或許我的這條意見看上去一目了然，但我認(rèn)為還是值得一提。當(dāng)今的軟件產(chǎn)品五花八門，你很容易被軟件的奇特功能所迷惑，而忘記了企業(yè)本來需要的產(chǎn)品功能：是幫助企業(yè)高效運轉(zhuǎn)，獲取利潤。因此，在決定開始采購軟件前，準(zhǔn)備一份成本效益分析報告，對企業(yè)的需求做一個嚴(yán)格有序的評估。換句話說，不只是把軟件采購看成一項執(zhí)行的工作，而是往回退一步，從戰(zhàn)略的角度對采購進行評估。安裝一套新的軟件并非企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的華山一條道。你還可以通過其他成本更低的途徑幫助企業(yè)實現(xiàn)目標(biāo)，例如外包或聘請臨時員工。關(guān)鍵一點是：不要在尚未考慮清楚前就輕易作決策。凡事要考慮周全。

當(dāng)你在采購軟件時，問問自己以下這些問題：

企業(yè)希望軟件上線后能給經(jīng)營帶來什么益處？

軟件采購的總花費是多少？

企業(yè)要花多長時間才能收回軟件的投資？

員工因?qū)W習(xí)使用新軟件而不能正常工作或造成工作效率降低的狀況，你估計會有多久？

新的系統(tǒng)和企業(yè)目前運行的軟硬件能兼容嗎？或者整個系統(tǒng)是否需要全面升級？

成為有頭腦的買家

為了作出一個明智的HRIS采購決策，你不必非得先成為一個電腦程序員。但是如果企業(yè)正在策劃一項重要的軟件采購，你應(yīng)該至少有個全盤的概念，各個軟件的用途都是什么、軟件與軟件之間的特性的區(qū)別以及軟件廠商之間的區(qū)別。

互聯(lián)網(wǎng)為我們提供一個非常有用的平臺，你可以從上面找到大量的軟件產(chǎn)品的信息。有兩個網(wǎng)站值得你研究，人力資源管理協(xié)會（www shrm org）和hrVillage(www hrVillage com)。這兩個網(wǎng)站都包含了HRIS的有用信息、各種軟件廠商的資料和關(guān)于如何成功地實施HRIS的指導(dǎo)建議。還包含一些商業(yè)領(lǐng)域的白皮書，這是一種有關(guān)討論影響某個特定行業(yè)主要問題的報告，企業(yè)通過白皮書向顧客普及知識，或給其他的股東提供參考。

沒有什么秘密配方能確保你的采購決策一定能如你所愿。但是，下面的建議會將形勢轉(zhuǎn)向有利于你的一方。

不要獨自一人做最終的決策（或是分配給管理信息系統(tǒng)部門），而是建立一個跨部門的團隊，群策群力，共同決定——這樣的團隊由5～6人組成，各自代表企業(yè)內(nèi)部的不同方面（IT員工、部門經(jīng)理、最終用戶等），他們有時間并愿意參與決策的過程。這種類型的團隊在調(diào)研和分析系統(tǒng)的兼容性和實施方面很有幫助。

盡可能找到所有你認(rèn)為用得上的軟件廠商：這些廠商進入業(yè)界有多久了？行業(yè)經(jīng)驗如何（你肯定不想從一家只有6個月左右歷史的廠商那里采購軟件），在研發(fā)方面他們的努力的程度如何，當(dāng)你需要技術(shù)支持時他們的敬業(yè)程度如何？

由于軟件功能對于企業(yè)來說是最重要的，對于你正在斟酌甄選的軟件，堅持要求所有愿意供貨的廠商演示他們軟件的具體功能。廠商應(yīng)該有能力進行案例分析或試運行演示他們的產(chǎn)品，以證明他們的產(chǎn)品可以幫助你解決企業(yè)的具體需求。

具體咨詢廠商有關(guān)產(chǎn)品開發(fā)的問題。特別是要確認(rèn)一下廠商的研發(fā)團隊是否包括某些方面的技術(shù)人員，這些人員對你的企業(yè)最關(guān)心的軟件功能要非常熟悉。

如果IT投資耗資巨大，而你對軟件又很感興趣，向廠商索取目前在用軟件的客戶姓名和電話號碼，至少要5家，你需要了解軟件的實際使用狀況。當(dāng)你和這些客戶交談時，向他們咨詢廠商沒有提供的其他客戶名單。

你的整個戰(zhàn)略計劃中還要包括激勵的措施，讓最終的使用者對準(zhǔn)備上線的系統(tǒng)感到興奮和期待。要事先了解哪些人對軟件還有抵觸情緒。在系統(tǒng)上線前開展培訓(xùn)計劃。

HR軟件：產(chǎn)品特性清單

如果你看中兩家以上的軟件產(chǎn)品，需要將軟件的特性一項一項進行對比時，你應(yīng)當(dāng)著重考慮兩個方面：要對哪些特性進行對比，這個特性對于企業(yè)的重要性如何。下面列出的是一些通用的特性，在比較軟件時經(jīng)常會用到。你可以根據(jù)企業(yè)的實際需求，決定每個特性的重要程度。

服務(wù)響應(yīng)時間（用戶要花多長時間才能接入系統(tǒng)，特別是訪問的高峰時段？）

搜索的范圍

報告和審計的功能

外網(wǎng)和局域網(wǎng)的兼容性

掃描和OCR功能

安全性和自助功能（員工是否可以在不妨礙系統(tǒng)安全的情況下自行更新系統(tǒng)？）

靈活性（系統(tǒng)可否在不同的環(huán)境——局域網(wǎng)或獨立運行？）

使用方便

從電話簿、網(wǎng)站和出版物中，你可以找到大量有關(guān)HR軟件的信息：

先進人事系統(tǒng)（www hrcensus com）：一個在線的黃頁，由廠商提供資料，介紹大部分類型的HR系統(tǒng)的客觀信息，這個網(wǎng)站一般會對來自1500家廠商的2500種軟件進行評測。

國際人力資源信息管理系統(tǒng)協(xié)會的電子雜志（www ihrim org/resources）：一年六期，為PDF格式，內(nèi)容包括對時下文章和書籍的評論，它主要面向企業(yè)的HR或IT方面的高層管理人員。雖然它主要是面對非常大的企業(yè)（年收入為10億美元或以上），小企業(yè)也通過研究大企業(yè)的做法，進行效仿，推行對本企業(yè)有利的制度。

人力資源管理協(xié)會(www shrm org)、世界薪酬協(xié)會(worldatwork.org)和hrVillage(www hrVillage com)：這三個網(wǎng)站包含大量有用信息，如案例分析、指導(dǎo)、白皮書和有關(guān)廠商的資料。

勞工在線(www workforceonline com)：盡管這個網(wǎng)站上的HRIS信息是廠商提供的，它的內(nèi)容很全面，界面也設(shè)計得很吸引人，將信息分門別類，包括數(shù)據(jù)庫兼容、目前的客戶群和價格范圍。每個列項都能直接鏈接到廠商的網(wǎng)站。