設(shè)計(jì)順暢有序的議程

議程是會(huì)議的程序表。讓與會(huì)者明確會(huì)議目標(biāo)的最好方法是預(yù)先發(fā)給他們一份明確的議程。大多數(shù)會(huì)議并沒有正式的議程，那是因?yàn)槿藗冋J(rèn)為它不重要或不需要，但是，一份清晰的議程能夠規(guī)范和控制會(huì)議內(nèi)容，約束溝通的次序和節(jié)奏，提升會(huì)議的效率，有助于會(huì)議目標(biāo)的順利達(dá)成。書面的議程還會(huì)使會(huì)議目標(biāo)具體化，議程就能使會(huì)議按照既定的軌道進(jìn)行。

議程相當(dāng)于會(huì)議展開的計(jì)劃，在實(shí)際開會(huì)過程中，只要嚴(yán)格遵循議程展開，就能一步一步抵達(dá)會(huì)議的目的，有效地規(guī)避超時(shí)、離題、秩序混亂等糟糕情況，在規(guī)定時(shí)間甚至提前圓滿結(jié)果會(huì)議，取得會(huì)議成果。會(huì)議缺失議程，會(huì)議的內(nèi)容就無法確定，溝通的次序可能會(huì)雜亂，溝通的節(jié)奏也可能無法把握，要么太快，要么太慢。

第一、完整的議程包括以下內(nèi)容：

●會(huì)議名稱；

●會(huì)議期望的目標(biāo)或結(jié)果；

●會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及食宿情況地址；

●參會(huì)人員名單及聯(lián)絡(luò)方式；

●分組情況；

●會(huì)議主持人；

●會(huì)議所要討論的每一個(gè)議題、相應(yīng)的負(fù)責(zé)任和時(shí)間安排；

●有關(guān)形式的任何不同；

●任何外來參加者的姓名和角色。

第二、編排會(huì)議議程應(yīng)遵循以下原則：

1.依照議題的輕重緩急安排先后順序。

越重要越緊急的議題排在最前面，依照這樣的原則將所有議題排好順序，那么，即使在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)無法完成全部議題，也能保證最緊要的議題被處理。

2.標(biāo)明每一個(gè)議題的起訖時(shí)間。

當(dāng)你在議程上清楚地標(biāo)明每一個(gè)議題的起訖時(shí)間，就會(huì)促使與會(huì)者遵守時(shí)間，提升會(huì)議的效率，因?yàn)橐粋€(gè)議題的時(shí)間被打亂，其后的所有議題的時(shí)間都將被打亂——這恰好印證了“多米諾骨牌”效應(yīng)。這樣做的另一大好處是，與議題相關(guān)的人可以在特定的時(shí)間內(nèi)到會(huì)，結(jié)束議題后可以即時(shí)離場，這無疑是節(jié)省時(shí)間的有效方法。

3.要求與會(huì)者預(yù)先思考所要討論的問題。

如果與會(huì)者在開會(huì)時(shí)才開始思考問題，那簡直是在浪費(fèi)其他人的時(shí)間。寶貴的會(huì)議時(shí)間應(yīng)當(dāng)用來直接交換成熟的、深思熟慮的意見。你甚至可以要求他們做一些具體的會(huì)前工作，例如抽樣調(diào)查員工意見、匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、搜集背景資料等。

第三、編排議程的步驟如下：

1.列出需要討論的所有議題。

用簡潔的語句概括出所有需要在會(huì)議上討論的議題。

2.依照輕重緩急的程度安排先后順序。

緊要的提議排在最前面，依此類推。

3.給每一項(xiàng)議題分配合適的時(shí)間。

給每一項(xiàng)議題分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證大家不會(huì)超過規(guī)定的時(shí)間。

4.補(bǔ)充其他信息。

其他信息包括會(huì)議的名稱、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、交通、食宿、要求等。

5.將議程初稿分發(fā)給與會(huì)者，請(qǐng)他們完善

　　一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評(píng)論、補(bǔ)充或征求同意。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除議程，必須征得與會(huì)者的同意。