìn)行整理

四、關(guān)于大腦信息的整理
1. 忙碌時腦中一片混亂
不確定事項太多，腦中容易混亂
把頭腦清空吧
2. 把將要做的事全部記錄在 TO DO 上
事無大小，盡量多地記錄在 TO DO 上
用 OUTLOOK 管理 TO DO
3. 爭取把工作委托給他人
委托他人時的參考基準(zhǔn)是“小時工資”
4. 用檢查目錄進(jìn)行整理會更高效
無論誰都適用的規(guī)則
5. 開會也要設(shè)定規(guī)則
全體參會人員都應(yīng)知曉會議議題
當(dāng)場做好會議記錄并發(fā)送給參會人員
6. 用規(guī)則來判斷開展一項新事業(yè)的可能性
用檢查目錄來整理新創(chuàng)意
7. 制定了規(guī)則就要徹底并持續(xù)地遵守
如何才能徹底執(zhí)行并持續(xù)遵守規(guī)則
8．提高積極性的措施

五、關(guān)于時間的整理
1．用“超級整理術(shù)”改變時間的性質(zhì)
時間的性質(zhì)發(fā)生了變化
2. 利用 TO DO 整理時間
設(shè)定任務(wù)周期
創(chuàng)意也保存進(jìn) TO DO
規(guī)則也保存進(jìn) TO DO
根據(jù) TO DO 不慌不忙地開展工作
有效利用空暇時間
3. 創(chuàng)造可以集中思想的環(huán)境
一定要有“能夠努力工作”的時間段
4. 打電話也要提高效率
5. 人生的一半時間被工作充滿
后 記