辦公自動化全能一本通

第1部分　Office 軟件辦公
第1章　Word 基本操作　1
1．1 制作“請示”文檔　2
1．1．1 新建文檔　2
1． 新建空白文檔　2
2． 新建模板文檔　3
1．1．2 保存文檔　4
1． 保存新建的文檔　4
2． 將文檔另存為　5
3． 設(shè)置自動保存　5
1．1．3 輸入文本　6
1． 輸入普通文本　6
2． 輸入中文大寫金額　7
3． 輸入特殊字符　8
4． 插入日期和時間　9
1．2 編輯“演講稿”文檔　10
1．2．1 編輯文檔內(nèi)容　10
1． 打開文檔　10
2． 選擇文本　11
3． 修改與刪除文本　12
4． 移動文本　13
5． 復(fù)制文本　14
6． 查找和替換數(shù)據(jù)　15
1．2．2 設(shè)置文檔格式　16
1． 設(shè)置字符格式　16
2． 設(shè)置段落樣式　17
3． 設(shè)置項目符號和編號　19
4． 設(shè)置底紋突出顯示文本　20
新手加油站——Word基本操作技巧　20
高手競技場——Word基本操作練習(xí)　23
第2章　Word 圖文混排與美化　25
2．1 制作活動宣傳單　26
2．1．1 圖片的使用　26
1． 插入聯(lián)機圖片　26
2． 插入計算機中保存的圖片　27
3． 設(shè)置圖片與文字的環(huán)繞方式　28
4． 調(diào)整圖片大小和位置　28
5． 裁剪圖片不需要的部分　29
6． 設(shè)置圖片樣式　30
2．1．2 形狀的應(yīng)用　31
1． 繪制形狀　31
2． 設(shè)置形狀大小和位置　32
3． 設(shè)置形狀樣式　32
4． 快速繪制其他形狀　33
2．1．3 使用藝術(shù)字　35
1． 插入藝術(shù)字　35
2． 設(shè)置藝術(shù)字樣式　35
3． 調(diào)整藝術(shù)字位置和形狀　36
4． 快速插入其他藝術(shù)字　37
2．1．4 文本框的應(yīng)用　39
1． 插入文本框　39
2． 編輯文本框樣式　40
3． 插入其他文本框　41
2．1．5 設(shè)置頁面背景顏色　42
2．2 制作報價單　43
2．2．1 創(chuàng)建表格　43
1． 快速插入表格　43
2． 插入自定義表格　44
3． 繪制表頭斜線　45
2．2．2 編輯表格　46
1． 插入行或列　46
2． 設(shè)置數(shù)據(jù)字體和對齊　46
3． 調(diào)整行高和列寬　47
4． 合并單元格　48
5． 設(shè)置表格的邊框和底紋　49
新手加油站 ——Word圖文混排與美化技巧　51
高手競技場——Word圖文混排與美化練習(xí)　53
第3章　Word 排版打印與審?！?5
3．1 排版與打印“員工手冊”文檔　56
3．1．1 樣式設(shè)計　56
1． 應(yīng)用樣式　56
2． 使用格式刷快速應(yīng)用樣式　57
3． 修改樣式　58
3．1．2 插入頁眉和頁腳　59
1． 插入內(nèi)置的頁眉和頁腳　59
2． 編輯頁眉和頁腳　60
3． 刪除頁眉中的橫線　60
4． 設(shè)置奇偶頁不同的頁眉和頁腳　62
5． 使用分頁符分頁　64
3．1．3 制作封面與目錄　64
1． 插入封面　64
2． 編輯封面內(nèi)容　65
3． 插入目錄　66
4． 更新目錄　67
3．1．4 打印Word 文檔　68
1． 設(shè)置打印頁面　68
2． 預(yù)覽文檔打印效果　69
3． 設(shè)置打印頁碼范圍　70
4． 打印文檔　71
3．2 審校“市場調(diào)查報告”文檔　72
3．2．1 使用導(dǎo)航窗口定位文檔位置　72
3．2．2 使用大綱視圖查閱文檔　73
1． 按標題級別查看　73
2． 更改標題級別　74
3．2．3 文本智能查錯　75
1． 檢查拼寫和語法錯誤　75
2． 字數(shù)統(tǒng)計　76
3． 使用自動更正功能　76
3．2．4 批注與修訂文檔內(nèi)容　77
1． 添加批注內(nèi)容　77
2． 修訂文本內(nèi)容　78
3． 接受與拒絕修訂　79
新手加油站——Word排版打印與審校技巧　80
高手競技場——Word排版打印與審校練習(xí)　81
第4章　制作Excel表格　83
4．1 創(chuàng)建“員工信息登記表”工作簿　84
4．1．1 工作簿的基本操作　84
1． 新建工作簿　84
2． 保存工作簿　85
3． 多種方式打開已有工作簿　85
4． 保護工作簿　87
4．1．2 工作表的基本操作　87
1． 插入和重命名工作表　88
2． 移動、復(fù)制和刪除工作表　89
3． 隱藏和顯示工作表　91
4． 設(shè)置工作表標簽顏色　91
