整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁數(shù)的，也有插孔型、可調(diào)節(jié)頁數(shù)的，我一般用可自由調(diào)節(jié)頁數(shù)的大文件夾。

使用這種大文件夾的幾個要點是；

（1）放進大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的價格雖比一般產(chǎn)品貴一點，但特別好用。當(dāng)放入多份文件時，很容易確認后面文件的內(nèi)容。

（2）在大文件夾的側(cè)面加上標簽，比如說，關(guān)于我所擁有的公寓大樓的資料，我就在所有大文件夾的側(cè)面全部按照“登記冊”、“合同”、“租賃者資料”等分類注明。

關(guān)于標簽中的項目名稱與順序，如“A公寓” 與“B公寓”，即使是兩套不同內(nèi)容的資料，也應(yīng)相互統(tǒng)一，這樣找起來會更加方便。

有一種專門打印不干膠目錄條的機器，只要把信息登記在內(nèi)，它就會按順序打印出所需要的目錄或標簽。

（3） 按五十音圖順序排列

如果說存放著正在辦理類文件的透明文件夾按照時間順序排列比較好的話，那么，已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。

當(dāng)然，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和文件種類，也有其他比較好的分類方法，可以根據(jù)自己的需要選擇最合適的一種。

關(guān)于分類方法，主要有以下幾種：

■按五十音圖分類

■按項目分類（標明某某項目或某某企劃）

■按內(nèi)容分類（如報價表、工作日程表等）

■按客戶名稱分類

■按日期分類

但并不是說，一旦決定按五十音圖分類，就必須全部按照五十音圖分類，也可以有例外。

比如說，一般文件按照五十音圖分類，僅僅把合同書等特別重要的資料放在較為特殊的地方，總之，應(yīng)靈活一些，要記住分類的目的是使自己工作起來更方便。

決定分類方法時，應(yīng)以“是不是能立刻找到”、“還原時是否方便”、“是否便于拿出來”等原則為基準，也應(yīng)注意不要過度分類。