公文，全稱公務文書，是指行政機關在行政管理活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。

一、公文的特點

1．具有真實性

公文具有的真實性是指事實上的真實與方針政策上的真實性，這是公文的一大原則。事實上的真實性一般是指：公文所涉及的事實以及所引用的材料和數(shù)據(jù)，必須是沒有絲毫出入的，是絕對真實可靠的，是沒有任何虛假和錯漏的；而方針政策的真實性是指我們制定方針政策時也要從客觀實際出發(fā)，科學地進行擬訂，而且要遵循事物發(fā)展的客觀規(guī)律。公文是我們進行公務處理的文書，這就決定了公文必須是根據(jù)實際情況的需要、針對具體問題而制定的，它有著明確的寫作目的。因此，公文的真實性是非常重要的。

2．具有規(guī)范性

公文是黨和國家行政機關處理公務、管理國家、傳遞政策、表達意志的手段和工具，是為解決黨和國家的事務而制定的，因此，公文必須具有一定的規(guī)范性，這樣才能使公文的撰寫和處理有章可循，有法可依，才能準確地表達黨和國家各個行政機關的意志，才能正確地發(fā)揮它的作用。公文的撰寫從起草到成文，再到收發(fā)、傳遞、執(zhí)行、立卷、歸檔、銷毀等各個方面，都是要遵循一定的規(guī)范化制度的，公文還要具有特定的體式，甚至它的文體、結構、用紙的尺寸、文件標記都是有統(tǒng)一規(guī)定的，這就是我們所指的公文的規(guī)范性。

3．具有特定的作者與閱者

公文的撰寫必須有法定作者，它是由法定的作者擬訂和發(fā)布的。所謂的公文的法定作者是指依據(jù)法律和有關的章程、條例、決定成立的，并能以自己的名義行使其法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關、組織或機關、組織的法定代表人；從另一方面來講，公文的閱讀與執(zhí)行等工作也不是任何人都能夠充當?shù)?，也就是說，公文的行文對象也是具有特定性的，不同的公文文種具有不同的閱讀與執(zhí)行對象，這是由公文自身具有的特定的功用而決定的。由此我們可以看出，作者與閱者具有特定性是公文這種文種所獨有的特點。

4．具有很強的政策性

公文是黨的機關和行政機關行使管理職能、辦理具體事務的重要工具，對國家政治、經(jīng)濟和社會生活的各個領域都有著指導作用，是維護和發(fā)展社會主義制度、建設物質文明和精神文明的保障。各級黨的機關和行政機關制發(fā)的公文，都必須用來貫徹執(zhí)行黨和國家的有關政策，執(zhí)行國家的法律和法令，絲毫不能偏離黨和國家的政治目標和政策軌道。因此，公文是觀點鮮明的文體，是嚴肅鄭重的文體，是有著充分權威性的文體，要求作者必須有嚴肅認真的態(tài)度。

5．具有特定的權威性

公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位為了進行表達意志、處理公務等工作活動而擬定的，這就意味著這些公文必須要有一定的權威性，黨政機關也必然要賦予公文這種特殊的地位。對于公文來說，它代表的是黨和國家的各個行政機關，同樣也代表著擬定機關的法定權威性，由此可以看出，公文是各級黨和國家的行政機關處理公務、開展工作、管理國家的法定依據(jù)。因此，公文是具有特定的權威性的一種文體。

6．具有嚴格的時間性與特定的時效性

公文是黨和國家行政機關、企業(yè)、事業(yè)等在處理黨務問題、進行政務活動、技術活動和經(jīng)濟活動等公務處理過程中形成的。公文是宣布和傳達行政命令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具，是解決行政問題的手段之一，因此每一份公文都有具體的擬定目標和公務職能，這就要求公文進行公務處理、解決問題時要迅速、及時。所以，對公文的撰寫、處理一般都是有嚴格的時間要求的。公文的時效性是指每一份公文都具有一定的時效，這種時效的產生一般有兩種情況：一是文中明確規(guī)定的生效時間；二是以成文日期作為生效時間。公文時效的喪失除隨著形勢發(fā)展自然終止這種方式外，還有就是被新的文件所代替而終止。

7．實用性

公文的制作和發(fā)布是為了解決現(xiàn)實生活中出現(xiàn)的問題和矛盾，也是黨和國家行政機關以及企業(yè)事業(yè)單位傳達意圖、頒布法規(guī)、進行政治活動、商務活動和經(jīng)濟活動的工具，這就要求公文要有實用性，能夠解決實際問題，能夠在黨和國家行政機關進行公務處理、傳遞意志以及在各個企事業(yè)單位的活動中起到真正的作用，公文是針對現(xiàn)實問題而擬定的，是為我們的現(xiàn)實生活服務的。因此，公文是具有很強的實用性的一種文體。

8．具有規(guī)范的體式

公文是一種具有規(guī)范的體式，具有統(tǒng)一規(guī)定的文種，它的格式和行文等方面都有一定的規(guī)則，不是任何機關、單位或團體可以隨意進行標新立異的。它的擬定必須要遵循統(tǒng)一的規(guī)范，而且每種公文只適用于特定的范圍，用來表達特定的內容。為了更好地維護公文的權威性、準確性，國家有關機構以法規(guī)、標準等形式對公文的文體、結構、格式等寫作規(guī)范都作了統(tǒng)一的規(guī)定。公文的擬定者都必須遵循這些規(guī)范。隨著社會和科技的發(fā)展，公文的標準化和公文處理的現(xiàn)代化已逐步提上日程，公文的體式也將會有更嚴格的要求。