4．2 編輯“辦公用品信息表”工作簿　92
4．2．1 輸入數(shù)據(jù)　92
1． 輸入常規(guī)數(shù)據(jù)　92
2． 在多個單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)　93
3． 填充有規(guī)律的數(shù)據(jù)　94
4．2．2 編輯數(shù)據(jù)　94
1． 修改數(shù)據(jù)　95
2． 移動和復(fù)制數(shù)據(jù)　95
3． 查找和替換數(shù)據(jù)　97
4． 設(shè)置數(shù)據(jù)類型　98
4．2．3 單元格的基本操作　99
1． 單元格的選擇技巧　99
2． 合并與拆分單元格　99
3． 插入和刪除單元格　101
4． 設(shè)置單元格行高和列寬　102
4．3 美化與打印“員工考勤表”工作簿　103
4．3．1 設(shè)置單元格格式　103
1． 設(shè)置字體格式　103
2． 設(shè)置對齊格式　104
3． 添加邊框和底紋　105
4． 套用表格樣式　106
5． 突出顯示單元格　106
4．3．2 打印工作表　108
1． 設(shè)置頁面布局　108
2． 添加頁眉和頁腳　109
3． 設(shè)置打印連續(xù)的表格區(qū)域　110
4． 設(shè)置打印不連續(xù)的表格區(qū)域　111
5． 打印設(shè)置　112
新手加油站——制作Excel表格技巧　113
高手競技場——制作Excel表格練習(xí)　115
第5 章
計算與管理表格數(shù)據(jù)　117
5．1 計算員工工資表　118
5．1．1 使用公式計算數(shù)據(jù)　118
1． 輸入公式　118
2． 復(fù)制與填充公式　119
3． 在公式中應(yīng)用絕對引用　120
4． 引用不同工作表中的單元格　121
5．1．2 使用函數(shù)計算數(shù)據(jù)　122
1． 輸入函數(shù)　122
2． 自動求和　123
3． 編輯函數(shù)　124
4． 嵌套函數(shù)　125
5． 其他常用辦公函數(shù)　126
5．2 統(tǒng)計管理產(chǎn)品入庫明細表　128
5．2．1 數(shù)據(jù)排序　128
1． 自動排序　128
2． 按關(guān)鍵字排序　128
3． 自定義排序　130
5．2．2 數(shù)據(jù)篩選　130
1． 自動篩選數(shù)據(jù)　131
2． 自定義篩選滿足條件的數(shù)據(jù)　131
3． 高級篩選　132
5．2．3 數(shù)據(jù)匯總與分級顯示　133
1． 創(chuàng)建分類匯總　133
2． 多重分類匯總　134
3． 更改匯總方式　135
4． 通過匯總級別查閱數(shù)據(jù)　135
新手加油站 ——計算與管理表格數(shù)據(jù)技巧　136
高手競技場——計算與管理表格數(shù)據(jù)練習(xí)　139
第6章　使用圖表分析表格數(shù)據(jù)　141
6．1 制作產(chǎn)品銷售對比圖　142
6．1．1 創(chuàng)建和編輯圖表　142
1． 插入圖表　142
2． 更新圖表數(shù)據(jù)源　142
3． 切換數(shù)據(jù)分析對象　144
6．1．2 設(shè)置圖表　145
1． 設(shè)置圖表樣式　145
2． 圖表快速布局　145
3． 調(diào)整圖表對象的顯示與分布　146
4． 調(diào)整圖表大小和位置　147
5． 使用圖表篩選器　148
6． 更改圖表類型　148
6．1．3 美化圖表　149
1． 設(shè)置標題和圖例格式　149
2． 設(shè)置坐標軸和數(shù)據(jù)標簽格式　151
3． 設(shè)置圖表區(qū)和繪圖區(qū)格式　152
4． 設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式　152
5． 設(shè)置網(wǎng)格線格式　154
6．2 分析原料采購單　154
6．2．1 使用數(shù)據(jù)透視表　154
1． 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表　155
2． 更改匯總方式　156
3． 在數(shù)據(jù)透視表中篩選數(shù)據(jù)　157
4． 刪除數(shù)據(jù)透視表　158
6．2．2 使用數(shù)據(jù)透視圖　158
1． 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖　159
