大會(huì)半小時(shí)，例會(huì)五分鐘

——例會(huì)都按流程走

看到太多企業(yè)會(huì)議雜亂、效率低下，實(shí)在令人心痛。相當(dāng)多的企業(yè)，其會(huì)議的效率正好與開會(huì)時(shí)間成反比，即會(huì)議時(shí)間越長(zhǎng)效率越低。本來三言兩語、講清要求或注意事項(xiàng)就能結(jié)束的會(huì)議，也有人能天馬行空地扯上兩小時(shí)。本來三分鐘就能講清楚的內(nèi)容，他也可以侃上半小時(shí)。說者信口開河，聽者心猿意馬。會(huì)議效率之低到了企業(yè)員工“聽說開會(huì)就頭疼”的地步。

如何改變這種狀況呢？我還是那句老話：加強(qiáng)會(huì)議管理，所有例會(huì)制訂會(huì)議流程，確定開會(huì)主題、準(zhǔn)備時(shí)間、發(fā)言順序，要求開門見山、直奔主題、要言不煩。開會(huì)時(shí)，主持者對(duì)節(jié)外生枝、“滿嘴跑火車”的發(fā)言者立即叫停。會(huì)議記錄者記錄每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間。除此之外，企業(yè)還要建立會(huì)議效果跟蹤制度。不能會(huì)是開了，話是講了，會(huì)上要求的事項(xiàng)做不做，就靠自覺了。如果沒有會(huì)議效果跟蹤，那么開會(huì)就有可能演變?yōu)榧w無意識(shí)的“怠工”行為——“我在開會(huì)”正好成了某些人推缷工作責(zé)任的借口。

如果不能確定開會(huì)結(jié)束時(shí)間，而內(nèi)容又需要集思廣益的，就應(yīng)該選擇下班時(shí)間召開，并提前告知會(huì)議議題。需要頭腦風(fēng)暴的議題就屬此類。

如果對(duì)企業(yè)會(huì)議不加管理，就可能導(dǎo)致會(huì)議成災(zāi)——會(huì)議正好變成了管理者推缷責(zé)任的借口，變成了渙散員工斗志的推手。本來開會(huì)是以布置工作、推動(dòng)工作、解決問題為目的的。如果布置的工作沒有講清楚、推動(dòng)的事項(xiàng)沒有說明白，應(yīng)該解決的問題沒有解決，這不僅浪費(fèi)了與會(huì)者的時(shí)間，而且嚴(yán)重挫傷了與會(huì)者的信心。久而久之，開會(huì)就成了員工的負(fù)擔(dān)。

要知道，企業(yè)是經(jīng)濟(jì)組織，是以贏利為目的的。時(shí)間都是有成本的。工作都是每一位員工分分秒秒做出來的。你在上班時(shí)間開會(huì)占用時(shí)間長(zhǎng)了，員工工作的時(shí)間自然就少了。不能推動(dòng)工作開展或提高工作效率的會(huì)議，對(duì)員工而言，就是災(zāi)難。

如何把控會(huì)議時(shí)間呢？就我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)來看，凡是全體員工參與的工作推動(dòng)會(huì)議，如新制度宣傳、新方案試行、新流程說明、嚴(yán)重違紀(jì)事情的處理通報(bào)等，通常不宜超過半小時(shí)。當(dāng)然，帶有娛樂性質(zhì)的全年總結(jié)大會(huì)則另當(dāng)別論。各小組或辦公室例會(huì)（如晨會(huì)、晚會(huì)），通常不宜超過五分鐘?？绮块T的晨會(huì)也以一刻鐘為宜。部門周會(huì)也以半小時(shí)最多不超過一小時(shí)為宜。題目所言“大會(huì)半小時(shí)、例會(huì)五分鐘”是從最短時(shí)間上講的，僅供參考，具體到各個(gè)企業(yè)，還得因企業(yè)而異。總的原則就是會(huì)議言之有物，能夠幫助或推動(dòng)工作更好進(jìn)行。

為什么這樣呢？凡事都有例外。會(huì)議效果好不好，與會(huì)議的組織、會(huì)議的準(zhǔn)備，當(dāng)然也包括會(huì)議參與人員的素質(zhì)、參與人員利益相關(guān)程度等諸多因素有關(guān)。即使再簡(jiǎn)短的會(huì)議，如果主持者講話不著邊際、言之無物，一樣不會(huì)有效果。會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)，主持者、發(fā)言者都作了精心準(zhǔn)備，講話內(nèi)容又與參會(huì)者利益高度相關(guān)，即使時(shí)間長(zhǎng)，也能收到理想的效果。

把例會(huì)梳理成流程圖，開會(huì)就按流程走，是節(jié)省開會(huì)時(shí)間的有效方法。實(shí)施流程管理的企業(yè)不妨一試。