一橋大學(xué)研究生院國(guó)際企業(yè)戰(zhàn)略研究科的研究小組，曾對(duì)43家日本經(jīng)營(yíng)管理者協(xié)會(huì)的會(huì)員企業(yè)進(jìn)行過(guò)“CEO們的時(shí)間管理”為課題的問(wèn)卷調(diào)查（2004年已發(fā)表）。

調(diào)查結(jié)果顯示，一個(gè)月當(dāng)中，他們花費(fèi)在處理公司內(nèi)部事務(wù)中“非定期會(huì)議和洽談”上的時(shí)間為31?9小時(shí)，排在第一位。其次是“獨(dú)自思考的時(shí)間”25?3小時(shí)，第三位是“董事會(huì)以外的定期會(huì)議”20?6小時(shí)。

用于實(shí)際工作的時(shí)間是平均229小時(shí)，其中用于處理公司內(nèi)部事務(wù)為117?6小時(shí)。換句話說(shuō)，規(guī)定勞動(dòng)時(shí)間的一半以上用以處理公司內(nèi)部事務(wù)，而且其中45％的時(shí)間和精力花在開會(huì)和洽談等方面。在這里，我們需要好好反思一下真的有必要花這么多時(shí)間和精力嗎？

上一節(jié)我建議過(guò)上班族們?nèi)绾芜M(jìn)行時(shí)間調(diào)整，即把日程安排按其重要程度用顏色加以區(qū)分，如“非常重要――綠色、一般重要――黃色、不太重要――紅色”，并要求砍掉所有的紅色部分和一半的黃色部分。

這個(gè)方法對(duì)企業(yè)降低成本同樣有效。如果目標(biāo)只定在不痛不癢的10％，那么通過(guò)節(jié)約各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)或少招聘幾名員工等表面工作就能實(shí)現(xiàn)。若不把目標(biāo)提高到40%～50%的水平，通過(guò)業(yè)務(wù)外包或徹底改變?cè)泄ぷ鞣绞降却蟮堕煾剡M(jìn)行改革的話，企業(yè)的管理體制是不會(huì)得到任何改善的。

同樣，精簡(jiǎn)時(shí)間方面，若以削減10%為目標(biāo)的話，往往以“會(huì)議上晚到十分鐘，早退十分鐘”的方式就能完成任務(wù)。但這不僅沒(méi)有任何好處，反而會(huì)使人更加疲憊。

那么，具體應(yīng)該怎么精簡(jiǎn)不必要的工作日程呢？其思路和順序可歸納為以下三點(diǎn)：

第一點(diǎn)，降低工作質(zhì)量和精確度；

第二點(diǎn)，委托給其他人；

第三點(diǎn)，業(yè)務(wù)外包。

比如第一點(diǎn)，不一定非要親自出席和發(fā)言的會(huì)議或洽談等，干脆一開始就拒絕，但可以通過(guò)事先閱讀相關(guān)會(huì)議資料并表明自己的建議或意見的方法予以彌補(bǔ)。第二點(diǎn)就是讓自己的同事或下屬替你出席會(huì)議，事后聽取會(huì)議內(nèi)容簡(jiǎn)要。至于第三點(diǎn)，干脆把所有工作交給其他人，空出自己的時(shí)間。當(dāng)然，其前提是身邊有值得你委托工作的能干的合伙人或同事。相比以往只能以書面形式進(jìn)行交流的舊大陸，可利用電子郵件或手機(jī)短信等先進(jìn)手段的新大陸時(shí)代肯定更加簡(jiǎn)便和高效。