隨著時代的發(fā)展，新的形勢要求企業(yè)經(jīng)營管理工作必須制度化、規(guī)范化、法制化，客觀上對企業(yè)秘書的工作提出了更高的要求。要做好新形勢下的企業(yè)秘書工作，就必須緊跟時代步伐，掌握科學(xué)的方法，并不斷地完善自我。

7.商務(wù)秘書應(yīng)具備哪些能力

能力，是人們從事一定活動的技能和本領(lǐng)。不同的職業(yè)對人們能力的要求是不同的。商務(wù)秘書是在市場經(jīng)濟條件下興起的一種社會職業(yè)，以投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者為服務(wù)對象，主要從事行政辦公事務(wù)性工作和決策輔助性工作。商務(wù)秘書應(yīng)具備以下幾種能力。

（1）表達(dá)能力

表達(dá)能力有兩種：一是文字表達(dá)能力；二是口頭表達(dá)能力。

文字表達(dá)能力即運用文字書面形式反映客觀情況、傳遞信息、表達(dá)思想的能力。商?秘書常常需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定措施、編制計劃，撰寫各種報告，供企業(yè)決策時參考，因此書面表達(dá)能力是商務(wù)秘書的基本功。商務(wù)秘書要有深厚的文字修養(yǎng)，因為他的工作不僅要對材料進行綜合分析，更主要的是對領(lǐng)導(dǎo)者的工作思路要進行演繹或歸納，將領(lǐng)導(dǎo)確定的原則具體化，將零散的思維條理化，將未成型的意圖清晰化。所有這些都要靠規(guī)范、準(zhǔn)確、精練的文字予以表達(dá)。

口頭表達(dá)能力，就是運用口頭語言交流思想、傳達(dá)信息的能力。它較書面表達(dá)使用頻率更高，使用范圍更廣。秘書的口才，直接影響著他參謀和助手效能的發(fā)揮?！罢f”的過程?一方面是表達(dá)自己的理解和?解，另一方面也能跟領(lǐng)導(dǎo)、群眾溝通。能說會道的商務(wù)秘書總是受人歡迎的，能說不只是一種修養(yǎng)，也是一種才能的顯露。

（2）學(xué)習(xí)閱讀能力

學(xué)習(xí)閱讀能力，就是指感知書面信息知識的能力。社會的發(fā)展進入了信息時代，今天的領(lǐng)導(dǎo)和管理者比任何時候都需要迅速地獲得有用的信息，以應(yīng)付日益復(fù)雜和多變的環(huán)境。閱讀文件，翻閱資料及業(yè)務(wù)書刊，是商務(wù)秘書收集信息的主要手段。對于商務(wù)秘書來說，閱讀不但要迅速而且要準(zhǔn)確，準(zhǔn)確地領(lǐng)會文章的中心意思及準(zhǔn)確地判斷信息是否有用。日本經(jīng)營學(xué)專家、日本系統(tǒng)研究中心總經(jīng)理片方善治說：“在入信息革命的今天，能否及早獲得較多的信息，已成為事業(yè)成敗的關(guān)鍵。而利用信息的關(guān)鍵不在于收集，而在于選擇?！边@就對商務(wù)秘書的閱讀能力提出了更高的要求。

（3）社交能力

主要指與社會正常交往的能力。美國實業(yè)家，石油大王D·洛克菲勒“會付更多的薪水給擅長待人，而非擅長處理事務(wù)的人。”在這一點上，他與曾經(jīng)的美國總統(tǒng)西奧多·羅斯福的觀點不謀而合：“成功的第一要素是懂得如何搞好人際關(guān)系?！鄙虅?wù)秘書應(yīng)具備一定的社交能力，懂得多種場合的禮儀、程序，善于待人接物，善于運用交際手段和藝術(shù)，妥善處理交際中的矛?和沖突。

