預算經費開支

會議經費包括以下內容：

●場地租賃費：如果沒有自己的培訓場地，就不得不花錢租賃；有時候，為了實現(xiàn)特殊的會議目的，需要租賃特別的場地。例如，開會是為了化解兩個部門之間的矛盾，那就應當使用環(huán)境優(yōu)美、安靜的會場，噪音大的會場容易激起人的急躁情緒，不適宜用來開這種目的的會議。

●設備租金：投影儀、音響、麥克風、攝像機、照相機、錄音設備等，如果沒有這些東西，都要支付一定的租金。

●資料費：購買會議文具、印制資料等費用；

●食宿費：會議期間與會者餐飲費用和住宿費用；

●交通費：遠道而來的與會者交通費報銷、會議期間接送與會者所用的租車費、油費、停車費、過路費、司機勞務費等；

●其他：茶水飲料費、會議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡通訊、會間活動、合照、保安、翻譯、禮儀小姐、禮品等。

明確責任分工

在會議籌備時，一定要確保每一個關鍵角色都有相關人士來承擔。會議中的關鍵角色有以下幾種：

●領導者?？赡苁菚h組織者，也可能不是會議組織者，但他必須明確會議的意圖、目標、期望的結果、限制因素及權力范圍等，并且承擔會后跟進工作的責任。領導者的職責如下：

1.準時開會以顯示會議的重要性，同時也表達了對盡力準時到達會場的人的尊敬；

2.通過確定會議角色，設定會議的基本規(guī)則，營造一種熱烈、嚴肅的會場氣氛。不要打斷別人的發(fā)言；每個人都要參與；嚴格依照會議議程進行；反映意見必須伴有相應的解決辦法；對集思廣益的觀點不做評價，以及所有你能想到的為營造一個有序的會議氛圍所必須遵循的規(guī)則。提前在會前制定規(guī)則或者讓與會者開始時自己制定規(guī)則。

3.在整個會議期間按照會議的日程安排進行。會議開始時宣布會議的目標并預覽會議的各個步驟；

4.在會議討論期間以一名普通會議成員的身份參與會議，陳述你的想法。

5.如果你感覺到會議的程序不能實現(xiàn)你的會議目標，那就改變會議形式。

6.對關鍵的決定和行為做總結。當與會者就某個要點達成一致意見或做出決定時，重申已經形成的共識。

7.告訴會議記錄員在提示板或幻燈片上應該寫些什么，以記錄大家的意見。

8.準時結束會議。

●主持人。在會議討論、問題解決及做出決策階段引導會議，也許還要負責會前、會后的相關工作。主持人的職責如下：

1.主持會議（包括開場、議程和規(guī)則的宣布、開始和茶歇的宣布、串場等）。

2.保證每個人積極參加談論，防止發(fā)言者打斷他人的講話，防止出現(xiàn)與會者的語言攻擊。

3.監(jiān)督會議每項議程的時間使用情況，確保領導者和與會者按照每一項議程規(guī)定的時間要求執(zhí)行。

4.防止討論跑題，督促以會議主題為中心。如果有必要，強調會議的目的。

5.有策略且直接地監(jiān)督人們提出問題并解決問題；

6．不要表明個人的觀點和態(tài)度。對有沖突的意見進行調解。

7.當一個步驟不起作用時，建議使用其他方法。

8.接受領導者的建議和指示。

●記錄員。記錄來自于會議討論中的要點、想法及決定，也可草擬會議紀要或會后記錄。會議記錄員記錄的材料是開會時發(fā)生情況的唯一書面證據(jù)，記錄員的職責如下：

1.對會議進行錄像記錄，無須編輯或對人們的發(fā)言進行語言加工，照實記錄人們的發(fā)言內容。不要自作主張，會議領導者需要你記錄時再記錄。

2.定期與會議領導者和會議主持人對記錄進行核對，確保記錄的準確性。

3.設法記錄聽到的話語，而不是你個人對話語意思的理解。有疑問時，要求發(fā)言者陳述清楚。

4.使用關鍵詞和關鍵句。無須記錄完整的句子，但是設法記錄完整的意思。

5.在心里對會議中已經討論過的和已經做的事項理清思路，以防會議領導者或支持人忘記或不知下一步該做什么。

6.如果記錄太慢，影響了會議的進程，請求會議領導者安排一個助手（人數(shù)眾多的會議或許需要兩三個記錄員）。

7.使用一塊黑板或白板，為會議領導者抄寫會議的內容，或者要求其他人在紙張上抄寫會議的內容。

●專家。根據(jù)要求對特殊問題提供專業(yè)知識。如果不是正式的與會成員，專家可不必一直參加會議。