2． 設(shè)置數(shù)據(jù)透視圖　160
3． 在數(shù)據(jù)透視圖中篩選數(shù)據(jù)　162
新手加油站 ——使用圖表分析表格數(shù)據(jù)技巧　163
高手競技場——使用圖表分析表格數(shù)據(jù)練習(xí)　165
第7章　創(chuàng)建并編輯演示文稿　167
7．1 創(chuàng)建“食品宣傳畫冊”演示文稿　168
7．1．1 演示文稿的基本操作　168
1． 創(chuàng)建與保存空白演示文稿　168
2． 插入圖片相冊創(chuàng)建演示文稿　169
3． 新建幻燈片　170
4． 移動和復(fù)制幻燈片　171
5． 刪除幻燈片　172
7．1．2 設(shè)計演示文稿整體效果　173
1． 應(yīng)用內(nèi)置主題　173
2． 自定義主題　173
3． 設(shè)計和應(yīng)用幻燈片母版　175
7．1．3 添加文本與圖片　178
1． 在占位符中輸入文本　178
2． 調(diào)整文字方向　178
3． 插入圖片　179
4． 調(diào)整圖片位置和大小　180
5． 調(diào)整顏色與更改圖片　181
6． 設(shè)置圖片樣式　183
7．1．4 使用文本框　184
1． 插入文本框　184
2． 設(shè)置文本框藝術(shù)字樣式　185
3． 設(shè)置文本框形狀樣式　185
7．2 編輯“營銷計劃書”演示文稿　187
7．2．1 插入與編輯SmartArt圖形　187
1． 插入SmartArt圖形　187
2． 添加或刪除形狀與調(diào)整布局　188
3． 輸入文本　190
4． 調(diào)整形狀大小和位置　191
7．2．2 美化SmartArt圖形　193
1． 設(shè)置SmartArt圖形樣式　193
2． 設(shè)置形狀格式　193
3． 圖片的SmartArt混排　194
新手加油站 ——創(chuàng)建并編輯演示文稿技巧　197
高手競技場——創(chuàng)建并編輯演示文稿練習(xí)　198
第8章
演示文稿動態(tài)設(shè)計與放映輸出　199
8．1 為“員工入職培訓(xùn)”演示文稿設(shè)置動畫效果　200
8．1．1 設(shè)置幻燈片內(nèi)容動畫　200
1． 添加動畫效果　200
2． 更改動畫選項　202
3． 調(diào)整播放順序　202
4． 設(shè)置動畫計時　203
5． 設(shè)置動作路徑動畫　205
8．1．2 設(shè)置幻燈片切換動畫　206
1． 添加切換動畫　206
2． 設(shè)置切換動畫效果　207
8．2 為“新品上市營銷推廣”演示文稿添加交互功能　208
8．2．1 使用鏈接交互功能　208
1． 創(chuàng)建超鏈接實現(xiàn)交互　208
2． 創(chuàng)建動作實現(xiàn)交互　209
3． 更改文本鏈接默認顯示顏色　211
8．2．2 使用動作按鈕　212
1． 繪制動作按鈕　212
2． 設(shè)置動作按鈕格式　213
8．3 放映與輸出“年度工作計劃”演示文稿　214
8．3．1 放映幻燈片　214
1． 控制幻燈片放映過程　214
2． 快速定位幻燈片　215
3． 隱藏/ 顯示幻燈片　216
4． 為幻燈片添加注釋　217
8．3．2 幻燈片放映設(shè)置　218
1． 設(shè)置排練計時　218
2． 錄制旁白　219
3． 設(shè)置放映方式　221
4． 自定義放映　221
8．3．3 輸出演示文稿　223
1． 將演示文稿轉(zhuǎn)換為圖片　223
2． 將演示文稿導(dǎo)出為視頻文件　224
3． 將演示文稿導(dǎo)出為PDF文件　224
新手加油站 ——演示文稿動態(tài)設(shè)計與放映輸出技巧　226
高手競技場——演示文稿動態(tài)設(shè)計與放映輸出練習(xí)　227

第 2 部分
輔助軟硬件辦公
第 9 章
常用辦公工具軟件的使用　229
9．1 常用文件編輯工具　230
9．1．1 使用壓縮軟件　230
1． 使用 WinRAR壓縮文件　230
2． 使用WinRAR解壓縮文件　230
3． 加密壓縮　231
9．1．2 使用Adobe Acrobat軟件　232
1． 閱讀 PDF文檔　232
2． 編輯PDF文檔　234
3． 將 PDF文檔與Office文件進行轉(zhuǎn)換　235
9．2 常用圖片編輯工具　236
9．2．1 使用光影魔術(shù)手處理圖片　237
1． 瀏覽圖片　237
2． 編輯圖片　237
3． 圖片批處理　239
9．2．2 使用格式工廠軟件　240
1． 轉(zhuǎn)換圖片格式　240
2． 設(shè)置格式轉(zhuǎn)換默認值　242
