找準與會者

誰應該出席會議？——找準參會者，邀請那些真正有必要出席會議的人，這是高效率會議的又一重要法則。真正的與會者應當是能夠幫助你實現(xiàn)會議目標，在討論時提供具有建設性觀點的人。他們是：

●相關問題的主要決策人；

●對于議題有相關知識和信息的人；

●能夠提供相關意見的人員；

●對問題負有義務，或存在利害關系，或起作用的人員；

●一心一意要解決問題的人和那些與所要解決的問題息息相關的人；

●那些需要執(zhí)行決策的人。

他們能夠：

●提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關他們部門的進展情況。

●提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見。

●提供特殊的專長：具有特殊技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或者來自公司之外，他們的出席都可能促進討論。

●授權(quán)行動：尤其是財務方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，可能要求一位財務主管在場授權(quán)這個行動。

找準與會者需要認真地思索，在現(xiàn)實中，我們都忽略了這一點，經(jīng)常召開部門會議（部門所有人都要參加）或者全員大會（公司所有人都要參加），這種不慎重地選擇與會人員的做法，不僅浪費無辜者的時間，而且會造成各種負面影響。例如：組織內(nèi)的鉤心斗角、爭寵、權(quán)力和威信的斗爭等。

概括而言，在所有參會者中，必須要有能夠做出相應決策的人，必須要有負責執(zhí)行決議的人，每一個與會者都應當能夠為解決問題提供建設性的意見。

為了找準與會者，你可以問自己以下問題：

●參加會議的人將在多大程度上決定會議的結(jié)果?

●這個人在中心議題的專門知識方面，是否確有需要或能有所貢獻?

●有沒有經(jīng)驗，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關系?

●級別或地位是否適合參會?(下級職員和他們的上司在一起參加的時候，心理上常會不自然，以至于影響他們反應的質(zhì)量和真實性。)

●假如要做決議，這個人是否能做(他不應是一個從屬的人，這種人可能缺乏完整的全面知識和適當?shù)臋?quán)威)?

●他的才能或職責是否與其他與會者重復?

●是否時間、工作量及其他因素都能使與會者安心參加全部會議，而不是人在心不在?

提供必要的信息

人們在開會時，經(jīng)常需要花費相當長的時間來做各種各樣的解釋，這一過程對于熟悉會議背景的人來說，是一件相當痛苦的事情，因為他們無法集中精力探討問題，反而不得不耐著性子解答“幼稚”的問題。如果你能夠提前把與會議有關的所有信息都傳遞給與會者，那么你就可以讓他們對將要討論的議題有所了解，從而直接進入問題的討論階段，更加高效地利用開會時間。

如果與會者需要一些背景材料，那你就要提前搜集一些相關的文獻或者數(shù)據(jù)，并把它們分發(fā)給與會者。這樣可以使所有與會者都處在同一起跑線上，對于一個團隊而言，這樣會更加有利于達成一致意見，可以為所做出的決策提供更加可靠的依據(jù)。