2.2 工程部合同管理

合同關系到簽訂雙方的利益，所以要嚴格對合同進行審批和執(zhí)行管理。

2.2.1 合同審批管理

擬好的合同并不就是最后簽訂的合同，簽訂雙方可以就合同的內(nèi)容進行洽談，并且對合同的內(nèi)容進行修改。合同修改后，房地產(chǎn)開發(fā)公司的相關人員并不會馬上簽該合同，而是要經(jīng)過多層領導對合同的內(nèi)容進行審核，只有審核通過的合同，相關人員才會進行簽訂。因此，在合同簽訂執(zhí)行前，存在著一個合同審批的過程。在合同審批時，相關部門的人員要在合同審批表（見表2-1）中對合同提出意見。

表2-1 合同審批表

（續(xù)）

在相關人員對合同提出意見后，草擬合同的人員根據(jù)這些意見對合同進行修改，然后相關人員就合同的修改內(nèi)容與乙方進行洽談，并且把洽談的情況記錄在合同洽談紀要（見表2-2）中。合同洽談紀要中要填寫清楚洽談的內(nèi)容，并且要有雙方簽字。

表2-2 合同洽談紀要

當經(jīng)過多次的洽談、修改合同的內(nèi)容和相關部門人員的審批，甲乙雙方對合同的內(nèi)容達成一致時，相關人員要對合同的最終審批進行簽名確認。表2-3是常用的合同審批會簽表。

表2-3 合同審批會簽表

2.2.2 合同執(zhí)行管理

合同簽訂后，工程部經(jīng)理牽頭，組織成本管理部、工程部、財務部等職能部及相關責任人進行合同學習，熟悉合同條款內(nèi)容，統(tǒng)一合同解釋口徑，分析合同執(zhí)行潛在風險，加強合同風險管理。

1.合同風險評估管理

房地產(chǎn)公司應對合同風險進行分類并分部門管理：工程部承擔工程質量、進度風險管理，成本管理部、工程部承擔工程成本風險管理，財務部、成本管理部承擔付款風險管理。合同簽訂后，成本管理部首先組織合同風險評估，把風險按承擔對象進行分類，分清開發(fā)商、施工承包商承擔風險范圍，必要時可確定公司應對潛在風險的措施，并且形成紀要。不屬于開發(fā)商承擔的風險，在合同執(zhí)行過程中一旦出現(xiàn)，不得對施工承包商辦理經(jīng)濟或工期補償手續(xù)。

2.合同的解釋

（1）公司內(nèi)部的合同解釋 合同執(zhí)行過程中，公司內(nèi)部員工對合同條款理解有異議的，可口頭或書面詢問成本管理部，成本管理部對有異議合同條款作出書面解釋并經(jīng)公司總經(jīng)理核實、批準后，作為合同條款的內(nèi)部最終解釋，相關員工必須按合同的最終解釋執(zhí)行。

（2）履約雙方的合同解釋 公司對合同條款的最終解釋執(zhí)行起來與合同履約另一方的解釋有分歧的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，成本管理部書面報公司領導同意并簽署后，可對合同相關條款進行書面解釋，書面解釋為合同的有機組成。但合同的解釋條款不得違背達成合同時的初衷，不得對合同內(nèi)容進行實質性修改。

3.合同的補充

因客觀原因造成合同不能滿足執(zhí)行需要的，由相關風險管理責任部門書面提出，并且報項目總經(jīng)理批準后，成本管理部組織合同雙方對合同進行必要的補充。補充的合同條款只應對產(chǎn)生補充合同條款的客觀事實具有法律約束力，不得對原可執(zhí)行的合同條件具有約束力。辦理合同補充的程序及職責范圍可參照合同制訂。

4.合同索賠與反索賠

1）合同索賠與反索賠由公司負責合同實施風險管理職責的部門根據(jù)公司的職責界定進行管理。

2）工程部在遇到合同履約另一方向本公司進行合同索賠時（辦理工程簽證），應及時知會成本管理部，理清事件的性質，嚴格區(qū)分是否屬開發(fā)商合同風險范圍。屬于對方正常合同風險的，不予辦理。

3）合同執(zhí)行過程中，因對方違約對本公司造成經(jīng)濟、質量、工期等損失的，工程部應及時知會相關職能部門一起進行合同反索賠，追償我方損失，避免事實上的無風險合同。

5.合同付款

1）合同簽訂后，嚴格按照合同約定方式付款。

2）原則上不允許超越合同約定付款比例付款，但在無實際付款風險的情況下，經(jīng)公司主管領導特批后，可適當提高合同付款比例。

3）付款辦理方式。工程付款的依據(jù)是經(jīng)工程部經(jīng)理等各級責任人確認、成本管理部填寫的工程付款確認單。填寫工程付款確認單的依據(jù)是根據(jù)合同計量要求核實的工作量計量清單。工程竣（完）工結算造價為財務最終付款依據(jù)。成本管理部協(xié)助辦理付款手續(xù)。

2.2.3 合同檔案管理

房地產(chǎn)公司應對合同進行分類、分檔管理。合同簽訂后，成本管理部保留一套副本，其余由綜合部進行歸檔管理。綜合部應核對合同份數(shù)，建立收文、發(fā)文登記，正本存檔，副本（或復印件）分發(fā)財務部、工程部、工程監(jiān)理等職能部門或配合單位。有需借閱的，建立借閱登記。合同評審記錄及合同洽談紀要由成本管理部保管。