圖3-1時(shí)間管理的“四象限”圖

“四象限”圖法是美國(guó)管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，就是把工作按照重要和緊急的不同程度進(jìn)行劃分，分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等），重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施、企業(yè)文化的傳承等），緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會(huì)議等），既不重要也不緊急（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）。

按時(shí)間管理“四象限”圖劃分，處理事情的順序應(yīng)為：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不重要也不緊急的。

“四象限”圖法的關(guān)鍵在于第一類和第四類事情的順序問(wèn)題，必須非常小心地加以區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一類和第二類事情，都是緊急的，不同之處在于前者能帶來(lái)更大的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。

無(wú)論你是一個(gè)部門的管理者，還是一家大型公司的總經(jīng)理，你都是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者。那么，卓越領(lǐng)導(dǎo)者與平庸領(lǐng)導(dǎo)者之間的區(qū)別是什么呢？

最重要的區(qū)別就是，優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者將時(shí)間放在重要但不緊急的區(qū)域，普通的領(lǐng)導(dǎo)者將時(shí)間放在既緊急又重要的區(qū)域。而作為領(lǐng)導(dǎo)者，真正要做的就是那些重要但不緊急的事情，也就是把工作重點(diǎn)放在時(shí)間管理的第四象限內(nèi)。這一類的事情往往對(duì)我們的工作影響深遠(yuǎn)，如輔導(dǎo)（指導(dǎo)）下屬工作、建立和推廣企業(yè)文化、組織下屬參加技能培訓(xùn)、了解行業(yè)和市場(chǎng)趨勢(shì)、睡覺(jué)、吃飯、健身、改善激勵(lì)機(jī)制和招聘新的優(yōu)秀人才都在重要但不緊急的區(qū)域內(nèi)。如果相反，我們緊急地吃飯睡覺(jué)、緊急地健身、緊急地制訂工作計(jì)劃、緊急地推廣企業(yè)文化，可能應(yīng)付當(dāng)前，但一定隱藏著巨大的隱患。

對(duì)于重要的事情，我們應(yīng)該有條不紊地將它們做好，而不應(yīng)匆忙應(yīng)付。

不速之客的來(lái)訪、不重要的電話等瑣事，雖然它們并不重要，但是你又不得不去處理這些屬于緊急但不重要區(qū)域內(nèi)的事情。如果不妥善安排，會(huì)大大影響工作的效率，正確的方法是采用授權(quán)的方法，讓自己的下屬來(lái)處理。

對(duì)于那些既緊急又重要的事，要盡量以最短、最快的時(shí)間將它們處理完。而那些既不重要也不緊急的事，你就盡量不要去做。如果確實(shí)需要做，也要嚴(yán)格限定時(shí)間，如寫博客、同客戶和朋友談心、打打牌或做一些自己感興趣的事，這可能使自己的精神放松、生活充實(shí)，以便更好地投入新一輪的工作。但一定要限定一個(gè)時(shí)間，時(shí)間一到就立刻停止，千萬(wàn)不要被無(wú)聊的人和無(wú)關(guān)緊要的事纏住。