需要注意的是，文件校核工作程序是死的，而文件校核工作中的情況是復雜多變的。以上文件校核工作程序中的八個環(huán)節(jié)，是從一般意義上?結(jié)出來的。在文件校核的實際工作中，允許根據(jù)情況作變通處理。

5.秘書應如何使用電子郵件

秘書在日常工作中經(jīng)常要接收或發(fā)送電子郵件。電子郵件作為一種新的交流方式，既簡潔明了又充滿個性，而且成本費用低廉。那么，秘書在使用電子郵件時，應注意哪些方面呢？

（1）稱謂得體

電子郵件的內(nèi)容、格式與傳統(tǒng)書信一樣，稱呼、敬語不可少。正文的第一句應寫上收件人的尊姓大名，并使用得體的稱呼。如“先生”、“小姐”、“領(lǐng)導”或“局長”等。

（2）知禮行禮

與他人進行電子郵件往來要講究“網(wǎng)德”，非禮勿行，不要發(fā)出輕狂、污穢、放肆之言。

（3）注意病毒掃描

發(fā)信前要對系統(tǒng)進行病毒掃描，以免不小心把病毒帶給對方。特別當使用者從其他系統(tǒng)接收或下載文檔時，要防止病毒的擴散。

（4）小心過濾

轉(zhuǎn)寄不確定的信給他人時要小心過濾。對來歷不明的信件要謹慎處理，若不確定最好刪除，因為轉(zhuǎn)發(fā)垃圾郵件是不道德的。

（5）尊重通信權(quán)利

未經(jīng)許可，任何人無權(quán)隱匿、毀棄或擅自打開他人的電子郵件，這是通信自由的基本規(guī)范。

（6）注重保密

多址同步傳遞時，應依秘密副件方式傳遞，這樣接信人只會看見信的內(nèi)容，而不知道其他收件人是誰。不要把私人事情存在硬盤儲存空間中，不要把不愿公之于世的事情寫在電子郵件中，也不要把不適合公開的任何事情發(fā)送出去或保留下來。

（7）及時回復

收到要求回復的電子郵件，要及時給予答復；如實在來不及作詳細回復，也應先回信告訴對方已收到來信；如回復某人來信，可摘錄部分來信原文，并答復對方提出的要求。