開會(huì)是一個(gè)令人上癮的、讓人極度放縱的活動(dòng),公司和其他組織習(xí)慣開會(huì)只是因?yàn)樗鼈儾荒苷嬲ナ忠?/p>
——艾恩?范?德?海德(Alain van der Heide)
我曾經(jīng)做過創(chuàng)業(yè)者(又叫做“受害人”)和董事會(huì)成員(又稱為“重要人物”),所以下面的建議適用于創(chuàng)業(yè)公司、已成立的公司,而且稍加改動(dòng)就適用于學(xué)校董事會(huì)、長老教會(huì)以及非營利性組織。
不過,在我們討論董事會(huì)會(huì)議之前,我們先要討論董事會(huì)構(gòu)成。董事會(huì)應(yīng)包括5到7名成員,天真的創(chuàng)業(yè)者想要擁有巨額財(cái)富卻沒有主見的人參與到董事會(huì)中。但在完美的情況下,你的董事會(huì)成員應(yīng)該代表下面的人:
用戶。這個(gè)人應(yīng)該是或者成為你產(chǎn)品或者服務(wù)目標(biāo)客戶的那類人或者組織。你需要這個(gè)人對產(chǎn)品性能、價(jià)格和市場營銷進(jìn)行現(xiàn)實(shí)檢驗(yàn)。
黑客。這個(gè)人為你的技術(shù)提供現(xiàn)實(shí)性檢驗(yàn),所以當(dāng)你的首席技術(shù)官跟你說他將改寫物理定律時(shí),這個(gè)人會(huì)讓你們的頭腦都清醒清醒。不過,董事會(huì)里有一個(gè)電腦專家的消極影響是,在千載難逢的情況下你的技術(shù)總監(jiān)可能是對的,不過大多數(shù)情況是你的技術(shù)總監(jiān)過于樂觀了。注意,董事會(huì)里有一個(gè)電腦專家的好處之一是激勵(lì)那些認(rèn)為董事會(huì)只管財(cái)務(wù)問題的工程設(shè)計(jì)人員。
爸爸或者媽媽。這是你的良師益友、親密伙伴以及全天候的免費(fèi)精神醫(yī)生。他/她的角色是在你處于困境時(shí)進(jìn)行指導(dǎo),并給予安慰和支持。想想醫(yī)學(xué)博士馬庫斯?韋爾比(Marcus Welby),這類人很多,因?yàn)樗麄儍A向于生活在過去。
作風(fēng)強(qiáng)悍的人。這是董事會(huì)里的“成人”,是甘心作為不受歡迎的人來告訴你“保守”的銷售預(yù)計(jì)應(yīng)該消減90%。你不能因?yàn)檫^去的室友是創(chuàng)始人之一,并且是所有創(chuàng)始人中最懂技術(shù)的人,就給她首席技術(shù)官的頭銜。
甜心先生。這個(gè)人社交廣泛,手眼通天,通過讓你和用戶、合伙人(我痛恨這個(gè)詞)、攤販和職位應(yīng)征者取得聯(lián)系,使你走在其他新公司的前面。不過要提前警告你,大多數(shù)時(shí)候你對董事會(huì)成員拉關(guān)系能力的看法都太過于樂觀了。
總裁。這是跟你“有關(guān)系”的某個(gè)人,因?yàn)樗矔r(shí)刻處于精神緊張中。和大部分“到那里例行公事”的董事會(huì)成員不同,這個(gè)人是“正在那里做事”的人。他扮演的角色是對那些成為選擇性記憶犧牲品的其他董事會(huì)成員進(jìn)行的現(xiàn)實(shí)性檢驗(yàn),比如,那種“像當(dāng)年我做總裁時(shí),從沒錯(cuò)過一次產(chǎn)品發(fā)售日期”的態(tài)度。另外,這個(gè)人還能提供公司給不同的工程人員,以及哪個(gè)公關(guān)公司和廣告公司比較受歡迎等直接信息。
會(huì)議上午開始。我曾經(jīng)參加過上午開始、中午開始和下午開始的董事會(huì)會(huì)議。毫無疑問,最有效的董事會(huì)會(huì)議是在早上8點(diǎn)或者更早開始。這是因?yàn)槿藗兩衔珙^腦清醒,也沒有面對所有中午時(shí)堆積起來的麻煩和危機(jī)帶來的壓力。另外,這也讓你給別人留個(gè)好印象,你是個(gè)一早就起來工作的勤奮的人,而不是中午才開始的懶蟲。
先處理例行事務(wù)。大部分董事會(huì)會(huì)議要求例行批準(zhǔn)上次董事會(huì)的時(shí)間和法律手續(xù)等行政事務(wù)。這些事情最好在會(huì)議開始就解決,原因有兩個(gè):首先,時(shí)間可能不夠用,如果有些人早退,你可能不能達(dá)到最低法定人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第二,在開始投出備受爭議的重磅炸彈之前,先制造一種贊同的氣氛和基調(diào)。
