引言：行政助理給人的印象應(yīng)該是公司里一個(gè)普普通通的小職員，“收收文件，打打字，這種工作任誰(shuí)都能干……”可是你真的了解行政助理嗎？明白這份工作簡(jiǎn)單外衣下的內(nèi)涵嗎？行政助理就像是企業(yè)這臺(tái)大機(jī)器中的一顆顆螺絲釘，看似微小，卻連接著各個(gè)環(huán)節(jié)，少了它，企業(yè)就無(wú)法有序運(yùn)轉(zhuǎn)。接下來(lái)就讓我們看一下如何成為一名稱職的行政助理。

行政管理：分工細(xì)化，需求增大

一直以來(lái)，在公司職位分類中，秘書(shū)、文員、行政助理等區(qū)分不是很大，以至于人們往往將他們共同視為行政部門(mén)工作人員。不少單位部門(mén)在招聘員工時(shí)，對(duì)這些職位提出的任職要求和給出的待遇標(biāo)準(zhǔn)大同小異，或者作為同一類屬一并進(jìn)行篩選；具體任職過(guò)程中的職能分工也時(shí)有交叉，甚至直接進(jìn)行職位合并。

但隨著行政管理發(fā)展的日趨專業(yè)化，企業(yè)部門(mén)職位分類越來(lái)越細(xì)，秘書(shū)、助理等細(xì)化到各個(gè)部門(mén)，職能日益明確，分工更為具體，這也意味著企業(yè)對(duì)專業(yè)的行政管理人員的需求不斷增大。

一個(gè)企業(yè)無(wú)論屬于哪一行，都需要行政管理人才，而據(jù)專家預(yù)測(cè)，這其中，大多數(shù)企業(yè)最為缺乏的還是行政文員、行政助理一類相對(duì)“基層”的工作人員。從行政管理類專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)的角度說(shuō)，初入行者一般很難直接躍升至較高級(jí)別的管理類崗位，而從一顆平常的“螺絲釘”做起，看似微小，但如若固守本職、敬業(yè)勤奮，往往可以在此期間積累豐富經(jīng)驗(yàn)，掌握一手信息，也才具備成為企業(yè)這臺(tái)“機(jī)器”的重要部件乃至操作中樞的可能。

行政助理——職業(yè)概述

行政助理就像是兢兢業(yè)業(yè)的管家，可以將企業(yè)這個(gè)大家庭中雜亂無(wú)章的事務(wù)管理得井然有序，在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，通過(guò)安排主管日程、填寫(xiě)計(jì)劃列表、處理信息需求、制作數(shù)據(jù)報(bào)告、安排會(huì)談會(huì)議、接待客戶來(lái)訪、維護(hù)記錄管理，完成文件歸檔等各項(xiàng)工作，從多方面綜合性地完成高質(zhì)量的行政管理工作。

盡管工作相對(duì)煩瑣，且待遇水平較為有限，但其較低的門(mén)檻無(wú)疑是想從事行政管理工作的畢業(yè)生的普遍選擇，他們通過(guò)在此崗位上的鍛煉培養(yǎng)，有望在了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)流程、積累豐富工作經(jīng)驗(yàn)、建立相應(yīng)人脈網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，獲得更為廣闊的發(fā)展空間。

行政助理——職業(yè)大揭秘

揭秘一工作內(nèi)容

1.處理和維護(hù)主管日程，準(zhǔn)備和完成各類文件報(bào)表；

2.閱讀和分析各類信息，制訂工作計(jì)劃、做好時(shí)間分配；

3.協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，執(zhí)行日常行政工作；

4.傳達(dá)通知、分發(fā)文件；

5.安排公司各種會(huì)務(wù)和組織各種員工活動(dòng)；

6.接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會(huì)談；

7.對(duì)公司各種文件和檔案進(jìn)行整理、歸檔；

8.履行辦公室日常職責(zé)，如辦公用品采買、管理和分發(fā)，維護(hù)記錄管理系統(tǒng)和執(zhí)行基本的簿記工作等；

9.辦理各種行政事務(wù)和手續(xù)，比如填報(bào)報(bào)表、公司年檢、復(fù)印打印等。

揭秘二職業(yè)要求

在專業(yè)方向和學(xué)歷要求上，行政助理一般需要具備行政管理、文秘、企業(yè)管理等大專以上學(xué)歷，需要接受過(guò)管理學(xué)、公共關(guān)系、檔案管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基本知識(shí)等方面的培訓(xùn)。但初級(jí)職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公知識(shí)與技能。

具體經(jīng)驗(yàn)和工作能力方面，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、誠(chéng)實(shí)可靠的個(gè)人品性、良好的口頭表達(dá)和書(shū)面表達(dá)能力以及較強(qiáng)的親和力等也是一名稱職的行政助理所需具備的素質(zhì)。具體的素質(zhì)能力要求概括為：

