資料。

人們所說(shuō)的“云”到底是什么？

除了天上飄著的朵朵白云，人們所說(shuō)的“云”的確切含義是什么呢？

“云”和“云計(jì)算”這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)，盡管開(kāi)始流行的時(shí)間還不長(zhǎng)，但是工程師們已經(jīng)在圖表當(dāng)中使用很多年了。起初，制圖者用“云”來(lái)表示一個(gè)自己不了解其內(nèi)部工作機(jī)理的網(wǎng)絡(luò)，或者表示一個(gè)跟主題內(nèi)容沒(méi)有多少關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)。隨著時(shí)間的推移，“云”成了互聯(lián)網(wǎng)的別名，而且這個(gè)名字一路流傳開(kāi)來(lái)。

在今天“云計(jì)算”通常是指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)發(fā)布的大量信息服務(wù)和軟件工具，諸如電子郵件、電子日歷、網(wǎng)絡(luò)交流、文件備份、資料共享、同步更新之類服務(wù)都屬于云計(jì)算的范疇。人們不必把信息存放在個(gè)人計(jì)算機(jī)的固定硬盤(pán)或移動(dòng)磁盤(pán)上，而是可以利用上述服務(wù)，在互聯(lián)網(wǎng)（“云”）上存放所有信息。這就意味著你可以在任何一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)或其他設(shè)備（比如裝有網(wǎng)頁(yè)瀏覽器的手機(jī)）上訪問(wèn)和使用自己的信息與文檔。你的信息放在一個(gè)地方，你可以通過(guò)多種方式獲取它，而且在自己計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)損壞或感染病毒的時(shí)候，你也不用擔(dān)心自己的數(shù)據(jù)會(huì)丟失。

只要能運(yùn)行網(wǎng)頁(yè)瀏覽器，能上網(wǎng)，你就可以使用絕大部分云服務(wù)。在這些服務(wù)當(dāng)中，我覺(jué)得對(duì)組織管理而言極其有用的是Google公司的免費(fèi)Gmail服務(wù)和蘋(píng)果公司的MobileMe服務(wù)（第九章將繼續(xù)討論這兩種服務(wù)）。

當(dāng)然，并非人人都是云計(jì)算的推崇者。讓個(gè)人的私密信息在茫茫蒼穹中飄蕩，很多人可不喜歡這樣的主意。有些人擔(dān)心別人掌握了你的個(gè)人資料，你就會(huì)在一定程度上失去對(duì)那些資料的控制。另外，還有些人擔(dān)心的是安全問(wèn)題。自己在網(wǎng)上收發(fā)郵件、購(gòu)買(mǎi)物品，所有這些網(wǎng)上活動(dòng)都會(huì)受到廠商的監(jiān)控和跟蹤，有些人對(duì)此憤憤不平。不過(guò)，在我看來(lái)，云計(jì)算的確是利大于弊，個(gè)中原因你很快就可以看到。

舉例來(lái)說(shuō)，公司出臺(tái)了新的差旅規(guī)定，你在自己的信箱中收到了公司投遞的新規(guī)定備忘錄。等你下次出差時(shí)，你就可以參照這些新規(guī)定執(zhí)行，以便正確填寫(xiě)報(bào)銷單據(jù)，盡早支領(lǐng)差旅費(fèi)?？墒牵绻麓纬霾钍菐讉€(gè)月之后的事，你會(huì)怎么辦呢？在此期間，你該怎樣歸檔這份跨部門(mén)的備忘錄呢？

在這個(gè)問(wèn)題上，我們大部分人的做法可能會(huì)如出一轍。你極有可能會(huì)把差旅規(guī)定備忘錄裝進(jìn)一個(gè)文件夾，貼上寫(xiě)有“報(bào)銷程序”之類字樣的標(biāo)簽，然后把這個(gè)文件夾放進(jìn)專門(mén)存放財(cái)務(wù)資料的抽屜中?？墒?，你怎么記得這個(gè)抽屜就是存放差旅規(guī)定備忘錄的地方呢？

或許你決定把這份備忘錄放在人力資源部門(mén)配發(fā)的專門(mén)文件夾中，這個(gè)文件夾里放的全都是公司的規(guī)章制度文件。即便如此，還是會(huì)有同樣的問(wèn)題：以后你能記得自己把備忘錄放在這個(gè)文件夾里了嗎？

