整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁(yè)數(shù)的，也有插孔型、可調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的，我一般用可自由調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的大文件夾。

使用這種大文件夾的幾個(gè)要點(diǎn)是；

（1）放進(jìn)大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的價(jià)格雖比一般產(chǎn)品貴一點(diǎn)，但特別好用。當(dāng)放入多份文件時(shí)，很容易確認(rèn)后面文件的內(nèi)容。

（2）在大文件夾的側(cè)面加上標(biāo)簽，比如說(shuō)，關(guān)于我所擁有的公寓大樓的資料，我就在所有大文件夾的側(cè)面全部按照“登記冊(cè)”、“合同”、“租賃者資料”等分類(lèi)注明。

關(guān)于標(biāo)簽中的項(xiàng)目名稱(chēng)與順序，如“A公寓” 與“B公寓”，即使是兩套不同內(nèi)容的資料，也應(yīng)相互統(tǒng)一，這樣找起來(lái)會(huì)更加方便。

有一種專(zhuān)門(mén)打印不干膠目錄條的機(jī)器，只要把信息登記在內(nèi)，它就會(huì)按順序打印出所需要的目錄或標(biāo)簽。

（3） 按五十音圖順序排列

如果說(shuō)存放著正在辦理類(lèi)文件的透明文件夾按照時(shí)間順序排列比較好的話，那么，已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。

當(dāng)然，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和文件種類(lèi)，也有其他比較好的分類(lèi)方法，可以根據(jù)自己的需要選擇最合適的一種。

關(guān)于分類(lèi)方法，主要有以下幾種：

■按五十音圖分類(lèi)

■按項(xiàng)目分類(lèi)（標(biāo)明某某項(xiàng)目或某某企劃）

■按內(nèi)容分類(lèi)（如報(bào)價(jià)表、工作日程表等）

■按客戶(hù)名稱(chēng)分類(lèi)

■按日期分類(lèi)

但并不是說(shuō)，一旦決定按五十音圖分類(lèi)，就必須全部按照五十音圖分類(lèi)，也可以有例外。

比如說(shuō)，一般文件按照五十音圖分類(lèi)，僅僅把合同書(shū)等特別重要的資料放在較為特殊的地方，總之，應(yīng)靈活一些，要記住分類(lèi)的目的是使自己工作起來(lái)更方便。

決定分類(lèi)方法時(shí)，應(yīng)以“是不是能立刻找到”、“還原時(shí)是否方便”、“是否便于拿出來(lái)”等原則為基準(zhǔn)，也應(yīng)注意不要過(guò)度分類(lèi)。