閱讀本章，您將能夠：

1.了解會議的成本情況；

2.知道什么樣的會議必須召開；

3.知道會議召開前需要做哪些準備工作。

一、你需要開會嗎？

你真的需要開會嗎？——無論是你決定自己發(fā)起會議，還是即將參加別人組織的會議，在做出決定之前，務必認真思考這一問題。要知道，一旦參與會議，你很可能付出大把的時間，而且無法確保這些付出是值得的。除了開會，你也許還可以通過其他有效的方式來解決問題。

高昂的會議成本

一小時的會議，如果參與者是十個人，那么，這場會議的時間成本起碼是十小時。這種算法還沒有囊括下發(fā)通知、會場準備、會后清理等工作所耗費的時間。會議規(guī)模越大，時間成本就越高，尤其是上百人一起出席的大型會議，其時間成本更是高昂！然而，很多會議發(fā)起者并沒有看到這一點。

另外，會議所需的硬件設施也是一筆費用。路途遙遠的人，還要加上抵達會議地點所需要的時間、交通、住宿等成本。最后還有“機會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。

具體而言，會議的成本分為時間成本、直接成本和效率損失三種：

1.時間成本。

任何會議最大的成本通常是與會者的時間——從閱讀議程，準備材料，到出席會議。如果與會者還需長途旅行，這個時間也必須計算在內(nèi)。時間成本的計算方式為：會議時間成本=參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間 與會者的交通時間 會議秘書工作時間 會議服務人員工作時間）。

為了更加直觀地體現(xiàn)出高昂的會議成本，我們還可以將時間成本換算為金錢成本。換算方式為：會議金錢成本=會議時間成本×與會人員平均每小時的薪水。

經(jīng)過計算，你或許被驚呆了——一場會議的金錢成本竟然如此之高！然而事實就是如此。

2.直接成本。

直接成本是指為了支撐會議順利進行而花費的金錢、物資等成本，其計算方式為：直接成本=會議場地租用費 會議設備租用費（損耗、折舊費） 與會者差旅、食宿費 會議資料費。

3.隱性成本。

隱性成本是指召開會議所導致的效率損失的成本。具體包括以下三個方面：第一，不能及時地解決自己管轄范圍內(nèi)的緊急事件；第二，不能及時獲知客戶信息而丟失一筆業(yè)務；第三，不能及時處理客戶投訴而致使客戶流失。

尋求其他途徑

身為管理者，你有必要慎重地決定是否采取會議的形式解決問題，換而言之，你絕不能隨意地說“還是開個會商量一下吧”。在做出開會的決定之前，先冷靜地思考一下——問題是否還有其他更便捷、低成本的解決之道？例如：群發(fā)電子郵件；下發(fā)書面通知；單獨逐個溝通；電話交流；視頻會議；利用支持多人聊天的軟件召開網(wǎng)絡會議；等等。

前通用電器總裁杰克·韋爾奇喜歡使用非正式的溝通方式——他與下屬在飲水機旁的幾分鐘對話，解決的卻是一個不小的問題；他與員工在走廊上的簡單談話，卻幫助員工鏟除了工作上的難題；工作午餐更是值得充分利用的時間，人們在就餐的輕松氣氛下，更加坦誠地交換意見，更易于接受別人的看法。韋爾奇告誡我們：并不是大家正襟危坐在會議室就意味著在解決問題，除了開會，還有很多種輕松解決問題的途徑。

對于別人組織、需要你出席的會議，同樣需要仔細甄別參與的必要性。根據(jù)以往的經(jīng)驗，你一定深知，絕大多數(shù)會議并沒有出席的必要，只需要閱讀一下會議記錄就足夠了；或者委派助理、秘書參加會議，然后請他們向你反饋會議信息。然而在現(xiàn)實中，拒絕參加會議需要極大的勇氣和決心，簡單的一個“不”字，卻難倒了幾乎所有人。拒絕出席會議常被別人視為另類和高傲，雖然人們明知并無與會的必要，卻礙于情面而不得不忍受無效會議所帶來的痛苦。無論如何，管理者還是應當盡可能地減少出席無價值的會議，將寶貴的時間用在更重要的事情上。