9．2．3 使用 Snagit截圖軟件　243
1． 使用自定義捕獲模式截圖　243
2． 添加捕獲模式　244
3． 編輯捕獲的屏幕圖片　245
新手加油站——常用辦公工具軟件的使用技巧　246
高手競技場——常用辦公工具軟件的使用練習(xí)　247
第10章　常用辦公設(shè)備的使用與維護　249
10．1 常用輸入辦公設(shè)備　250
10．1．1 掃描儀的使用　250
1． 安裝掃描儀設(shè)備　250
2． 掃描文件　251
10．1．2 移動辦公設(shè)備的使用　252
1． 連接 U盤　253
2． 使用U盤　253
10．2 常用輸出辦公設(shè)備　254
10．2．1 打印機的使用　254
1． 打印機的類型　254
2． 安裝網(wǎng)絡(luò)打印機　255
3． 添加紙張　257
4． 解決卡紙故障　257
10．2．2 一體機的使用　258
1． 復(fù)印文件　258
2． 卡紙?zhí)幚怼?58
3． 清潔設(shè)備　259
10．2．3 投影儀的使用　260
1． 安裝投影儀　260
2． 連接投影儀　261
3． 使用投影儀　261
新手加油站——常用辦公設(shè)備的使用與維護技巧　262
高手競技場——常用辦公設(shè)備的使用與維護練習(xí)　264

第3部分　網(wǎng)絡(luò)辦公與安全
第11章　網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用　265
11．1 網(wǎng)絡(luò)連接與資源使用　266
11．1．1 配置辦公室無線網(wǎng)絡(luò)　266
1． 連接無線路由器　266
2． 設(shè)置無線網(wǎng)絡(luò)路由器　266
3． 連接無線網(wǎng)絡(luò)　267
4． 無線網(wǎng)絡(luò)接入控制　268
5． 開啟文件和打印機共享　268
6． 設(shè)置文件共享屬性　270
7． 訪問共享資源　271
11．1．2 使用網(wǎng)絡(luò)資源　271
1． 搜索辦公資源　271
2． 復(fù)制網(wǎng)絡(luò)圖片與文字　272
3． 下載網(wǎng)絡(luò)文件　273
11．2 網(wǎng)絡(luò)通信與文件傳輸　274
11．2．1 使用QQ 協(xié)助辦公　274
1． 文件傳送　274
2． 創(chuàng)建公司群　275
3． 創(chuàng)建辦公討論組　277
4． 利用QQ 遠程協(xié)助辦公　277
11．2．2 使用網(wǎng)盤傳輸辦公文件　278
1． 登錄百度網(wǎng)盤　278
2． 上傳與下載文件　279
3． 分享文件　280
11．3 移動設(shè)備與計算機協(xié)同辦公　281
11．3．1 使用手機等移動設(shè)備進行文件操作　281
1． 在手機上安裝Word　282
2． 新建與編輯簡單文檔　282
3． 查看他人發(fā)送的文件并批注　284
11．3．2 手機與計算機文件互傳　285
1． 通過數(shù)據(jù)線連接實現(xiàn)文件互傳　285
2． 將QQ 手機端接收的文件傳向計算機　286
新手加油站——網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用技巧　287
高手競技場——網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用練習(xí)　288
第12章　數(shù)據(jù)恢復(fù)與安全防護　289
12．1 數(shù)據(jù)恢復(fù)與備份　290
12．1．1 使用FinalData恢復(fù)磁盤數(shù)據(jù)　290
1． 恢復(fù)刪除或丟失的文件　290
2． 修復(fù)Office 文件　291
12．1．2 系統(tǒng)備份和還原　292
1． 設(shè)置系統(tǒng)還原點　292
2． 使用Ghost 備份與還原操作系統(tǒng)　294
12．2 系統(tǒng)清理與安全防護　298
12．2．1 磁盤清理維護　298
1． 清理磁盤　298
2． 磁盤碎片整理　299
3． 磁盤檢查　299
12．2．2 系統(tǒng)安全與優(yōu)化　300
1． 系統(tǒng)全面體檢與修復(fù)　300
2． 系統(tǒng)垃圾清理　301
3． 查殺木馬　302
4． 系統(tǒng)優(yōu)化加速　303
新手加油站——數(shù)據(jù)恢復(fù)與安全防護技巧　304
高手競技場——數(shù)據(jù)恢復(fù)與安全防護練習(xí)　306