福特(Ford)汽車公司曾是美國(guó)三大汽車巨頭之一，但是到了20世紀(jì)80年代初，福特面臨著日本汽車企業(yè)低成本競(jìng)爭(zhēng)的巨大挑戰(zhàn)，因而想方設(shè)法削減管理費(fèi)用和各種行政開支。當(dāng)時(shí)僅在福特汽車公司的北美分公司，財(cái)務(wù)人員就超過(guò)500人。為了減少開支并把財(cái)務(wù)人員縮減為400人，福特公司決定對(duì)其公司與應(yīng)付賬款部門相關(guān)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。

他們第一次僅僅對(duì)采購(gòu)部門的流程做了一點(diǎn)變動(dòng)，即采購(gòu)部不直接向供貨商發(fā)送訂單，而改向付賬部送預(yù)購(gòu)單，付賬部在收到預(yù)購(gòu)單后，直接向供貨商發(fā)送訂貨單。初步的流程改革雖然簡(jiǎn)單，卻給多個(gè)部門帶來(lái)好處：核對(duì)的工作量大大減少，工作準(zhǔn)確度也大為提高，即使發(fā)現(xiàn)單據(jù)不符情況，調(diào)查只涉及采購(gòu)部和物料部，不需要找供貨商。因此，這一步改革使付賬部的人員就減少了75%。

□把工作模塊化、流程化

√不斷對(duì)工作進(jìn)行分類和總結(jié)，試著將同類的工作模塊化、流程化。

√注意將工作模塊化、流程化的同時(shí)還要以“工作早一步，效率高一點(diǎn)”為原則，注意變通，靈活處理一些特殊情況。

2．輕重緩急是否合理

德國(guó)詩(shī)人歌德曾說(shuō)過(guò)：“重要之事絕不可受小事的牽絆。”要集中精力于緊急的事務(wù)，就要排除次要事務(wù)的牽絆。如果不斷被一些次要事務(wù)所干擾，就會(huì)阻礙你向目標(biāo)前進(jìn)的腳步。

任何工作都有輕重緩急之分。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才會(huì)變得井井有條，卓有成效。凡取得卓越成績(jī)的員工，辦事的效率都非常高。這是因?yàn)樗麄兡軌蚶糜邢迺r(shí)間，高效完成至關(guān)重要的工作。任何工作都有主次之分，否則，在時(shí)間上就是一種浪費(fèi)。所以，如果理不清工作的輕重緩急，將導(dǎo)致事倍功半，勞而無(wú)獲。

理不清輕重緩急，丟了全局工作

凡事都有輕重緩急，重要性最高的事情應(yīng)該優(yōu)先處理，不應(yīng)將其和重要性最低的事情混為一談。對(duì)于那些零零散散的事務(wù)，我們可以先把它們按照“輕重緩急”的順序整理好再見(jiàn)縫插針地著手處理。

通常，你是不是手邊總是有一堆七七八八的事情，怎么做都做不完？要打這個(gè)電話，要回那個(gè)郵件，跟這個(gè)部門協(xié)調(diào)，再跟那個(gè)部門溝通確認(rèn)。突然“啪”地一聲又被憑空掉下來(lái)個(gè)八竿子打不著的事兒砸得暈暈乎乎，東奔西跑去救火。老板急得撓頭皮，自己忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。一天過(guò)后，一周過(guò)后，一月過(guò)后，甚至幾年過(guò)后回頭一看，自己也滿肚子委屈，邊邊角角的事情做了不少，光顧著忙那些“邊緣”型的工作，卻沒(méi)有完成一件叫得響的“得意之作”。

□你為什么總是忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)？

√從拉拉雜雜的事情中懶得找出哪些是重要、緊迫、影響全局性的工作，結(jié)果不分青紅皂白地瞎忙，東一榔頭西一棒槌。

√重要而不緊急的事被扔在一邊“發(fā)霉長(zhǎng)毛”，直到最后一分鐘成為超級(jí)緊急的事情，如此惡性循環(huán)，疲于應(yīng)付。

理不清輕重緩急，忽略了重點(diǎn)工作

古人云：“事有先后，用有緩急。”首先要把最重要的事放在第一位去做，然后抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)帶動(dòng)一般性的工作。這樣不但做起事來(lái)井井有條，完成后的效果也是不同凡響。相反，主次關(guān)系處理不好，縱然竭盡全力也不能抓住工作重點(diǎn)，甚至給自己找來(lái)許多麻煩。

你精心準(zhǔn)備了一次商務(wù)會(huì)談，把所有問(wèn)題都考慮得頭頭是道，唯獨(dú)一件事沒(méi)確認(rèn)，就是會(huì)議的主題。你也許認(rèn)為那只是重要但不緊迫的事情，直到會(huì)議的前一天才匆忙協(xié)商敲定。結(jié)果在第二天會(huì)議開始之前，才發(fā)現(xiàn)會(huì)議主題與最后確認(rèn)的不一致，宣傳條幅出現(xiàn)致命的錯(cuò)字，甚至老板的講話稿也沒(méi)有得以充分準(zhǔn)備。

會(huì)議進(jìn)行中，人們沒(méi)有集中精力去關(guān)注老板那“充滿智慧”的發(fā)言，只是在想宣傳語(yǔ)上的錯(cuò)字是怎么寫上的，你可能為這次會(huì)議的召開忙得一連兩天沒(méi)合眼睡覺(jué)了，到頭來(lái)卻落了個(gè)工作能力低下，恐怕這么重要的工作以后就與你無(wú)緣了。