2.設(shè)定明確的目標(biāo)。

明確清晰的目標(biāo)是吸引與會者的首要因素。設(shè)定了明確清晰的會議目標(biāo)，人們就很容易看出會議與自己的關(guān)聯(lián)性，從而判斷自己是否出席。在你看來，為會議設(shè)定目標(biāo)是理所當(dāng)然的事情，你也一直認(rèn)為自己組織的會議都有目的——那么，你真的已經(jīng)是一位目標(biāo)明確的會議管理者嗎？在下結(jié)論之前，請看以下會議目標(biāo)：

討論部門內(nèi)部管理問題；

商量一下新的營銷方案；

關(guān)于網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的事情要告知相關(guān)人員；

落實(shí)新產(chǎn)品研發(fā)的工作事項(xiàng)。

這些目標(biāo)沒有讓人清楚地了解會議要達(dá)到什么目的，因?yàn)椤肮芾韱栴}”、“營銷方案”、“相關(guān)人員”、“新產(chǎn)品”都是含糊而籠統(tǒng)的概念，與會者并不了解它們的具體內(nèi)容，也就無法弄清會議的目的。

明確清晰的會議目標(biāo)應(yīng)符合以下要求：

（1）會議目標(biāo)必須用書面列明。

你或許認(rèn)為沒有必要將會議目標(biāo)寫出來，只要將目標(biāo)記在腦海中就足夠了——你其實(shí)忽略了重要的一點(diǎn)，就是會議目標(biāo)不僅自己要牢記，更要讓所有與會者都清晰地看到。用書面方式寫下會議目標(biāo)，起碼有三種好處：第一、有助于目標(biāo)內(nèi)涵澄清；第二、書面目標(biāo)不容易被遺忘；第三、所有的與會者都可以清晰地看到目標(biāo)。

（2）會議目標(biāo)必須切合實(shí)際。

任何目標(biāo)都必須具有實(shí)現(xiàn)的可能性，否則人們就不會對目標(biāo)感興趣，沒有人愿意將時(shí)間和精力花費(fèi)在他認(rèn)為不可能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上。但是“會議目標(biāo)必須切合實(shí)際”這句話，并不意味會議目標(biāo)應(yīng)該是容易實(shí)現(xiàn)的。事實(shí)上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，對目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。會議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實(shí)現(xiàn)的可能。

（3）會議目標(biāo)必須具體而且可以衡量。

正確的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)對行動具有指南價(jià)值，而含糊、籠統(tǒng)、無法衡量的目標(biāo)只會給行動造成災(zāi)難。例如某單位主管因?yàn)楦械皆搯挝划a(chǎn)品不良率過高，而決定開會研討降低產(chǎn)品不良率方案。他將會議目標(biāo)設(shè)定為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”，這個(gè)目標(biāo)沒有為與會者提供意見的指南，因?yàn)樵撃繕?biāo)沒有具體地指出產(chǎn)品的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長的時(shí)間內(nèi)達(dá)到這個(gè)結(jié)果。該目標(biāo)可以改為“探討如何在八月底之前令產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至2%”。

選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間

選擇在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間開會、會議時(shí)間長短適宜，可以提高會議的效率。會議召開時(shí)間的選擇，需要考慮以下幾個(gè)方面：

1.預(yù)留充分的準(zhǔn)備時(shí)間。

除非萬不得已，否則不要召開緊急會議。為與會者預(yù)留充足的準(zhǔn)備時(shí)間，是會議高效的基本前提。尤其需要注意的是，會議的關(guān)鍵人物，他們往往是決策者，對會議的最終成果起著至關(guān)重要的作用，一定要為他們預(yù)留充分的準(zhǔn)備時(shí)間。

某項(xiàng)目組開會討論營銷方案的最終定稿。會議發(fā)起者提前2天將會議相關(guān)資料發(fā)給了組員，大家都做了充足的準(zhǔn)備，可項(xiàng)目組組長在開會前20分鐘才匆匆趕回公司。會上，項(xiàng)目組成員討論熱烈，而且提出了很多建設(shè)性建議，大家達(dá)成了共識。然而，項(xiàng)目組組長卻一直在看營銷方案的討論稿，會議的很多觀點(diǎn)他沒有辦法完整地聽到，因此，他也難以做出最終決定。最后，他不得不宣布休會，他要再仔細(xì)研究一下方案。