1.基本技能：獨(dú)立完成統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書(shū)面報(bào)告、相關(guān)演說(shuō)，具有較強(qiáng)的口頭和書(shū)面表達(dá)能力；熟練掌握個(gè)人電腦技術(shù)，熟悉MS Word、Excel、PowerPoint等軟件的使用；擁有創(chuàng)建多種專業(yè)文件、文檔的經(jīng)驗(yàn)；

2.個(gè)人能力：良好的分析判斷能力、較強(qiáng)的協(xié)調(diào)規(guī)劃能力、優(yōu)秀的組織管理能力、出色的人際溝通能力；

3.性格素養(yǎng)：敬業(yè)踏實(shí)的工作作風(fēng)、細(xì)致耐心的處事態(tài)度、誠(chéng)實(shí)正直的良好品性、互助協(xié)作的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。

揭秘三職業(yè)前景

行政助理工作一般要求行政管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)（如文秘、企業(yè)管理等）出身，行政管理專業(yè)主要學(xué)習(xí)公文處理、人力資源管理、心理學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)能在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位從事行政管理工作的專門(mén)人才。

隨著改革開(kāi)放的進(jìn)一步深入，市場(chǎng)對(duì)該專業(yè)人才的需求日益增長(zhǎng)。據(jù)調(diào)查，在本科畢業(yè)生能從事的644個(gè)職業(yè)小類中，“行政秘書(shū)和行政助理”為本科畢業(yè)生就業(yè)量最大的職業(yè)小類，就業(yè)比例達(dá)到4.7%；從高職高專畢業(yè)生能夠從事的598個(gè)職業(yè)小類看，該職位就業(yè)量排行第三，就業(yè)比例為3.2%。該職業(yè)2009年大學(xué)畢業(yè)生的招聘預(yù)測(cè)量為：本科111884人，高職高專110343人。行政助理等職位，在較長(zhǎng)的?段時(shí)間內(nèi)仍將繼續(xù)充當(dāng)企業(yè)各部門(mén)平凡普通、但不可或缺的“螺絲釘”。

揭秘四薪酬水平

行政助理的平均薪金處在白領(lǐng)收入的較低層，一般月薪范圍在1500~6000元。普通行政助理的月薪在2000元上下浮動(dòng)，據(jù)職位所在地區(qū)及所在單位的性質(zhì)不同而有所差異。一般地，東部發(fā)達(dá)地區(qū)的大城市如北京、上海等月薪在2500元以上，而中西部欠發(fā)達(dá)省份行政助理的薪資則稍低，1700多元甚至少則不到1000元。從單位屬性和具體分工的角度分析，大型國(guó)企與外資企業(yè)的薪酬水平比較高，約在4000元左右，并且有額外的福利補(bǔ)貼等。而普通民企、私企、中小企業(yè)的工資較低，且福利待遇較為有限。

除此之外，如果是復(fù)合型專業(yè)背景人才，在懂得管理知識(shí)的同時(shí)還能兼通外語(yǔ)、財(cái)務(wù)等知識(shí)，在擔(dān)任行政助理時(shí)薪金會(huì)比普通行政助理高1000元到2000元不等。

揭秘五適合人群

根據(jù)知遇網(wǎng)的職業(yè)要素模型，行政助理需要具備的職業(yè)興趣和能力傾向如圖1-25和圖1-26所示（圖中每一項(xiàng)的具體內(nèi)涵詳見(jiàn)附錄B）。

圖1-25行政助理的職業(yè)興趣雷達(dá)圖圖1-26行政助理的能力傾向要素圖職業(yè)發(fā)展“路在何方”

行政助理的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營(yíng)保障為主，工作內(nèi)容多元化，但較基礎(chǔ)。

一方面，從業(yè)者通過(guò)在基層崗位的鍛煉，了解工作流程，積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以后可以往較高層面的管理方向發(fā)展，如成為辦公室主任、行政經(jīng)理、人事部經(jīng)理等相關(guān)部門(mén)的中層管理者。

另一方面，行政管理專業(yè)出身的也能以行政助理為跳板，積累經(jīng)驗(yàn)后可以憑借所學(xué)人力資源課程的基礎(chǔ)轉(zhuǎn)行到人力資源部門(mén)，從事人力資源助理、招聘專員、薪酬福利專員等職業(yè)，并進(jìn)一步發(fā)展如招聘經(jīng)理、薪酬福利經(jīng)理、人力資源經(jīng)理等。

行政助理的發(fā)展路徑如圖1-27所示：

圖1-27行政助理的發(fā)展路徑