對于例行會議，也就是組織規(guī)定定期召開的會議，例如年度全員大會、月分析會、周例會、每日晨會、每日總結(jié)會等。這些會議定期召開，主持人常常要說“大家看看，今天我們討論什么”；或者按照約定俗成的程序展開會議。絕大多數(shù)情況下，人們對這些缺乏新意和實質(zhì)內(nèi)容的例會抱著應付的態(tài)度，這些例會常常流于形式，沒有發(fā)揮真正的作用，僅僅是一種工作慣例。我的建議是應當盡可能地減少此類會議的密度，“每日”、“每周”這樣的字眼最好不要出現(xiàn)在會議前。弗塞斯[1]說：“我想斗膽倡導和建議禁止任何與諸如‘每周’這樣字眼有關(guān)的例會?！彼凇堕_好會議》的書中提供了一個不錯的方法——根據(jù)業(yè)務的旺季和淡季來調(diào)節(jié)例會的密度。為了應付旺季繁多的工作事項，增加召開例會的次數(shù)理所當然；而淡季則完全沒有必要維持高密度的例會。總是，就像古時的皇帝早朝一樣，“有事啟奏，無事退朝”，開會是為了達成特定的目的，而不是為了完成任務、走形式。

【小貼士】

取代會議的其他途徑

一般而言，會議具有提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、教育會議的五大功能。讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發(fā)揮會議功能的各種途徑。

1.提供信息

我們可憑便條、備忘錄、書面報告、打電話、發(fā)短信、借助網(wǎng)絡聊天工具等方式從事信息的交流。這樣做，顯然要比開會更加經(jīng)濟劃算。但是，人們對書面文字信息有時不一定看，即使看了也不一定能完全理解。從這個意義來說，開會要勝于其他信息提供的方式。在會議中，信息提供者不但能當面澄清與會者的疑問，而且可借助視聽器材，增進與會者對信息的了解與興趣。

2.收集信息

召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效方法。除此之外，你也可以請求信息提供者用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復印然后分發(fā)出去。另外，你還可以通過個別約見有關(guān)人士，當面向他們收集信息，這樣做效果極佳。

3.解決問題

當管理者面臨問題時，他可以親自解決，也可以授權(quán)給他人代為解決，而不需付諸于會議。但若問題并不緊迫，而且管理者希望集思廣益，尋找出最佳解決方案，最好是能邀請部屬開會解決。

4.宣傳政策

管理者要將政策傳達給下屬，他可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對面?zhèn)€別宣傳；第三、開會公開宣傳。書面宣傳成本較低、操作方便；個別宣傳則更有說服力，管理者可以根據(jù)每位員工的特點來調(diào)整宣傳方式。開會宣傳相當于一對多溝通，為管理者減少了溝通成本。

5.教育會議

組織除了召開會議為成員實施教育會議之外，還可以采取以下五種措施：

1)指定員工閱讀書刊；

2)要求參加函授課程；

3)主管或其他有訓練專長的人，為員工進行在職輔導；

4)派遣員工學習外界訓練課程；

5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機構(gòu)進修。

不得不開的會議

雖然會議的成本高昂，但還是有很多不得不開的會議。如何準確地判斷哪些會議必須召開？——這是一位合格的會議管理者首先需要具備的能力。

管理大師德魯克告誡我們，做正確的事比正確地做事更重要。所謂做正確的事，就是將有限的時間用在值得我們?nèi)プ龅氖虑椤Ｗ畲蟮睦速M莫過于花費了巨大的時間和精力去做一件根本不需要做的事情。因此，高效率會議的第一步就是確定是否真的有必要開會，把那些不符合開會條件的“會議”篩選出去，從一開始就減少做錯事的機會。

如果你是唯一可以做決策的人，那么不要浪費自己和別人的時間去召開耗時長久的會議，他人的參與只會讓問題變得更糟，既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地，因為決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果你又要推翻他人的意見。

一般而言，不得不開的會議符合以下特征：

●需要團隊成員就某個問題提出他們的建議；

●需要發(fā)揮團隊成員的集體智慧來解決一個僅通過一對一的交流無法解決的問題；

●需要與整個團隊一起分享信息、成功、憂難；

●需要團隊成員參與決策；

●需要明確由誰來對所出現(xiàn)的問題、所造成的麻煩或者所涉及的領(lǐng)域負責；

●需要集思廣益。

【小貼士】

會議的目的與類型

目的需要考慮的事項會議類型

處理信息

例如聽取報告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化。最多涉及三個人非正式的

四個人以上，或一個團隊正式的

要求反饋并討論非正式或正式的

讓公司董事了解最新形勢正式的

涉及股東年會或臨時股東大會

要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。公開的

涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會

激發(fā)創(chuàng)意

例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的

需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風暴

需要對有關(guān)事宜的報告進行考慮、討論或準備正式的

解決問題

例如應付不滿。僅涉及一人一對一

需要幾個人或一個團隊的投入專門委員會

涉及緊急問題臨時的

做出決定

例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動需要立即討論，或涉及非典型的商務問題臨時的

涉及反復出現(xiàn)的商務問題正式的

要求一個組織的高層進行討論或授權(quán)董事會

要求公司的股東們授權(quán)年會或臨時股東大會

[1] 弗塞斯，英國暢銷書作家、咨詢專家，著有《開好會議》，上海人民出版社。