值得秘書特別注意的是，只要是新發(fā)生的帶有重要動向性、導向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題，就應該及時采報。要防止把按需要采報歪曲成為“按胃口喂報”。

12.秘書如何做好信訪批示件的辦理工作

協(xié)助領導做好信訪件辦理工作，是機關秘書發(fā)揮助手作用、服務領導的一項重要工作，是黨政機關一項必不可少的事務性工作。信訪批示件，從廣義上講，是領導對信訪問題、信訪工作的批示，批示的對象主要包括：有關部門報送的信訪信息,信訪工作總結、匯報、通報，上級有關部門轉辦的信訪件，直接來自群眾的信件、電話及來訪記錄，等等。從狹義上講，主要指對群眾信訪件的批示，包括對直接的來電來信來訪和上級部門轉辦的信訪件的批示。

辦理工作主要可分為以下四個階段。

（1）信訪件呈送領導批示前的準備階段

①接收登記。信訪件接收的主要形式有：來電來訪記錄、來信簽收、上級轉辦信訪件的簽收、網(wǎng)上信件查收等。接收時要做好信訪件編號、來信人姓名、通訊地址或聯(lián)系電話、反映事項等有關情況的登記工作。

②內容摘要。指對信訪件主要內容進行概括，形成簡短的一小段話，以節(jié)省領導閱批信訪件的時間，便于領導有針對性地作出批示。

③建議批示內容。根據(jù)“屬地管理、分級負責”和“誰主管、誰負責”的信訪工作原則，信訪件的轉辦是有規(guī)律可遵循的，即可以就信件來源?行政歸屬地）及其反映內容，出批轉哪個單位辦理的建議。

（2）領導批示的轉辦督辦階段

①轉辦。信訪件及領導批示要及時交辦具體承辦單位或承辦人。一般的信訪批示件在一日內交辦到位，緊急和重要的信訪批示要當即交辦。如果領導批示要求限時辦結的，交辦時要特別說明辦理的時限。

②催辦督辦。信訪批示件交辦后，要及時或定期催辦督辦，并做好記錄；對緊急和重要的信訪批示，要隨時檢查辦理進度，催促加快辦理，推動批示落實。

（3）信訪件辦理結果的反饋階段

①匯總辦理結果。為確保信訪件辦理有始有?、領導批示得到切實落實，要按期對領導批示信訪件的辦理結果進行收集、匯總，一般可以按月進行，并報作出批示的領導審閱；重要的信訪批示件辦理結果要單獨報領導閱示。

②答復解釋。秘書在處理信訪批示時，會經常接到信訪人的電話或直接來訪問詢，要根據(jù)有關規(guī)定，做好答復解釋工作。

（4）信訪批示件的整理分析階段

①整理歸檔。按期對信訪批示件及辦理結果匯總情況進行整理，一般一月整理一次，年終進行歸檔。

②分析統(tǒng)計。對一個階段信訪件所反映內容進行歸納統(tǒng)計，分析當前社會上反映強烈的矛盾、問題產生的原因，研究解決、消除這些矛盾?問題的對策，供領導決策和有關部門在工作中參考。

辦理信訪批示件應注意以下問題。

（1）擺正位置

秘書在辦理信訪批示時，要在自身職責范圍內辦理，既不能越位，也不能推脫。如在接電接訪時，不要說過頭話、做過頭事，防止問題、矛盾的擴大、激化；在轉辦信訪件時，不能打著領導的旗號，對承辦單位隨意加壓或發(fā)號施令；同時，在職責范圍內可以給予信訪人解決和答復的問題，要積極予以解決、答復，不能推諉或置之不理。

（2）及時高效

信訪件是群眾在生產生活中遇到問題、困難和矛盾時的請求和呼聲。盡快?理信訪批示件，能及時化解矛盾、處理問題、解決糾紛，這也是政府與群眾之間建立信任關系的有效方式，是樹立政府及領導良好形象的重要途徑。

（3）嚴格保密

保密是辦理信訪批示件的根本要求。信訪批示中，很大一部分是針對重要問題、矛盾問題的批示，有的關系到個人的名譽、利益或人身安全，有的涉及一部分群體的利益甚至社會的穩(wěn)定，因此，必須嚴格做好保密工作。保密的要求體現(xiàn)在辦理工作的每一個環(huán)節(jié)。如信訪件的接收階段，要保證信訪內容不泄露，就不能隨意由他人代收，更不得將信件丟失被他?撿拾；轉辦階段，要確保信訪件?領導批示在復印、交辦過程中的機密性，防止與交辦工作無關的人看到有關內容，等等?？梢哉f，辦理信訪批示件的人，必須每時每刻都保持高度的政治敏銳性，嚴格遵守有關保密規(guī)定，既要慎言、慎行，又要無私、無欲，對與辦理工作無關的任何人，都不能隨意透露。

（4）耐心細致

耐心細致是辦理信訪批示件的一個重要要求。只有耐心細致，才能保證辦理工作不出差錯，才能使每一封信訪件都得到及時高效辦理。信訪件辦理是一項長年累月的工作，做這項工作的人必須耐得住寂寞，不求名利；此外，還要全心全意為群眾著想，這樣，才能耐心閱讀每一封來信，細心處理每一份批示。每一封信訪件在送交領導閱批前，都要認真登記、摘要；在交辦過程中，都要仔細檢查，防止出現(xiàn)頁碼不全、漏轉或錯轉等錯誤；收到辦理結果反饋時，要認真檢查是否按領導批示進行了落實，是否解決了信訪人的困難、問題。辦理信訪批示的人，在接待查詢辦理結果的信訪人時，對在規(guī)定范圍內可以給予答復的問題，要認真準確地予以答復；當時不能答復的，要耐心進行解釋，積極做好疏導工作。