編排資料是一件繁瑣而又十分重要的工作，秘書在編排資料時一定要規(guī)范、細致，只有把編排工作做好，以后查閱和使用起來，才能方便和?心應手。

4.秘書做文件校核工作有哪些程序

文件校核工作具有內(nèi)在的規(guī)則性。在文件校核工作的實踐中，此種規(guī)則性經(jīng)過提煉、歸納，逐步形成為程序。文件校核工作程序，就是從事文件校核這項工作所必須依循的規(guī)程和次序。大致可歸納為以下八個環(huán)節(jié)。

（1）接收文件

這是整個文件校核工作的起始點，大體包括以下四項工作內(nèi)容；一是簽收；二是核對；三是編號；四是登記。

（2）初步校核

一般采取個體初校與群體初校兩種形式。較為簡單、字數(shù)不多的文件，通常選擇個體初校形式，由文件主校人自行初校即可；而事關全局的重大方針政策性文件，則大多數(shù)選擇群體初校形式，由文件主校人把文件復制后分送眾人共同進行初校。文件初校環(huán)節(jié)有三：一是對文件發(fā)布形式進行初校；二是對文件中的政策規(guī)定進行初校；三是對文件的文字和格式進行初校。

（3）意見匯總

意見匯總就是集思廣益。意見匯總環(huán)節(jié)，同樣是處理初校意見的環(huán)節(jié)。就作為初校對象的文件來說，初校后肯定會出現(xiàn)行或不行兩種意見。對經(jīng)過初步校核、認為可行的文件稿，文件主校人匯總出一個綜合修改稿，在報經(jīng)部門負責人審核同意后轉(zhuǎn)入下一工作環(huán)節(jié)。

（4）送印清樣

初校匯總后的文件綜合修改稿，大多比較雜亂，許多地方涂改增刪，待文件清樣印出后再予報批或送往有關部門征求意見。送印清樣這一環(huán)節(jié)要做好以下四項工作：一是送印清樣前要將文件綜合修改稿報請部門負責同志審定，不論文內(nèi)改動多少，均應履行這一審批手續(xù)；二是要注明所需清樣份數(shù)和限定退回時間；三是要進行登記。送印清樣屬于文件的移交，為了明確責任，一定要在送印時進行登記；四是要裝信封或文件袋密封后送出文件印制部門。

（5）征求意見

這是協(xié)調(diào)中經(jīng)常采用的一種形式，即就文件內(nèi)容所涉及的工作征求有關主管業(yè)務部?的意見。在黨政領導機關發(fā)布的文件中，常常有些事項涉及主管業(yè)務部門的工作。對此，在文件校核過程中，要征求各有關主管業(yè)務部門的意見。

（6）綜合意見

征求意見后、就要對各方意見進行梳理、篩選和綜合工作。綜合意見是在對文件稿征求意見后進行的，是非常重要的一個環(huán)節(jié)。實際上，綜合絕非一件簡單地把各方意見糅在一起的易事。要分析，要研究，要經(jīng)過一個理性的認識過程。只有這樣，才能真正把各部門的一些好的意見綜合起來，以達到完善決策的目的。

（7）送審簽發(fā)

送審，即把文件校核稿送請部門負責人審閱?稿。簽發(fā)，即指領導人對文件予以簽批發(fā)出。送審簽發(fā)是文件校核工作必須履行的手續(xù)。文件校核稿的送審簽發(fā)是一個環(huán)節(jié)的兩個重要方面，兩者緊密相連，互有交叉，不可分割。很難說領導簽發(fā)文稿時沒有審定的成分在內(nèi)，實際上簽發(fā)也是一種審定。送審簽發(fā)這一環(huán)節(jié)非常重要。

（8）送文注發(fā)

送文注發(fā)就是把經(jīng)領導人簽發(fā)的文件稿送文件批抄部門注發(fā)。文件的注發(fā)工作具體由文件批抄部門負責。因此，校核并經(jīng)領導人簽發(fā)后的文件稿，在辦理文件移交手續(xù)后要轉(zhuǎn)至文件批抄部門，由其具體辦理文件的注發(fā)事項。送文注發(fā)是文件校核工作的最后一個環(huán)節(jié)，要做好以下四項工作：一是要把領導人的審批情況及批示意見詳細地進行登記；二是進行送出前的最后一道檢查，從文字到格式對文件稿再認真細致地檢查一遍，然后再看看所有的文件是否完整；三是把文件的原件、文件的簽批件和文件報批請示一并移交文件批抄部門，由其在文件校核登記本上予以簽字接收；四是銷號。文件送出后，表明該文件在校核工作階段的運行已告結(jié)束，在登記本上應注明“已辦”的字樣。一俟文件正式下發(fā)，只需在登記本上注明文件編號即可。