■

信訪批示件的辦理是一項自上而下的系統(tǒng)工作，幾乎涉及黨政機關(guān)所有部門。秘書辦理領(lǐng)導(dǎo)批示信訪件要有一套完備、規(guī)范的辦理制度，包括信訪件辦理的方法、程序、時限，信訪件辦理的保密規(guī)定等。

13.秘書做發(fā)文處理有哪些規(guī)則

發(fā)文處理是機關(guān)秘書工作的重要職責(zé)。它包括文件擬制、審核、簽發(fā)、繕印、校印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等多個環(huán)節(jié)，其中有四個環(huán)節(jié)尤為重要。

（1）必須嚴(yán)明行文規(guī)則

行文主要包括下行文、上行文和平行文三種。下行文是指上級機關(guān)給所屬下級機關(guān)行文，上級機關(guān)的職能部門給下級機關(guān)的相關(guān)部門行文。下行文常用的有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、批復(fù)、命令（令）、條例、規(guī)定、方案、細則等；上行文是指下級機關(guān)向有隸屬關(guān)系的直接上級機關(guān)行文和下級機關(guān)部門向上級機關(guān)相關(guān)部門行文。上行文常用的有請示、報告。平行文是指同級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)之間的行文。平行文主要是函。黨委機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府部門可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文，政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

（2）必須規(guī)范標(biāo)題制作

標(biāo)題是公文的“眼睛”。在制作標(biāo)題時，除選準(zhǔn)文?外，還要注意以下幾點。一是事由要準(zhǔn)確。即公文的主要內(nèi)容要準(zhǔn)確，不可隨意省略、不可簡而不明、不可錯用詞語。二是形式要規(guī)范。不可出現(xiàn)如搭配不當(dāng)、語序不當(dāng)、成分殘缺、成分多余等毛病。介詞“關(guān)于”在標(biāo)題中不可濫用。要慎用標(biāo)點符號。三是標(biāo)題要完整。黨的機關(guān)公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成；國家行政機關(guān)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文文種，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。

（3）必須嚴(yán)格校核內(nèi)容

公文校核應(yīng)把重點放在“七個檢查”上。

①檢查公文申報是否要件齊全。一要有正式?公文代擬稿；二要有相關(guān)的政策文件、上級規(guī)定、領(lǐng)導(dǎo)批示、會議紀(jì)要等附件，要有承辦單位主要負責(zé)人發(fā)文簽字。

②檢查公文下發(fā)是否確有必要。只有當(dāng)一份公文為解決問題所必須，或能產(chǎn)生比面談、電話、會議、現(xiàn)場辦公等方式更好的效果時，才有形成并下發(fā)的必要。

③檢查公文內(nèi)容是否符合要求。一是要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律法規(guī)；二是要符合上級機關(guān)的指示精神；三是要同現(xiàn)行有關(guān)文件合理銜接，不能相互矛盾；四是要完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖；五是要全面準(zhǔn)確地反映客觀實際情況；六是提出的措施和辦法要切實?行。

④檢查公文語言是否準(zhǔn)確簡練。一要準(zhǔn)確，即從內(nèi)容到形式都要準(zhǔn)確無誤；二要莊重，即從字詞的選擇到句式的修辭，都要體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性；三要簡明，即用語清楚明了、簡潔精煉；四要規(guī)范，即文中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文以及結(jié)構(gòu)層次、國家法定計量單位等的表述都要符合規(guī)范。

⑤檢查公文文種是否使用恰當(dāng)。一是文種不可錯用；二是不可并用；三是不可自造文種。

⑥檢查公文格式是否規(guī)范。公文格式分為文本格式、用紙格式、排印格式和裝訂格式，公文校核時，必須認(rèn)真仔細，不出差錯。

⑦檢查公?復(fù)核是否及時到位。復(fù)核的重點是檢查審批簽發(fā)手續(xù)是否完備、公文管理信息是否準(zhǔn)確、附件材料是否齊全、格式是否統(tǒng)一規(guī)范等。

（4）必須遵守公文印制規(guī)定

黨政軍機關(guān)公文的印制都有具體的規(guī)定，必須按照其有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。

■

發(fā)文處理是一項極其重要的事情，從內(nèi)容到形式都要保證準(zhǔn)確無誤，機關(guān)秘書在工作過程中應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真。