嫻熟的辦公技能會迅速地提升一個人的重要性，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)對你刮目相看，能夠讓同事對你另眼相待，同樣也能夠使你的成就感得到提升。?備良好嫻熟的辦公操作技能，將會使你的秘書生涯得心應(yīng)手。

1.秘書應(yīng)嚴(yán)格遵守公文處理的原則及基本要求

公文處理應(yīng)遵循以下原則。

（1）實事求是的原則

公文處理工作必須要發(fā)揚深入實際、調(diào)查研究、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，因為公文的出發(fā)點和最后的目的就是要解決實際的問題，它是公務(wù)活動面對實際問題必須借助的方法、工具之一。

同時，公文處理的實踐者要能對搜集上來的各種情況和材料的性質(zhì)、真?zhèn)?、是非、可行性做出?zhǔn)確的分析判斷推理，運用科學(xué)的方法論從客觀事實中得出正確的結(jié)論，能夠發(fā)現(xiàn)問題?提出問題，分析問題，最終還是要落在能有效地解決問題。所以在公文處理實踐中，最重要的是要能指出解決問題的具體方法、手段、途徑、措施。

（2）精簡的原則

精簡是使公文處理活動能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證。

首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結(jié)構(gòu)、種類都要力求簡化。其次，公文運轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán)節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯的機(jī)會，最終實現(xiàn)逐步簡化過程。再次，公文處理的實踐者必須從觀念上樹立起精簡的意識，認(rèn)識到簡便易行的程序、責(zé)任到人的工作安排、規(guī)范功用強的方法和工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。

（3）高效的原則

效率和質(zhì)量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節(jié)奏、高時效，更取決于公文處理的高質(zhì)量，只有將每項工作、每個環(huán)節(jié)都做到準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、周到，使公文處理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質(zhì)完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實現(xiàn)。

同時，公文處理應(yīng)具有以下基本要求。

（1）及時

及時就是要求在公文處理活動中，確立高度的時間觀念，珍惜時間，注重時效。公務(wù)活動是具有時間要求的，公文作為公務(wù)活動的工具必須抓住時機(jī)，維護(hù)其時效，使各項工作能迅速有效地處理。

在公文處理活動中維護(hù)了時效性，也就提高了組織時間的利用價值，從而體現(xiàn)了“時間就是金錢，效益就是生命”的現(xiàn)代管理思想。“及時”的要求既是由公文處理的內(nèi)在規(guī)律所決定的，也是客觀實踐所要求的。

（2）準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是公文處理工作的基本前提和起碼要求。沒有準(zhǔn)確就沒有及時、安全和高效。要做到準(zhǔn)確，就需遵循統(tǒng)一的公文處理制度，落實崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，建立健全激勵和競爭機(jī)制，提高實踐者的素質(zhì)?

（3）安全

公文處理的保密工作是指在公文處理活動中，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的保密規(guī)定，運用各種制度和手段，確保公文處理活動中涉及的國家秘密被限于一定時期和一定范圍內(nèi)的人員知悉，使之不失密、不泄密、不被竊密。