本月偏差工資費(fèi)用福利費(fèi)用交通費(fèi)用通訊費(fèi)用培訓(xùn)費(fèi)用辦公用品········

如果每個(gè)部門(mén)經(jīng)理都有這么一個(gè)預(yù)算，那么各個(gè)部門(mén)的預(yù)算加起來(lái)，整個(gè)公司一年花多少錢(qián)就清清楚楚了。所以，我們的財(cái)務(wù)總監(jiān)曾經(jīng)講過(guò)這樣一句話：一個(gè)管理優(yōu)秀的跨國(guó)公司年初的時(shí)候就知道年底掙多少錢(qián)。如果做不到這一點(diǎn)，就不是一家優(yōu)秀的公司。按照惠普的預(yù)算管理制度，有預(yù)算責(zé)任的管理者，都被要求全年預(yù)算正負(fù)都不得超過(guò)5％，這是衡量我們業(yè)績(jī)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。既不能超過(guò)預(yù)算的5％，也不要低于預(yù)算的5％，因?yàn)槭〉枚嗔耍馕吨恍枰敲炊囝A(yù)算，公司下一年就可能削減該部門(mén)的預(yù)算指標(biāo)。當(dāng)然，也會(huì)有情況特殊的時(shí)候，比如公司整個(gè)業(yè)績(jī)下滑，或者利潤(rùn)率降低，那么，公司會(huì)要求所有管理者相應(yīng)削減5％的指標(biāo)，要求所有的人把100％的預(yù)算變成95％的預(yù)算，因此上限就變成了95％，自然不會(huì)出現(xiàn)超支的情況。這樣，全公司的財(cái)務(wù)預(yù)算一年下來(lái)基本上能控制在1％到2％的偏差范圍內(nèi)。

有了這樣的預(yù)算制度，在花錢(qián)的時(shí)候，如何執(zhí)行呢？通常有四種情況：第一種是計(jì)劃內(nèi)、預(yù)算內(nèi)。

光有預(yù)算不行，還要有計(jì)劃，比如培訓(xùn)：今年派多少人參加多少次培訓(xùn)，派這些人培訓(xùn)需要花多少錢(qián)，要有計(jì)劃來(lái)說(shuō)明。每一筆錢(qián)都是專(zhuān)款專(zhuān)用，不是拿到預(yù)算之后，想怎么折騰都行。預(yù)算看的是結(jié)果，計(jì)劃看的是內(nèi)容，所以在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者財(cái)務(wù)部確定給錢(qián)的時(shí)候，基本上把握這個(gè)原則：計(jì)劃內(nèi)、預(yù)算內(nèi)的立即放行，一般不做任何詢(xún)問(wèn)，只要沒(méi)有超出批準(zhǔn)者的權(quán)限即可。第二種是計(jì)劃外、預(yù)算內(nèi)。

由于環(huán)境的變化，計(jì)劃需要做出調(diào)整，可以把一些錢(qián)用到其他項(xiàng)目上，所以管理者要先報(bào)計(jì)劃，計(jì)劃被批準(zhǔn)后才能把預(yù)算調(diào)整過(guò)來(lái)，當(dāng)然前提是花錢(qián)沒(méi)超過(guò)總預(yù)算。在這種情況下，管理者必須得到上一級(jí)的批準(zhǔn)才行，所以財(cái)務(wù)部既掌控預(yù)算，也要看上一級(jí)的批準(zhǔn)意見(jiàn)。第三種是計(jì)劃內(nèi)、預(yù)算外。

比如做個(gè)廣告，本來(lái)計(jì)劃花50000元，而實(shí)際花費(fèi)了80000元，超出預(yù)算30000元。這時(shí)候，當(dāng)事人要到自己的上司那里去解釋?zhuān)簽槭裁串?dāng)時(shí)預(yù)算50000元，現(xiàn)在變成了80000元？上司如果接受部下的解釋?zhuān)秃炞址判?，既可以調(diào)整該經(jīng)理自己的預(yù)算分配，也可以在上一級(jí)預(yù)算里進(jìn)行調(diào)整。第四種是計(jì)劃外、預(yù)算外。

年初既沒(méi)有計(jì)劃，也沒(méi)有預(yù)算，這種情況就比較困難了，因?yàn)橐f(shuō)明為什么計(jì)劃外的事情現(xiàn)在要去做，發(fā)生了什么特殊情況。如果上級(jí)接受這種解釋?zhuān)庑薷挠?jì)劃，就必須去調(diào)整預(yù)算，看從哪里能挪過(guò)錢(qián)來(lái)，或者要求再上一級(jí)的經(jīng)理介入，從更高的層面上調(diào)整預(yù)算(當(dāng)然這意味著減少其他部門(mén)的預(yù)算)。

