資料文檔也要追求精美

觀察一個(gè)人是否真的愛(ài)干凈，最好的辦法就是去看他家里的廚房和廁所。如果這個(gè)人在外面是西裝革履，干凈利索，家里的廚房和廁所卻臟亂不堪，那他顯然并不是真的愛(ài)干凈。同樣，看一家企業(yè)是否真正追求工作的完美，不要去看那些能夠直接為公司創(chuàng)造價(jià)值的工作環(huán)節(jié)，而是要看那些不能為公司直接創(chuàng)造價(jià)值的環(huán)節(jié)，比如資料和文檔的制作及管理。如果一家公司的各種資源和管理重心全部放到了能為公司直接創(chuàng)造價(jià)值的環(huán)節(jié)，比如研發(fā)、銷售，而對(duì)文檔管理這種“后勤工作”漠不關(guān)心，或者抱有無(wú)所謂的態(tài)度，那么可以肯定，這家公司不是真正地追求工作完美。即使它對(duì)研發(fā)、銷售這些工作極其重視，那也只是利益的驅(qū)動(dòng)，而非良好的工作理念的驅(qū)動(dòng)。

殼牌是真正追求完美工作理念的企業(yè)，這一點(diǎn)，從它十分重視資料和文檔的制作及管理就可以看出。殼牌的文獻(xiàn)資料通常都不是枯燥的純文字，而多采用圖文并茂的形式，既精細(xì)完美，又令人感到賞心悅目。一些制作精美，像藝術(shù)品似的文獻(xiàn)和資料，通常會(huì)用電子版本的形式保存在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，以方便保存和閱讀。這樣做，不但可以培養(yǎng)員工追求完美的精神，而且有利于加深員工的理解和記憶，提高他們的工作效率。事實(shí)上，在我所接觸和了解到的企業(yè)中，很少有公司像中海殼牌這樣重視文檔資料的制作、編制、管理、歸檔和保管，并把它列為管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

以中海殼牌的“員工HSE手冊(cè)”為例，該手冊(cè)顯示了每個(gè)人進(jìn)入廠區(qū)必須穿的全套勞保用品，包括安全帽、安全鞋、防護(hù)眼鏡、安全帶、安全熒光背心等。同時(shí)，還在旁邊附上標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)著裝照片，照片中還顯示出現(xiàn)場(chǎng)施工時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)姿勢(shì)，包括標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)姿勢(shì)、現(xiàn)場(chǎng)安全用電、登高作業(yè)等現(xiàn)場(chǎng)安全規(guī)范的作業(yè)說(shuō)明。每張作業(yè)說(shuō)明都要附上一張標(biāo)準(zhǔn)姿勢(shì)照片和一張違章作業(yè)照片，以便員工和施工人員進(jìn)行對(duì)照和比較，從而規(guī)范自己的作業(yè)管理。

員工手冊(cè)還包括公司的電話號(hào)碼、每個(gè)員工的部門(mén)、員工編號(hào)、員工姓名、員工座位號(hào)、電話號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、電子郵件地址等信息，以及公司的職業(yè)道德、員工的福利政策、相關(guān)規(guī)章制度的簡(jiǎn)要說(shuō)明等，內(nèi)容十分齊全。手冊(cè)會(huì)定期進(jìn)行更新，以保證信息的準(zhǔn)確和完整。同時(shí)為了方便閱讀，員工手冊(cè)的表格中每隔一行顏色都不同。

組織結(jié)構(gòu)圖也體現(xiàn)出了中海殼牌的完美工作。在中海殼牌的組織結(jié)構(gòu)圖中，每個(gè)人員的崗位都是以方塊的形式顯示在各自部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)圖上。為了使員工清晰了解同事間的上下級(jí)關(guān)系，通常會(huì)在方框中附上一張個(gè)人一寸免冠彩色照片。同時(shí)，在組織結(jié)構(gòu)圖的每個(gè)方塊中，還會(huì)標(biāo)出人員的相關(guān)信息（比如員工姓名、職位、國(guó)籍、崗位工作級(jí)別等），以便讓新來(lái)的員工和管理者看到組織結(jié)構(gòu)圖后，可以對(duì)工作關(guān)系一目了然。

現(xiàn)代科學(xué)研究表明，人的溝通與記憶效果由低到高是這樣排列：語(yǔ)言聲音、文字說(shuō)明、圖形、模型。因此，中海殼牌的員工在溝通時(shí)多使用圖形、表格、曲線、照片、模型等，而盡量減少冗長(zhǎng)的文字說(shuō)明。公司也明確要求，員工在做計(jì)劃或報(bào)告書(shū)時(shí)，除了正文要進(jìn)行一般的文字?jǐn)⑹鐾?，還要盡可能地使用附件形式來(lái)詳細(xì)表達(dá)和說(shuō)明。附件的內(nèi)容要盡量采用圖表、曲線和圖片等形式，以充分體現(xiàn)計(jì)劃書(shū)的細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)。這樣要求的好處顯而易見(jiàn)：一是可以讓上級(jí)管理者快捷準(zhǔn)確地了解計(jì)劃方案的內(nèi)容重點(diǎn)，二是使用附件可以更加詳細(xì)地了解工作的主要內(nèi)容和步驟，便于理 解和記憶。（圖5  溝通記憶圖）