雖然如此，有些公司還是要求出差申請(qǐng)以及批復(fù)都采用紙質(zhì)文檔。他們的初衷是要確保員工不會(huì)飛到紐約去“培訓(xùn)”，也不會(huì)飛到夏威夷去開“展銷會(huì)”。這個(gè)目的很好。不過我認(rèn)為，在無紙化系統(tǒng)中完成出差報(bào)批，實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)并不太難。

在Google公司成立之初，公司要求員工報(bào)銷開支時(shí)提交紙質(zhì)單據(jù)。后來，公司簡(jiǎn)化了報(bào)銷程序。如果要出差，先給主管發(fā)一封電子郵件，說明出差時(shí)間和理由。出差回來以后，把申請(qǐng)出差的那封電子郵件內(nèi)容打印出來，連同差旅支出發(fā)票一并提交上去，以便報(bào)銷費(fèi)用。到最后，Google公司進(jìn)一步簡(jiǎn)化了報(bào)銷流程：把發(fā)票等單據(jù)掃描下來，制作成PDF文檔，連同報(bào)銷申請(qǐng)一并作為電子郵件發(fā)送出去即可。這是一套十分簡(jiǎn)單而又行之有效的報(bào)銷制度。不過時(shí)間的腳步在不停地前進(jìn)，到我離開的時(shí)候，Google公司已經(jīng)是一個(gè)規(guī)模比以前大得多的公司，員工出差報(bào)銷有了一個(gè)更加復(fù)雜的流程，涉及數(shù)據(jù)庫中的許多內(nèi)容，需要多個(gè)主管批準(zhǔn)。遺憾的是，這要浪費(fèi)更多的紙張。

說到底，在出差審批之類事務(wù)中，很多企業(yè)之所以不采用無紙化系統(tǒng)，不是因?yàn)樗鼈儾恍湃螣o紙化系統(tǒng)，也不是因?yàn)樗鼈兛床坏綗o紙化的好處，而是因?yàn)樗鼈兛咕茏兏?。結(jié)果，公司員工在差旅申請(qǐng)及報(bào)銷方面耗費(fèi)了不必要的精力和時(shí)間。請(qǐng)注意，我沒有說耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間?？墒?，這都是可以投入到更有效率的活動(dòng)中的時(shí)間和精力啊。所有低效率的制度疊加在一起，成本就開始攀升。

從紙張到電子文檔的尷尬過渡

此時(shí)此刻，我們大概正處于從紙張過渡到電子文檔這一過程中的某個(gè)位置上。這個(gè)過程令人困惑，因?yàn)槲覀兏悴磺宄稳ズ螐?。銀行、學(xué)校、企業(yè)以及政府部門等機(jī)構(gòu)絲毫沒有讓這個(gè)過渡過程變得簡(jiǎn)單一些。這是因?yàn)椋鼈內(nèi)匀话堰^去適用于紙質(zhì)文檔的那套辦法應(yīng)用于電子文件。

遺憾的是，類似這種尷尬的過渡其實(shí)很正常。想想傳媒領(lǐng)域發(fā)生的重大轉(zhuǎn)變吧。最早的廣播節(jié)目不過就是有人在那里念新聞、做廣告，跟每天出版的報(bào)紙多年來的做法一模一樣。無獨(dú)有偶，最早的電視節(jié)目，尤其是預(yù)算較少的地方電視臺(tái)節(jié)目，播音員像柱子一樣立在麥克風(fēng)前面念新聞，就跟原來的電臺(tái)廣播一樣。再到后來，很多播客一開始只是一個(gè)人在那里念自己寫的博文或其他的什么東西（現(xiàn)在一些播客還是這樣）。

這是完全可以理解的。上述過渡都是一些巨大的變革，人們需要一段時(shí)間去消化吸收?？墒?，如果我們不能調(diào)整舊有的通信方式，使之更好地適應(yīng)新興傳媒，我們就無法發(fā)掘這種傳媒與生俱來的能量和好處。

我們正在經(jīng)歷的這場(chǎng)從紙質(zhì)文檔到電子文檔的過渡進(jìn)程也沒有什么不同。由于這一過渡在金融部門進(jìn)行得異常痛苦，我們下面還以賬單為例說明問題。

我的活期賬戶實(shí)際上就是一個(gè)貨幣市場(chǎng)基金。因此，我的紙質(zhì)賬單上總是會(huì)列出上一個(gè)月的證券交易記錄。老實(shí)說，我并不關(guān)心那些交易。我只是想驗(yàn)證一下自己簽字的欠款是否已經(jīng)還清，存入的款項(xiàng)是否都有記錄。

我可以登錄金融機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站，選擇自己關(guān)注的起訖日期，在線查看賬戶余額和欠款金額?？墒?，不能利用這種方式下載信息。如果要下載，必須下載與紙質(zhì)賬單相對(duì)應(yīng)的電子文檔，其中包括我并不關(guān)心的所有交易信息。這是令人失望的現(xiàn)象，因?yàn)榻鹑陬I(lǐng)域的領(lǐng)軍企業(yè)都沒有想到利用數(shù)字化形式發(fā)布信息。為客戶提供不同的下載選擇，允許他們自主選擇電子賬單上出現(xiàn)的信息，這種功能是可以實(shí)現(xiàn)的。但是，金融機(jī)構(gòu)卻沒有考慮客戶實(shí)際上怎么會(huì)想要獲得這樣的信息，也沒有考慮如何利用電子賬單這種新興傳媒滿足他們的需要。相反，金融機(jī)構(gòu)只是簡(jiǎn)單地提供跟紙質(zhì)賬單完全一樣的內(nèi)容，所不同的只是數(shù)字化形式而已。