我認(rèn)為，預(yù)算制度是一套非常有效的管理方法，它簡(jiǎn)化了管理流程，加快了決策速度，也使各級(jí)管理人員有充分的自主權(quán)和主動(dòng)權(quán)，授權(quán)才能體現(xiàn)出來(lái)，在沒(méi)有預(yù)算的情況下談授權(quán)是不可能的，很容易出現(xiàn)一放就亂，一抓就死。

那么，財(cái)務(wù)部門(mén)在預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)控過(guò)程中扮演什么角色呢？

在跨國(guó)公司，財(cái)務(wù)部門(mén)的主要職責(zé)是控制預(yù)算、定期報(bào)告預(yù)算的執(zhí)行情況，保證公司有健康的現(xiàn)金流，但是財(cái)務(wù)部不能干預(yù)業(yè)務(wù)，更不能卡別人，只要是計(jì)劃內(nèi)、預(yù)算內(nèi)并在簽字者權(quán)限范圍內(nèi)的花費(fèi)，立即給錢(qián)。如果某項(xiàng)花費(fèi)不合理，年底通過(guò)審計(jì)可以去檢查或者追究簽字者的責(zé)任，與財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)關(guān)。這是一個(gè)至關(guān)重要的原則性問(wèn)題。

我在為一家民營(yíng)企業(yè)做咨詢(xún)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，該公司財(cái)務(wù)部的權(quán)力非常大，所有的花費(fèi)都要財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字才能給錢(qián)，即使老總簽了字也不管用，但是財(cái)務(wù)部又不參與具體的業(yè)務(wù)運(yùn)作，所以很多付款申請(qǐng)都卡在財(cái)務(wù)部，因?yàn)橛刑嘁兜馁~了，財(cái)務(wù)一看要付出的金額以及公司的財(cái)務(wù)狀況，就不想付賬。而且由于財(cái)務(wù)經(jīng)理缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，不知道哪個(gè)客戶(hù)或供應(yīng)商重要，哪筆錢(qián)應(yīng)該先給，哪筆錢(qián)可以后給，所以就采取慢慢拖的辦法。拖到一定程度，有些客戶(hù)或供應(yīng)商等急了，就找業(yè)務(wù)人員的麻煩，而業(yè)務(wù)人員沒(méi)有辦法，就紛紛去找老總，或者慫恿客戶(hù)或供應(yīng)商直接找老總，客戶(hù)或供應(yīng)商把老總臭罵一頓，老總就趕緊付錢(qián)了。

結(jié)果是，大家都知道惟有采用這種非正常的手段才能達(dá)到目的，也就紛紛效仿。這樣做的結(jié)果是付款的審批速度無(wú)端地拖慢了，客戶(hù)滿(mǎn)意度和供應(yīng)商滿(mǎn)意度下降了，員工的積極性挫傷了，大家在等待中消磨時(shí)光，公司的效率大大下降，管理成本非常高。

預(yù)算體系是企業(yè)實(shí)現(xiàn)授權(quán)與監(jiān)控的前提條件。沒(méi)有預(yù)算的企業(yè)根本不可能授權(quán)，更不可能監(jiān)控，只能聽(tīng)天由命。

8.計(jì)劃真的沒(méi)有變化快

當(dāng)今中國(guó)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展可謂突飛猛進(jìn)，變化速度之快，令人眼花繚亂，所以很多企業(yè)就認(rèn)為，在中國(guó)這樣一個(gè)高速發(fā)展、變化迅速的市場(chǎng)上無(wú)法做計(jì)劃，因?yàn)椤坝?jì)劃不如變化快”。其實(shí)這種想法是很片面的，因?yàn)楹芏嗳瞬焕斫鈶?zhàn)略是什么，也不知道計(jì)劃如何做，所以就為自己找借口，認(rèn)為做了計(jì)劃也沒(méi)有用，別說(shuō)三五年的計(jì)劃，一年的計(jì)劃都沒(méi)法做，因?yàn)槭袌?chǎng)變化太快了。但是，一天24小時(shí)變化過(guò)嗎？人們的生活水平不斷提高變化過(guò)嗎？男女有別變化過(guò)嗎？肯定沒(méi)有變過(guò)，類(lèi)似這樣的不變因素至少成千上萬(wàn)。我們做戰(zhàn)略、做計(jì)劃的時(shí)候就是要在眾多變量當(dāng)中找出相對(duì)不變的因素出來(lái)，根據(jù)這些不變的因素去設(shè)計(jì)戰(zhàn)略，所以，并沒(méi)有因?yàn)橹袊?guó)市場(chǎng)變化快，跨國(guó)公司就不做中國(guó)戰(zhàn)略與計(jì)劃了。關(guān)鍵是管理層是否認(rèn)同戰(zhàn)略的價(jià)值，認(rèn)同計(jì)劃的重要性。