小路是北京九州科技發(fā)展公司總經(jīng)理辦公室的秘書。今天是她在前臺(tái)值班，由于沒什么客人，小路便在網(wǎng)上看起小說來了，以至于辦公室主任路過她還沒有發(fā)覺?？粗÷烦磷淼臉幼?，主任敲了一下前臺(tái)，問小路為什么上班的時(shí)候上網(wǎng)看小說，小路說沒什么事做，閑著也是閑著。主任看到她面前有個(gè)來客登記簿，就說可以利用這段時(shí)間整理來客登記簿。小路說就這么點(diǎn)兒事，自己早就整理好了。主任說：“你可以精益求精呀。秘書工作沒有最好，只有更好！”小路開玩笑說：“這是廣告詞，誰都會(huì)說。”見小路不服氣，主任讓她打開來客登記文件夾。在輸入電腦的來訪客人資料中，都是按客人姓氏排列的。主任說：“這種排列方式就有改進(jìn)的必要，應(yīng)該按客人所在公司名稱的筆畫順序排列。這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個(gè)人有可能會(huì)在將來的某一天離開他們現(xiàn)在所在的公司，但是他們的公司名則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點(diǎn)是應(yīng)該記住他們的公司名稱，因此，在整理來客名錄時(shí)，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來排列順序。不僅可以改變排列方式，而且還應(yīng)增加相應(yīng)的信息，如注冊(cè)資金、業(yè)務(wù)范圍、與本公司的關(guān)系往來等。例如，昨天第一個(gè)來訪的客人是北京天順科貿(mào)公司的副總經(jīng)理雷鳴。將來只要一看到雷鳴這個(gè)名字，首先應(yīng)該想到的是北京天順科貿(mào)公司。天順科貿(mào)公司是1999年注冊(cè)成立的，注冊(cè)資金1 000萬元，主要業(yè)務(wù)是代理銷售我們公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在5 000萬元左右，他們的董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理叫肖堅(jiān)，是我們老板在云南西雙版納下鄉(xiāng)時(shí)的戰(zhàn)友……所以，不要小看自己的每一項(xiàng)工作，只要你有心，它就有提升質(zhì)量的空間。”聽主任這么一說，小路才知道秘書工作“沒有最好，只有更好”并不是套用的一句廣告詞。古人說“物極必反”，意思是任何事物都有個(gè)極限，如果超過了這個(gè)極限，事物就會(huì)發(fā)生本質(zhì)的變化，走向自己的反面。像小路這樣的秘書在剛從事秘書工作時(shí)，大多都會(huì)努力工作，積累經(jīng)驗(yàn)，使自己的工作越來越熟練。但是在他們能應(yīng)付日常性的工作之后，有些人就會(huì)以為自己是船到碼頭車到站了，開始安于現(xiàn)狀，把“熟練”變成了“隨便”。例如，給上司起草文件，只要文字通順就行；給上司整理辦公桌，只要不臟不亂就行……秘書一旦對(duì)自己的工作開始“隨便”，那他的惰性就會(huì)膨脹，變成對(duì)工作的敷衍塞責(zé)。不僅在工作上如此，而且在處理人際關(guān)系時(shí)也會(huì)變得很“隨便”。剛從事秘書工作的時(shí)候，大多數(shù)人對(duì)上司和老同事都會(huì)很謙虛很有禮貌，隨著相互熟悉和了解，他們就有可能像在學(xué)校一樣把他們當(dāng)成同學(xué)，對(duì)他們不僅沒有了應(yīng)有的謙虛和禮貌，而且會(huì)經(jīng)常以少賣少，在他們面前撒嬌。

　　一些秘書之所以缺乏上進(jìn)心，安于現(xiàn)狀，大多是因?yàn)樗麄冏晕以O(shè)限造成的。由于自我設(shè)限，他們對(duì)自己的要求不高，不想過問自己工作以外的事情，平時(shí)工作得過且過，只要工作中不出什么大的紕漏就行。久而久之，他們?cè)诠ぷ髦袧u漸缺乏主動(dòng)性，剛進(jìn)公司時(shí)的那種工作激情也就消失了。其實(shí)，秘書工作的“熟練”都是相對(duì)的，只要你不安于現(xiàn)狀，就連給客人泡一杯茶，給上司復(fù)印一份資料這樣的工作，都有提高工作質(zhì)量的空間。世界上從來都是沒有最好，只有更好。如果在秘書身上滋生了惰性，那就會(huì)離上司的要求越來越遠(yuǎn)，甚至斷送自己的職業(yè)前途。

　　樹立問題意識(shí)

　　為了追求更高的效率，秘書無論是在處理日常性的工作中，還是在應(yīng)付一些偶然性的事件時(shí)，都應(yīng)在頭腦里這樣多問問自己：“事情為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況？”，“用這種方法處理就一定完善嗎？”不僅如此，還要有一些富于創(chuàng)造性的幻想：“如果換一種方法處理，事情的結(jié)果又會(huì)怎么樣呢？”“除了這種方法，就沒有其他更好的方法處理了嗎？”對(duì)于秘書來說，如果對(duì)一些偶然性事件多加留意，就能從中悟出一些規(guī)律性的東西來。

　　創(chuàng)造性地工作

　　秘書工作主要是給上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地執(zhí)行上司的各種業(yè)務(wù)指令，因此，在一些秘書看來，秘書工作很難與“創(chuàng)造”一詞聯(lián)系在一起。的確，秘書工作帶有很大的被動(dòng)性和繁雜性。在很多時(shí)候，秘書對(duì)那些千頭萬緒的瑣碎工作連應(yīng)付都應(yīng)付不過來，還要?jiǎng)?chuàng)造性地工作，談何容易！但是事實(shí)上，秘書創(chuàng)造性地工作是非常必要的，因?yàn)橹挥袆?chuàng)造性地工作，秘書的工作水平才能一步一個(gè)臺(tái)階往上升，為上司節(jié)省更多的時(shí)間、搜集更多的信息、提出更多的合理化建議；反之，如果秘書總是按部就班，不求創(chuàng)新，那就如同逆水行舟，不進(jìn)則退。那么，秘書怎樣才能創(chuàng)造性地工作呢？其實(shí)，就創(chuàng)造本身而言，秘書工作并沒有什么特殊的地方，和其他工作一樣，只要你明白了自己工作的目的，在工作過程中，不停地在頭腦中解這樣一個(gè)一元一次方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”創(chuàng)造性就會(huì)自然而然地在這種求解的過程中發(fā)揮出來。世上的事從來都是如此，功夫不負(fù)有心人。例如，秘書經(jīng)常協(xié)助上司處理各種文件，在看各個(gè)部門送上來的請(qǐng)示報(bào)告或匯報(bào)材料時(shí)，秘書就要在心里琢磨，這些報(bào)告的內(nèi)容是否應(yīng)更充實(shí)一些，或者應(yīng)寫得更為簡(jiǎn)便一些。

　　及時(shí)建議

　　由于這種日積月累，秘書往往會(huì)對(duì)某些問題產(chǎn)生獨(dú)到的見解，因此，秘書要及時(shí)向上司或有關(guān)職能部門提出建議。也正是因?yàn)槿绱?，秘書要從平時(shí)起就注意搞好包括上司在內(nèi)的各個(gè)方面的關(guān)系，得到他們的信任，一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了使自己的建議能被各方面接受，產(chǎn)生積極的作用。