3.請柬式。

當(dāng)會議的通知對象為上級、同行、嘉賓、社會名人等，就需要采用請柬式的通知方式。可以去超市購買請柬，也可以自行設(shè)計、制作請柬，通知內(nèi)容要做到措辭文雅、語氣謙恭、格式規(guī)范。

范文：

1989－2009 紀(jì)念建企二十周年   請柬(正面)

XXXX先生：定于三月二十一日上午九時，在本市中山會堂召開建企二十周年座談會。敬請光臨！****年*月**日(正文)

4.海報。

這種方式就是公開張貼、廣而告之的通知方式，常被作為自由參加的會議或活動的通知。

范文：

第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會

海報

在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來臨之際，文學(xué)社特邀嘉賓***和***前來我校，與我校的文學(xué)愛好者進行座談交流。

座談會主題：女性文學(xué)的現(xiàn)實啟示；

座談時間：5月28日；

座談地點：文學(xué)院階梯教室；

座談會主辦方：青鳥文學(xué)社；

歡迎本社成員及校內(nèi)廣大文學(xué)愛好者踴躍參加！

在實際工作中，針對各種不同的會議，在擬寫會議通知的時候，應(yīng)當(dāng)靈活采用不同的通知方式。

一般的會議通知最好是在開會前一個星期送達與會者，因為人們大多會提前一個星期規(guī)劃自己的時間，而且一個星期的時間可以做好開會前的各種準(zhǔn)備工作。超過一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此，你最好能在開會前兩、三天提醒與會者。除非是緊急會議，否則不要發(fā)出預(yù)留時間太短促的會議通知，因為太匆促的通知，不但令與會者來不及作好會前的準(zhǔn)備工作，而且也很容易令他們覺得會議組織者把他們當(dāng)作“呼之即來”的人物看待。

布置會場

布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如：

在提供信息的會議里，如果人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。

在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可以方便溝通。

在培訓(xùn)會議里，如果人數(shù)不多，可以讓與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者之間的交流。但如果人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這樣的座次安排便于分組討論及綜合討論。

座位編排與會議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時，你仍須注意以下幾項：

1.應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會場吸煙。

倘若準(zhǔn)于吸煙，則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現(xiàn)。此外，你最好能在會場中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會人數(shù)眾多時，你也可以按實際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

2.準(zhǔn)備視聽設(shè)備。

一般而言，視聽設(shè)備包括：黑板（白板）、大白紙、投影儀、放映機等。投影儀所投射出來的文字或圖形，應(yīng)讓全部與會者都能看清楚，而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時啟用。