要在會議中杜絕此類悲劇的發(fā)生，就必須在會前確定關(guān)鍵人的時(shí)間，讓關(guān)鍵人準(zhǔn)備充分，以免無法有效地做出決策。

2.確保決策者出席。

協(xié)調(diào)與會者的時(shí)間、確保所有人能夠出席會議，一向是令會議管理者頭疼的事情。如果會議的缺席率過高，或者決策者不能參加會議，那只能讓會議延期，否則，注定將是一場無效的會議。在選擇開會時(shí)間的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)確保決策者和絕大多數(shù)參與者可以出席。盡量選擇一個(gè)所有與會者都方便的時(shí)間，你可以在發(fā)出會議通知時(shí)，發(fā)給大家一些可供選擇的時(shí)間。

3.需要快速得出結(jié)論的會議最好安排在午餐或下班之前。

有些會議需要快速得出結(jié)論，不容拖延，此類會議最好安排在午餐或下班之前，因?yàn)楫?dāng)與會者都急于結(jié)束會議的時(shí)候，效率自然得到大大的提升。

4.考慮會議召開期間的自然因素。

如果一場會議正在進(jìn)行中，突然下起了傾盆大雨，而與會者都沒有帶雨具，那么，他們就無法再安心地繼續(xù)開會。為了規(guī)避這些消極的影響因素，會議發(fā)起者在選擇會議時(shí)間的時(shí)候應(yīng)當(dāng)考慮天氣、氣溫等情況。

5.會議時(shí)限不要超過2小時(shí)。

每次會議應(yīng)該有時(shí)間限制，最長不要超過2小時(shí)，如果要超過這個(gè)時(shí)間，必須安排會間休息和茶歇。

選擇適宜的地點(diǎn)

●某公司會計(jì)部門與銷售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問題。會計(jì)部門經(jīng)理在銷售部門的一間辦公室內(nèi)里召開會議，討論一起工作的方法。然而，辦公室空間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。

空調(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。會計(jì)經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個(gè)銷售人員也生氣地走了。會計(jì)經(jīng)理回來詢問建議，但沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法。

●某廣告公司安排會見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動。這個(gè)客戶的工作場所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設(shè)備的飯店。

會前一周，廣告公司的工作人員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大會議桌。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來準(zhǔn)備的。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。

選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的。從第一個(gè)案例中我們看出，盡管會計(jì)經(jīng)理有一個(gè)好的會議意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會議場所，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門之間的關(guān)系。如果選擇一個(gè)沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的會場，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。而從第二個(gè)案例中我們看出，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過程，廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在展示工作上。

適宜的會議地點(diǎn)、會場環(huán)境能營造出良好的氛圍，有利于推動會議進(jìn)程；而一個(gè)糟糕的開會環(huán)境則會影響與會者的心情，為與會者造成不便和麻煩，阻礙會議的正常進(jìn)展。會議地點(diǎn)的選擇，需要考慮以下幾個(gè)方面：

1.會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目的相適合。

倘若會議的目的是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，那么，一種寬松的郊外氣氛是合適的。倘若你需要莊重而正式地宣布一項(xiàng)重大決議，那么，一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室是不適合用來作為會議場地的。首先認(rèn)清會議的目的，然后根據(jù)會議目的的需要選擇適宜的地點(diǎn)，這是高效會議的又一個(gè)重要法則。

2.考慮會議費(fèi)用預(yù)算。

如果會議需要租用會場及其他設(shè)備，你就應(yīng)當(dāng)比較一下價(jià)格，尤其是在費(fèi)用預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這樣做。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比郊外地段要昂貴一些。如果會議持續(xù)一天以上，將會議場地放在郊外是值得的。

