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現(xiàn)代秘書工作離不開電話，電話作為聯(lián)系、溝通和表達感情的交際工具，已被人們普遍使用。正確地使用電話并掌握電話禮儀，將有助于與交往對象保持有效的聯(lián)系。普普通通的接打電話，實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。

2.秘書到達辦公室后的日常整理工作

在一般情況下，秘書至少要比領導提前15分鐘到達辦公室。提前到辦公室，主要是為領導整理辦公室，為領導辦公做好準備工作。如果你每天在正式上班前有15分鐘左右以上的富余時間，那么，你的精神就會非常放松，心情舒暢。

秘書到達辦公室后的第一件事，就是對著鏡子迅速檢查自己的儀容儀表，如看一下頭發(fā)是否亂了，腳上的鞋子是否臟了等。在整理完領導的辦公室之后，如果時間還有富余，可以松弛一下自己的心情，坐在辦公桌前喝點咖啡或茶，順便上網(wǎng)瀏覽一下新聞或看看報紙。除了時政要聞，秘書要多關心本行業(yè)的新聞。如果發(fā)現(xiàn)有領導感興趣的報道，就下載打印或復印出來，待領導上班后拿給領導看。對于現(xiàn)代企業(yè)領導人來說，在開始繁忙的一天工作之前，了解當天行業(yè)內(nèi)外的有關信息是非常重要的。

瀏覽完報紙和網(wǎng)上新聞之后，檢查一下有沒有昨天自己下班后送來的文件，再在頭腦中確認領導今天的日程安排等。

不管是自己的辦公桌還是領導的辦公桌，如果辦公桌上雜亂無章，不僅影響工作效率，而且在工作上容易出差錯，所以，秘書在平時就要注意整潔，盡量讓桌上放的東西有固定的位置，平時不用的東西一般不擺在桌面上，各個抽屜放什么東西應有個大致的歸類，并養(yǎng)成每天下班之前收拾好辦公桌的習慣。特別是要注意對領導的辦公桌進行整理，防止泄漏機密。這些事看起來小，實際事關重大。

當然，秘書的日常整理工作還包括以下許多細小的部分。

①打開空調(diào)，調(diào)節(jié)溫度，并注意換氣。

②擦拭寫字臺、衣帽架等家具上面的灰塵。

③給領導削好鉛筆，補充好辦公用品，如別針、夾子等。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規(guī)整，應該把它們碼放好，并擺放在朝手這邊，以提高工作效率。

④定期給辦公室的花卉澆水。如果擺放的是鮮花，到一定的時候要請花木公司的人來更換。

⑤領導進辦公室后，應根據(jù)領導的習慣或愛好，給領導沏茶或泡咖啡。

⑥把當天早晨收到的報紙雜志和自己收集打印的要聞送交領導。如果上面有與本公司或本行業(yè)有關的重要信息，應用紅筆在標題下劃上波浪線，以提請領導注意。

⑦確認紙簍里沒有剩余的垃圾。

⑧確認鐘表和日歷是否指示正確。