文件管理的最終目的就是方便保存和迅速提取，計算機里面的文件也是如此。為了達(dá)到這一目的，目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個文件夾的建立，我們都要根據(jù)自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外，所有的文件、文件夾都要規(guī)范化地命名，并放在最合適的位置。這樣，當(dāng)我們需要什么文件時，就知道到哪里去尋找。實行這種方法也許開始并不是一件輕松的事，因為我們都習(xí)慣于隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。但只要我們稍微堅持一下，好的習(xí)慣就會養(yǎng)成，以后查找文件的時候就省時方便多了，也不用為丟失文件而煩惱了。
　　以下幾招可以使你輕松整理好你的電子文件：
　　好好使用“我的文檔”
　　我們要好好利用“我的文檔”的強大功能，桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中都能夠很容易地找到它。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統(tǒng)時可能會存在誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個目錄，然后右擊桌面上“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的“移動”按鈕，將“我的文檔”建立在C盤以外的分區(qū)中。如果重裝系統(tǒng)，就不會丟失文件了。
　　建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)
　　文件夾結(jié)構(gòu)是文件管理系統(tǒng)的骨架，對文件管理來說至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進行歸納分析。每個人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立適當(dāng)結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當(dāng)多的自由撰稿人和編輯是以軟件、硬件的類別建立文件夾的，而很多老師則以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。
　　文件夾與文件的數(shù)目不宜多
　　文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過多，一個文件夾里面有40個以內(nèi)的文件是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個文件夾或建立一些子文件夾。另一方面，如果有的文件夾中文件數(shù)目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。
　　文件和文件夾的命名
　　為文件和文件夾取一個好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒有固定的定義。一般以最短的詞句描述此文件夾的類別和作用，能讓你自己不需要打開就能知道文件的大概內(nèi)容，就是好的名稱。要為計算機中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規(guī)則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執(zhí)行下去。此外，文件名要力求簡短，雖然我們的系統(tǒng)可以支持長文件名，但長文件名會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。
　　將待處理與已完成的文件分開存放
　　不要把以前的文件和你正在處理的文件放在一起，如果一年前的郵件還和新郵件放在一起，那你將會浪費很多時間尋找文件。所以，要及時地處理過期的文件，該備份的備份，該刪除的刪除。清理之后，你會發(fā)覺你的計算機運轉(zhuǎn)速度也快了許多。
　　快捷方式有利于直接打開我們需要的文件
　　如果我們經(jīng)常要快速訪問某一個文件比如寫字板或者某一個應(yīng)用軟件，可以點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你需要的地方。當(dāng)然，當(dāng)某些文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時，你需要及時將某些快捷方式刪除，以免過多的快捷方式占用了太多空間而影響計算機的運轉(zhuǎn)速度。
　　以上這六招，并不復(fù)雜，卻能大大提高我們的工作效率，節(jié)省我們的時間。如果你現(xiàn)在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確準(zhǔn)備創(chuàng)建的文件夾個數(shù)與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規(guī)則及歸檔規(guī)則，然后按此規(guī)則將計算機中已經(jīng)存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習(xí)。也許開頭會很難，也許規(guī)則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就能看到井井有條的文件與文件夾，并享受高效管理帶來的快樂了。