也許你會(huì)未雨綢繆，以防忘記把備忘錄放在什么地方，而把這個(gè)文件復(fù)印三份。一份放在“財(cái)務(wù)資料”抽屜中，另一份放在人力資源專用文件夾中，第三份放在一個(gè)新文件夾里，有關(guān)下次出差的全部資料都將放在這里。盡管需要執(zhí)行三次文檔歸類任務(wù)，而且也會(huì)加劇森林砍伐，不過(guò)這種策略可能還是行之有效的。

時(shí)至今日，你更有可能以電子郵件的形式收到公司發(fā)送的差旅規(guī)定備忘錄。妙極了！你可以把文件歸檔的事忘到腦后，就讓郵件存在電子郵箱里好了。當(dāng)然，收件箱到頭來(lái)也會(huì)像文件柜一樣雜亂無(wú)章，難以翻檢。什么東西放在哪里，你覺(jué)得毫無(wú)頭緒，況且也不可能在顯示屏上看到所有信息。但是，紙質(zhì)文檔和電子文檔之間存在一個(gè)根本性的差異。在電子郵箱中，你要尋找某些內(nèi)容的時(shí)候，不需要知道到哪里去找，這是計(jì)算機(jī)搜索功能大顯身手的地方。需要獲取備忘錄中有關(guān)信息的時(shí)候，只要鍵入幾個(gè)關(guān)鍵詞在文檔中搜索一下即可。

由此引出了我關(guān)于有序組織的第十二條原理，這一原理對(duì)我們現(xiàn)在需要的新組織模式至關(guān)重要：//不要給信息歸檔，用的時(shí)候去搜索就行了。//

這是搜索功能的美妙之處。無(wú)論把電子郵件放在哪個(gè)文件夾，都沒(méi)有關(guān)系。事實(shí)上，我認(rèn)為你根本就沒(méi)有必要把電子郵件放進(jìn)文件夾，只要有幾個(gè)大類文件夾就可以把你的所有計(jì)算機(jī)文件歸置好。計(jì)算機(jī)搜索功能會(huì)幫你找到自己需要的相關(guān)文件，而所用的搜索時(shí)間大概還不及你把椅子轉(zhuǎn)向文件柜的時(shí)間長(zhǎng)。即使以前收到的備忘錄不是電子郵件，你也可以把它掃描下來(lái)，以電子文件的形式存放在自己的計(jì)算機(jī)或互聯(lián)網(wǎng)上，等到需要的時(shí)候，就可以去搜索這些信息。

換句話說(shuō)，搜索是我們?cè)谛畔r(shí)代生存發(fā)展的必需技能。搜索是新式組織管理的基礎(chǔ)。下一章會(huì)告訴你如何進(jìn)行更迅速、更精準(zhǔn)的搜索，從而讓你不必未卜先知，總能在需要的時(shí)候搜索到想要的內(nèi)容（這也會(huì)把因浪費(fèi)紙張而造成的森林砍伐的風(fēng)險(xiǎn)降到最?。?/p>

你一定要知道的

每個(gè)人的組織模式不是一模一樣的?！巴惶捉M織方法放之四海而皆準(zhǔn)”的觀念源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，這種組織方法沒(méi)有考慮我們的個(gè)體差異、個(gè)體經(jīng)驗(yàn)、個(gè)體制約和個(gè)體弱點(diǎn)。

鑒于過(guò)去幾年間出現(xiàn)的種種技術(shù)進(jìn)步，以往那些舊的組織規(guī)則已經(jīng)過(guò)時(shí)了，再也無(wú)法滿足我們今天的需要了。

我們今天需要的是一種全新的有序組織方法，這種方法能夠辨別我們的個(gè)體差異，考慮我們自身的制約和弱點(diǎn)，充分利用無(wú)所不在的可能技術(shù)。這種新式組織方法甚至賦予我們脫離組織的自由。

搜索功能是新式組織管理的基礎(chǔ)。我們不必在文件歸檔方面耗費(fèi)時(shí)間和精力，也用不著為了找到重要信息而勞神費(fèi)力。我們要做的所有工作就是搜索。