不要忽悠人。你在董事會(huì)會(huì)議上說得最具有威懾性的詞是“我們達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)”。其次有威懾力的一句話是:“我不知道?!比绻悴恢谰屠蠈?shí)承認(rèn),然后最遲在下次董事會(huì)會(huì)議時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充(對于一個(gè)好的董事會(huì)成員來說,如果她問的事情你沒給予重視或者根本沒提到這個(gè)話題,她會(huì)很不高興的)。如果你直接承認(rèn)你不知道該怎么回答一個(gè)問題,然后當(dāng)你確定地告訴他們你知道另一個(gè)問題的答案時(shí),董事會(huì)成員就會(huì)信任你。
讓總裁作主角。也許那是個(gè)美國問題,但是很多團(tuán)隊(duì)卻想讓董事會(huì)知道整個(gè)執(zhí)行隊(duì)伍都在積極參與并且很有效率。不過,一個(gè)董事會(huì)會(huì)議不像小學(xué)生一樣習(xí)慣“分享和告訴”,參與越多就成績越好。董事會(huì)會(huì)議的70%由總裁負(fù)責(zé)掌握,首席財(cái)政官負(fù)責(zé)20%,其他雇員負(fù)責(zé)10%(如果有其他員工出席的話),
簡短扼要。用60頁P(yáng)PT幻燈片進(jìn)行創(chuàng)業(yè)報(bào)告的創(chuàng)業(yè)者,也通常會(huì)為一個(gè)2小時(shí)的董事會(huì)會(huì)議準(zhǔn)備60張幻燈片。簡潔的法則也同樣適用于董事會(huì)。一次董事會(huì)會(huì)議能說到10個(gè)問題就算你幸運(yùn)了,我向你保證大部分董事會(huì)會(huì)議看的幻燈片不會(huì)超過25頁。你可能想讓大家對你的公司有360度的全方位了解,但是大部分董事會(huì)成員只想從30度的角度去了解:
哪些進(jìn)展得不錯(cuò)?
哪些進(jìn)展得不好?
你想讓董事會(huì)做什么?
如果再壓縮,我還能把這三個(gè)問題概括為一個(gè):收入達(dá)到了什么水平,我們怎么提高收入水平?實(shí)話告訴你,董事會(huì)成員最在乎的就是這個(gè)。
別讓大家感到意外。這是董事會(huì)管理中最重要的原則。你永遠(yuǎn)不能,絕對不能讓大家感到意外(除非,就當(dāng)銷售情況比預(yù)期還要好時(shí))。如果你有不好的消息,開會(huì)前就讓每個(gè)成員都知道。理想的情況是,到董事會(huì)會(huì)議開始時(shí),(1)你的董事會(huì)成員已經(jīng)平靜下來了;(2)你就要跟大家說問題的解決方案;以及(3)他們也已經(jīng)想出了幫你解決問題的方法。
順便說一句,董事會(huì)召開前一天晚上用電子郵件形式給成員們發(fā)5個(gè)單元格的Excel電子表格和60頁的PDF,都不如提前警告董事有效。大部分董事不會(huì)在開會(huì)前看這些附件,所以當(dāng)你進(jìn)入會(huì)議室時(shí)會(huì)認(rèn)為他們已經(jīng)聽說了壞消息但其實(shí)他們沒有,結(jié)果,你活該讓人數(shù)落。
盡可能多去預(yù)售。和“不要讓人感到意外”一樣,不要試圖在董事會(huì)召開時(shí)“硬性推銷”。比如說,如果你想改變你的業(yè)務(wù)運(yùn)作模式,就從微軟公司雇用那個(gè)已得到認(rèn)可的創(chuàng)業(yè)明星(伙計(jì)們,這是個(gè)玩笑),或者購買一個(gè)天價(jià)廣告,但不管怎樣你都應(yīng)該在會(huì)議召開前把你的想法跟大家討論。這樣一來,你就能得知你將得到什么支持以及問題是什么;你可能也決定不再去想方設(shè)法讓董事會(huì)同意你做那些無論如何都沒發(fā)展前途的事情。
拿出解決方案給大家看,而不是問題。理論上說,之所以讓你主持大局的原因是因?yàn)槟闶沁@項(xiàng)工作的最佳人選。因此,你應(yīng)該拿出解決方案給大家看。比如說,全力以赴解決有關(guān)公司標(biāo)志、公司口號(hào)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和引進(jìn)計(jì)劃的問題,然后征求反饋意見并進(jìn)行適當(dāng)修改。這與通過問“你認(rèn)為我們應(yīng)該怎樣介紹這個(gè)產(chǎn)品?”來開場顯得完全不同。這個(gè)問題沒有體現(xiàn)出靈活性和開放性,而只表明管理公司的人并不稱職。
董事會(huì)會(huì)議根本沒必要成長每月一次的折磨,如果真的是這樣,那你可能出問題了(那是你自己的責(zé)任)。如果讓會(huì)議簡短而紀(jì)律鮮明,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)通過開會(huì)能得到很多信息,甚至感覺開會(huì)是件充滿創(chuàng)造力的樂事。