3.選擇適度舒服的環(huán)境。

不論什么會場，都要使與會者足夠舒適，以便于讓他們集中精力開會；但也不要讓他們舒服得想打瞌睡。噪音要保持在最低小水平，最好不要選擇車來車往、人聲鼎沸的地方，容易發(fā)出聲響的設(shè)備要關(guān)閉或者清理到室外。會場的溫度要讓人覺得舒服。會場要通風(fēng)或配備通風(fēng)排氣裝備，以保持場內(nèi)有足夠新鮮的空氣。自然光對于維持一種活躍的氣氛非常重要，因此，要保證一定的自然光。

4.交通要便于與會者抵達(dá)會場。

會議地點(diǎn)最好選在會議主辦方和與會者都可以方便抵達(dá)的地方，盡量避免偏僻、道路復(fù)雜、交通不便的地方。與會人員能在較短的時(shí)間內(nèi)到達(dá)會場，無疑降低了會議的成本。會場最好能有停車位，食宿地點(diǎn)離會場不遠(yuǎn)。

【小貼士】

各種類型的會議場所

會議場所考慮的因素

你的辦公室你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。

你的參考資料都在手邊，可以隨時(shí)方便地取用。

你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。

可能會有電話干擾，或者有人打擾。

下級的辦公室一位下級的工作地點(diǎn)。

可能提高一位下級的地位和士氣。

如果工作地點(diǎn)狹小，可能會使雙方都感到不適。

單位會議室供員工使用的公司會議室。

避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級問題。

可能會有人打擾。

外面的會議室在你公司之外的一個(gè)中立的會議室。

保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢。

可能存在泄密的隱患。

可能昂貴，并且每人個(gè)人都不熟悉。

會議中心一個(gè)大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里。

具有開大會的設(shè)備。

需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。

城外的會議場所異地的一間辦公室、會議室或飯店。

如果與會者來自不同的地方，那是合適的。

旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。

5.優(yōu)良的視頻、音頻效果必不可少。

優(yōu)良的視頻和音響效果是高效率會議不可或缺的因素。必須確保投影效果清晰，而且屏幕的位置要適合觀看，不能太高或偏于一方，否則人們仰頭、側(cè)頭觀看，很容易疲勞；屏幕也不能太低，否則坐在前排的人會遮擋后排的視線。

音響效果更是重要，因?yàn)殚_會主要就是通過聽、說來交流，如果會場音效糟糕，就無法實(shí)現(xiàn)有效的溝通。因此，在選擇會場時(shí)，務(wù)必確保音效良好、音響設(shè)備齊全，會場內(nèi)沒有回聲。最好每一個(gè)座位旁都有話筒，與會者可以方便地發(fā)言；如果會場不具備這樣的條件，那就準(zhǔn)備2至3個(gè)話筒，與會者需要發(fā)言的時(shí)候能及時(shí)拿到話筒。

【小貼士】

選擇會場的陷阱及避免措施

陷阱避免措施

1.參加會議的人比預(yù)計(jì)的要多，房間不夠大，人們感到不舒服。

2.出席人數(shù)比預(yù)計(jì)的少很多，會場顯得空蕩蕩的。

3.空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。

4.會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題。

5.會議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)機(jī)構(gòu)，如咖啡廳、餐廳、銀行等。1.會前對于不熟悉的會場至少訪問一次。

2.房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。

3.發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開關(guān)的位置。

4．洗手間及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。

5.椅子要試坐十分鐘，檢查是否舒適。

6.檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们闆r、班次時(shí)間表。

6.考察會務(wù)服務(wù)人員的服務(wù)水平。

這主要看會務(wù)人員及會場其他服務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平，如會場安全保衛(wèi)、入場票證檢查、會場導(dǎo)引等工作人員的服務(wù)態(tài)度是否熱情主動，工作人員是否明確各自職責(zé)，能否各就其位、各司其職。

【工具箱】

會場考察情況記錄表

會場名稱：                                 會場地址：

聯(lián)系人：                                   聯(lián)系電話：

序號考察項(xiàng)目情況記錄其他情況說明

1會場大小較大：    適中：    偏?。?

2會場設(shè)備齊全：    不足：    無：

3會場環(huán)境好：       中：      差：

4會場交通便利：    一般：    不便：

5會場租金昂貴：    適中：    便宜：

6會場服務(wù)提供：              不提供：

7會場服務(wù)水平好：       中：      差：

8…… 

考察人 考察時(shí)間