9．特定的處理程序

公文的處理活動是黨和國家行政管理工作的一部分，它的處理質量、過程和處理的結果直接關系到國家利益和廣大人民群眾的切身利益。因此，公文的處理程序也是具有高度的政治性、權威性、周密性和機密性的，它的處理過程是必須要履行法定的程序的，公文有執(zhí)行效用。為了保證有效性，國家有關機構規(guī)定了各種公文的處理程序，公文的擬定者與處理者必須要遵循這種特定的程序。

二、公文的作用

公文是黨和國家行政機關、社會團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務的工具，是應用文中最重要、用途最廣泛的一種文體，它具有以下幾個方面的作用，并且這些作用不是孤立的，而是相互聯(lián)系的，是一個不可分割的整體。

1．規(guī)范與約束作用

從公文的含義中我們就可以看出，黨和國家各個行政機關所使用的公文中，大部分是用來頒布行政法規(guī)、發(fā)布各種命令、制定法律的。公文的這種特點決定了它具有了一定的規(guī)范與約束作用，它規(guī)范和約束著人民群眾的行動，人們對它的決定是必須要堅決執(zhí)行的。公文是具有強制性的。黨和國家通過強制手段保證公文的執(zhí)行，維護它的權威性，使之真正起到規(guī)范與約束的作用。

2．領導與指導作用

公文的主要職責是代表黨和國家行政機關、企事業(yè)單位、社會團體在特定的范圍內進行組織管理行政事務、交流合作、處理公務、進行商務活動等。在各種各樣的公文中，它們的共同點都是體現(xiàn)著黨和國家的意志，是黨和國家進行管理的工具，因此，公文就具有了領導與指揮的職責和作用，是黨和國家行政機關意志的代表，也是廣大人民群眾利益的代表。公文一經(jīng)擬定與下發(fā)，其下級機關無論是各個行政機關還是企事業(yè)單位，都必須嚴格執(zhí)行公文規(guī)定。如果脫離了公文的這種作用，管理工作很可能就會無章可循，變得混亂不堪。

3．宣傳與教育作用

要想使黨和國家的路線、方針政策順利及時地進行貫徹實施，除了黨和國家制定的路線、方針正確，符合廣大人民群眾的利益外，還要以某種形式進行宣傳，因此，黨和國家的各級機關會制定一部分可以對廣大干部群眾進行思想教育的公文，用來提高人們的認識，啟發(fā)人們的覺悟，增強人們建設中國特色社會主義的信心，以及調動建設中國特色社會主義的積極性。

4．協(xié)調作用

協(xié)調，顧名思義就是調節(jié)與調整之意，公文的協(xié)調作用是指調整與改善各個行政機關、各個部門以及各個社會團體之間的關系，使之協(xié)調、有序，使各項工作得以順利開展，使各種管理工作有條不紊地進行。比如，我們可以制定某些決議、決定來規(guī)范協(xié)調人們的活動，可以頒布法令來糾正不良的行為，還可以制定某些條例、規(guī)定來約束調節(jié)人們的行為規(guī)范，等等。通過公文的這種協(xié)調作用，使黨和國家、企事業(yè)單位以及某些社會團體的工作步調一致，順利開展。

5．頒布法規(guī)作用

公文是各級行政部門及各個單位依法行政和進行公務處理活動的重要工具，而這種工具要以一定的形式表現(xiàn)出來，這就形成了各種法規(guī)，如行政公文有國家的憲法、刑法、民法、訴訟法等各種法律法規(guī)，還有各種辦理具體事務的規(guī)定、辦法等，這些法規(guī)在擬定后，都要以行政公文的形式進行頒布與實施。用來發(fā)布黨內行為規(guī)范和規(guī)章制度的條例、規(guī)定等，也要以公文的形式發(fā)布實施。這些行政法規(guī)一旦發(fā)布，就具有了法律效力，是神圣不可侵犯的，任何機關單位、任何人都不能違反。

6．交流作用

公文還具有交流信息的作用，它在諸多不相隸屬的機關或者平級機關單位之間起著橋梁與紐帶的作用。公告、通告、通知、通報、報告、請示、公函等公文都具有交流信息的作用。交流信息，可以加強各個機關單位之間的聯(lián)系，進行很好的溝通，既方便上情的下達，也方便了下情的上達。有了公文這種交流與溝通的橋梁，我們的黨和國家的行政機關、企事業(yè)單位、社會團體都有可能做到互相溝通、互相了解，更好地進行配合協(xié)作，有利于各項工作的開展。

7．組織作用

公文是黨和國家、各單位制訂計劃和決策進行實施的載體，這些計劃和決策依附公文而化為具體的執(zhí)行過程。由此可見，公文是黨和國家、各單位進行各種組織活動的重要工具，是組織各種機關單位進行活動、實施計劃與決策的工具。例如，可以通過命令、意見、決議等形式對下級的工作進行組織并提出具體實施要求，也可以通過請示、報告對下級的工作進程作深入了解與掌握，并對其活動進行組織與督促。

8．憑證與記載作用

公文是具有一定的時效性的，它的時效的開始與結束都是有時間限制的，公文是進行各種公務活動的依據(jù)，它負責公務活動的記錄，是公務活動的憑證；公文在完成了它的使命之后，就要進行整理歸檔，以便對今后的各項工作起到記載、憑證與參考的作用。