對于正在辦理中的文件，最好的整理工具就是透明文件夾。既不需要把文件裝訂起來，必要時又可以在桌上攤開，不需要時隨時可以丟棄，如需加上新的紙頁也很方便，無色、透明的文件夾最好用。

正在辦理的文件，最好根據(jù)項(xiàng)目分開保存，只要是和這個項(xiàng)目有關(guān)的東西，統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去，如一個放不下時，可分為幾個擺放，或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。

使用透明文件夾時如注意到以下細(xì)節(jié)就更好了：

（1） 給透明文件夾加上封面

封面可用A4紙，上面寫清項(xiàng)目和合作方名稱，以及開始日期

（最好用6位數(shù)，如080801），這樣的話，就算有很多類似的文件夾也不容易弄錯。

所謂封面，也就是夾進(jìn)此文件夾最上面的那張紙，用WORD文檔的固定格式打出來放進(jìn)去就可以了，我因?yàn)榻?jīng)常用到，所以把這個固定格式的模板保存在電腦的桌面上了。

當(dāng)然，有時沒有封面也能知道其中的內(nèi)容，但畢竟有封面的話，可以對內(nèi)容一目了然，也不必再一一翻看，因?yàn)槟切┓吹臅r間也算是白白浪費(fèi)掉的。為了減少時間的浪費(fèi)，請給透明文件夾里的內(nèi)容加上封面吧。

（2） 保管在大文件夾內(nèi)

透明文件夾建議豎著放進(jìn)大文件夾內(nèi)進(jìn)行保管，因?yàn)闀l繁用到，所以就把它們擺放在辦公桌附近吧，如文件柜上等。

要是辦公桌附近沒有擺放的地方，也可以把大文件夾整個地放進(jìn)辦公桌的抽屜里。

把透明文件夾放進(jìn)大文件夾時，如果數(shù)量不多，也就無所謂什么順序，如果數(shù)量比較多的話，為了避免日后找起來麻煩，就需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悺?/p>

比如說，有一種方法叫作“使用頻度分類法”，此分類法很有名，野口悠紀(jì)雄先生的《超整理法》一書中也有過介紹。

其實(shí)做起來很簡單，就是“凡取出一份文件，還原時都從左側(cè)擺放”，其結(jié)果是，使用頻率高的文件，都集中在左側(cè)。

如果大文件夾都擺滿了，就可以把位于右側(cè)的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類或直接處理掉。

不過，別忘了上述方法只適用于“正在辦理的文件”，平時基本用不到的“已辦理、需保存”類文件最好還是按項(xiàng)目或內(nèi)容進(jìn)行分類，然后按照五十音圖的順序排列起來比較好。