閱讀本章，您將能夠：

1.認(rèn)識到無效會議的危害；

2.了解會議的真正作用；

3.了解導(dǎo)致會議無效的因素。

一、會議真的有效嗎？

身為一名管理者，你是否熱衷于開會？你把開會當(dāng)作日常工作的一項內(nèi)容，即便沒有什么需要開會解決的事情，你也習(xí)慣性地召開會議；在會議開始之前，你對大家說：“我們隨便聊聊……”

管理者絕大多數(shù)都患有會議依賴癥，雖然他們不愿意承認(rèn)這一點，但實際上他們很享受在臺上夸夸其談的感覺，很享受發(fā)號施令的感覺。他們甚至認(rèn)為開會可以增進自己和員工之間的了解，拉近彼此的感情。請捫心自問，你患有會議依賴癥嗎？

為什么絕大多數(shù)管理者都不愿意問一問員工：“你喜歡開會嗎？”很多時候，人們都太自我了，完全沒有設(shè)身處地地考慮問題。但是，巴菲特勇敢地向員工們拋出了這個問題，得到的回應(yīng)卻是長久的沉默。巴菲特明白了，其實員工們在心底已經(jīng)大聲地回答了——“不喜歡！”因為如果他們喜歡，他們會毫不猶豫地告訴管理者。（記住，下屬的沉默代表著否定和不愿意。）

于是，巴菲特給自己制定了一個原則：不到萬不得已，絕不召開會議。

漫長卻無效的會議

趙剛是某公司新上任的部門經(jīng)理。到崗后的第二天，他決定召集所有的部門員工舉行會議。他將會議通知的任務(wù)交給助理小王。小王接到任務(wù)后，對著辦公室的人大聲廣播道：“趙經(jīng)理說了，明天下午開會，所有人都要參加?！?/p>

第二天下午，趙剛忙完了手頭的工作，決定召開會議。他將小王叫到辦公室，對他說：“你去安排一下，五分鐘后我們開會吧?！毙⊥觞c頭答應(yīng)，跑回辦公室對部門內(nèi)的所有人說：“現(xiàn)在去會議室開會吧?！痹捯魟偮?，有人抱怨說：“手頭還有緊急的工作沒完成呢！”有人抱怨說：“我約見的客人馬上就要到了?！薄г孤暣似鸨朔⊥跎鷼獾卣f：“經(jīng)理讓開會的，你們自己看著辦吧！”有一個員工根本就不知道開會的事情，原來昨天小王通知的時候，他出去拜訪客戶，不在辦公室。

員工們陸續(xù)起身，來到會議室門口，才發(fā)現(xiàn)會議室里面已經(jīng)坐滿了人——其他部門正在開會。小王只得折回經(jīng)理室，對趙剛說：“趙經(jīng)理，其他部門的人正在會議室開會，會議室現(xiàn)在不好用?！壁w剛想了想，說：“那就等一會兒吧?！?/p>

二十多分鐘后，會議室空置出來，大家陸續(xù)來到會議室。這時，趙剛也過來了，他做到會議桌中間的位置，看了看周圍，發(fā)現(xiàn)還有些員工沒有來。他說：“還有人沒到，我們再等等?！毙⊥跻财鹕砣マk公室催促。

又過了五分鐘，人員全部到齊了。趙剛宣布會議開始。他說：“召集大家來開會，主要想討論以下幾個問題：1.本部門的月度目標(biāo)；2.各位對我今后工作的想法和要求；3.產(chǎn)品銷售話術(shù)的完善?！眴T工們聽到議題后，面面相覷，不知道從何處開始討論。

趙剛也不知所措地望著大家，不知道如何將會議進展下去。沉默了很久，大家才你一言我一語地開始說話。可是，說話的內(nèi)容卻漫無目的，隨意擴展。說著說著就扯到了公司的薪酬體系上，大家各有看法，抱怨聲一片。這時，趙剛開始說話了，他詳盡地闡述自己今后的工作計劃，一個人足足講了半小時還不停歇。只是他的計劃與大家的實際工作并沒有太大關(guān)系，人們聽著聽著就不耐煩了。有人開始發(fā)短信、小聲交談、發(fā)愣、無所事事地用筆在紙上亂畫，更有甚者假裝接聽電話離開了會議室。

會議室里的人越來越少，最后會議不了了之。

效率殺手：無效會議

美國企業(yè)管理專家邁克肯斯博士在他的一份研究報告中這樣指出：“要世界上任何一個企業(yè)經(jīng)理人列出3項最花時間的企業(yè)活動，‘開會’一定名列其中。在受調(diào)查的200多個企業(yè)中，有超過三分之一的受訪者認(rèn)為，他們花在會議上的時間有一半是浪費掉的。令人心驚的是，很少有人能確切說出到底時間浪費在哪里了?！?/p>

在企業(yè)中，“趙剛”式的人物絕非少數(shù)，以至于普通職業(yè)人總是將會議等同于浪費時間。無效的會議的確是組織效率的一大殺手。當(dāng)你讓下屬們坐在會議室的時候，他們不得不停下手頭正在進行的工作，調(diào)整原定的工作計劃，甚至需要壓縮其他事項的時間預(yù)算……而這一切的犧牲換來的卻是一場毫無成效的會議。如果這些人利用寶貴的時間來做其他更重要的事情，無疑會創(chuàng)造更大的價值。

無效的會議不僅浪費時間，而且是抱怨、矛盾的發(fā)源地。對于那些最終演變?yōu)楸г?、爭吵的會議，你一定記憶猶新。缺失正確引導(dǎo)的會議只會讓人們內(nèi)心的牢騷肆意蔓延、相互傳染，這樣的會議對問題的解決有害無益。

無效的會議嚴(yán)重削弱了組織的執(zhí)行效率。眾所周知，會議是團隊溝通的最有效方式。如果這一方式無效，團隊之間將難以達(dá)成有效的溝通效果。溝通不到位，團隊的行動就不可能協(xié)調(diào)一致，團隊成員之間的合作就不可能順暢無阻。——組織的效率能不因此而降低嗎？

【小貼士】

不正當(dāng)?shù)拈_會理由

1.為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會。

有些會議是因“歷來都利用星期三下午那段時間開會”而召開。這就是一般所謂的“例會”。例會召開與議案有時無關(guān)，因為它基本上是一種為開會而召開的會議。

2.為滿足無聊的愿望而開會。

有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問題”而召開。這一類的會議其實與交際或聊天并沒有多大差別。

3.為逃避個別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會。

有些會議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開。例如某位管理者在他所管理的15位部屬之中，有兩位經(jīng)常遲到早退。他于是召集會議，在全體部屬面前重申準(zhǔn)時上下班的要求，希望借此警告那兩位不守時的部屬。但是那兩位部屬因見其他同事在場而產(chǎn)生一種錯覺，以為其他同事不守時的惡習(xí)與自己不相上下，因此對自己的過失不太介意。至于其他守時的13位同事，則可能因無辜受責(zé)備而士氣低沉。因此，這一類會議除了平白浪費了16個人的時間與引起13個人士氣低沉之外，將無實際效果可言。

4.為攀比而開會。

有些會議是因“人家財務(wù)部每星期都舉行一次會議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開。這一類會議的目的不是為處理實際問題的。

5.為推卻責(zé)任而開會。

有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風(fēng)險的管理者所慣用的伎倆。

6.為表功而開會。

有些會議是因“若不多開會，則上級領(lǐng)導(dǎo)會以為咱們偷懶”而召開。這一類會議被當(dāng)作取得上司信任與好感的手段。