商務(wù)秘書具有廣泛的社交能力，做到既輕松愉快地完成工作，又能與外界保持良好的關(guān)系，是獲得事業(yè)成功的重要條件。美國麥凱信封公司董事長麥凱告訴我們：“走出辦公室，廣結(jié)善緣，盡量推銷自己，做一個消息靈通人士……都是建立人際關(guān)系的好方法。在工作世界里，人際關(guān)系經(jīng)常是決定成敗的關(guān)鍵?！?/p>

（4）判斷能力

美國人才代征聘專家皮貝克說：“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠(yuǎn)無法取代的?！睘榱藢崿F(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指示，商務(wù)秘書必須正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。?論是日常的還是突然而來的工?，商務(wù)秘書都必須從各個角度對問題進行思考和分析，盡快地作出判斷，準(zhǔn)確無誤地應(yīng)付，當(dāng)機立斷地去做，才不致出現(xiàn)失誤或漏洞。

美國企業(yè)界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁艾科卡說過：“如果你已經(jīng)有了95%的資料，但想再取得其余的5%，卻還得花費六個月。到了那時，市場行情已經(jīng)變了，你的資料也過時了。生活的全部要點就是：選擇時機?！笨梢娫谌缃竦摹吧虘?zhàn)”中，商務(wù)秘書成熟敏捷的判斷力更為重要。

（5）掌握外語的能力

隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴大，越來越多的管理者?到國外進行投資、經(jīng)濟管理或??國際貿(mào)易交際、商務(wù)談判、簽訂合同等，這就要求商務(wù)秘書要具備一定的外語能力。現(xiàn)在即使是沒有涉外經(jīng)營業(yè)務(wù)的企業(yè)，也要求商務(wù)秘書人員掌握1至2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會話、寫作的能力。

（6）計算機操作能力

美國在線公司總裁史蒂夫·凱斯說：“當(dāng)多數(shù)人上網(wǎng)時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權(quán)。他們隨時都能獲得有關(guān)他們關(guān)心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息?！鄙虅?wù)秘書需要閱讀、收集大量信息，或進行日常事務(wù)處理，或進行復(fù)雜的計算，都離不開計算機。利用網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀，節(jié)約人力和時間。隨著電子商務(wù)的興起和發(fā)展，不斷提高計算機操作能力對商務(wù)秘書而言是大勢所趨。

（7）創(chuàng)新能力

創(chuàng)新能力是21世紀(jì)檢驗各類人才素質(zhì)高低的一個重要尺度。商務(wù)秘書的創(chuàng)新能力，是指創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供最佳服務(wù)的能力。商務(wù)秘書能否發(fā)揮參謀作用，很大程度上取決于其創(chuàng)新能力的強弱。美國學(xué)者、管理專家加里·哈梅爾曾說：“嶄新的思想是為公司也為自己創(chuàng)造財富的唯一途徑?！睕]有創(chuàng)新的意識，沒有創(chuàng)新的?維，沒有創(chuàng)新的膽略，是不可能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的參謀建議的。

（8）運用WTO規(guī)則的能力

WTO的核心是一整套進行國際經(jīng)濟貿(mào)易往來的游戲規(guī)則體系，是一種崇尚公平、開放、規(guī)范競爭的規(guī)則網(wǎng)絡(luò)。中國加入WTO后，如何適應(yīng)新的游戲規(guī)則下的競爭，并運用這些規(guī)則參與競爭，是必須首先解決的關(guān)鍵問題。中國企業(yè)在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地說：“入世后我們最大的風(fēng)險不是開放，而是不熟悉規(guī)則”。作為商務(wù)秘書，應(yīng)清晰地了解加入WTO對本企業(yè)到底面臨哪些機遇和挑戰(zhàn)，甚至能游刃有余地運用WTO規(guī)則。在盡可能短的?間內(nèi)提高自身熟悉規(guī)則、運用規(guī)?的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。

要做一個合格的現(xiàn)代商務(wù)秘書，擁有多方位的能力是很重要的。一個優(yōu)秀的秘書必須具有果斷辦事的本領(lǐng)，兵來將擋，水來土掩，擁有該出手時就出手的魄力。同時，他們懂得如何去努力尋找和挖掘機遇，并迅速果斷地做出決定，最終取得令人羨慕的成果。