作為秘書(shū)，有一點(diǎn)是值得注意的：發(fā)電子郵件時(shí)一定要慎重，要小心寫(xiě)在E-mail里的每一個(gè)字、每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在的法律規(guī)定，E-mail也?以作為法律證據(jù)，是合法的。

6.秘書(shū)需掌握的電腦知識(shí)

對(duì)于現(xiàn)代秘書(shū)來(lái)說(shuō)，電腦是其日常工作中必備的辦公工具之一。所以，掌握必要的電腦知識(shí)同樣也是秘書(shū)必須掌握的一項(xiàng)基本技能。

通常，秘書(shū)在使用電腦時(shí)，對(duì)一些慣性的錯(cuò)誤操作都抱著很隨意的態(tài)度，認(rèn)為對(duì)電腦沒(méi)有什么影響。其實(shí)，使用的方法不正確，會(huì)加快硬件的損壞速度。如果能參照下面介紹的方法正確使用電腦，可以在一定程度上延長(zhǎng)電腦各個(gè)硬件的工作壽命。

（1）正確開(kāi)關(guān)機(jī)

使用電腦第一個(gè)要注意的就是正確的開(kāi)機(jī)順序，應(yīng)該先打開(kāi)外設(shè)（如顯示器?音箱、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備）的電源，然后再接通主機(jī)電源。而關(guān)機(jī)順序則剛好相反，因?yàn)樵谥鳈C(jī)通電的情況下，關(guān)閉外設(shè)電源的瞬間，會(huì)對(duì)電源產(chǎn)生很大的電流沖擊，所以應(yīng)該先使用正確的方法關(guān)閉主機(jī)電源，然后再關(guān)閉外設(shè)電源，這樣可以減少對(duì)硬件的傷害。而電腦在進(jìn)行讀寫(xiě)操作時(shí)，更不能切斷電源，以免對(duì)硬盤(pán)造成損傷。

另外，關(guān)機(jī)后也不能馬上開(kāi)機(jī)。關(guān)機(jī)后，距離下一次開(kāi)機(jī)的時(shí)間，至少要間隔10秒鐘。如果在關(guān)機(jī)后一段時(shí)間內(nèi)頻繁地做開(kāi)機(jī)關(guān)機(jī)的動(dòng)作，會(huì)對(duì)電腦硬件造成很大的電流沖擊，尤其是硬盤(pán)。

（2）良好的供電

電腦一定要有良好的供電，應(yīng)該確保交流電電壓在220V±10%的正常范圍內(nèi)，如果本地的供電電壓不穩(wěn)定，則需要使用穩(wěn)壓器。

在條件允許的情況下，還應(yīng)該為電腦配置UPS（不間斷電源），讓電腦在斷電后能繼續(xù)運(yùn)行一段時(shí)間，以保存自己未完成的工作再正常關(guān)閉電腦，并保證各個(gè)硬件在突然斷電時(shí)不會(huì)受到電流沖擊而損壞。

（3）恰當(dāng)?shù)氖褂脮r(shí)間

電腦如果長(zhǎng)時(shí)間不通電使用，會(huì)由于吸附灰塵多的原因而發(fā)生短路現(xiàn)象，而使硬件不能正常工作或損壞。在較為潮濕的天氣，更有可能發(fā)生這種情況，因此，最好每天都能使用電腦或者讓電腦通電一段?間。

（4）防靜電破壞硬件

在與電腦硬件接觸前，應(yīng)先釋放自身的靜電。電腦在工作時(shí)，機(jī)箱、顯示器等設(shè)備都會(huì)釋放出大量的靜電，而人體內(nèi)也帶有大量的靜電，如果與硬件接觸，就可能造成硬件芯片內(nèi)部被擊穿而損壞。如果手比較濕潤(rùn)帶有水分，千萬(wàn)不可接觸硬件，因?yàn)檫@樣損壞硬件的可能性會(huì)更大。

（5）電腦的擺放

電腦置放的地點(diǎn)將會(huì)影響內(nèi)部硬件的壽命以及使用效果，因此一定要選擇不受陽(yáng)光曝曬、干燥通風(fēng)、不易沾染塵埃的位置；置放的桌面要穩(wěn)定；最好不要擺放在使用地毯或是木質(zhì)地板的房間里，這樣會(huì)應(yīng)電腦硬件溜產(chǎn)生靜電不易導(dǎo)出，而存在不安全的因素。

（6）文件的備份

時(shí)刻備份重要數(shù)據(jù)（最好備份到軟盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、刻錄到光盤(pán)，不宜只備份到其他分區(qū)），并且備份數(shù)據(jù)后要確認(rèn)備份的數(shù)據(jù)是否完整；USB設(shè)備安全刪除后再拔，其他設(shè)備不可帶電插拔。

為了避免資料遺失，重要資料最好要備份于三個(gè)地方，同時(shí)為了避免資料遭人竊取、偷看，最好還要使用安全密碼或者是加密軟件。

（7）防止電腦病毒的入侵

電腦病毒發(fā)作所造成的破壞程度參差不同，其影響可小至僅僅對(duì)屏幕的顯示造成干擾，但也可大至電腦儲(chǔ)存的珍貴?料受到破壞。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和電子商務(wù)的使用日益普及，電腦病毒的威脅實(shí)在不容忽視。所以，要做到以下幾點(diǎn)：

①?lài)?yán)格禁止來(lái)路不明的媒介進(jìn)入機(jī)器，可以說(shuō)盜版光盤(pán)的使用為病毒的流行起了推波助瀾的作用。

②使用合法軟件。

③傳遞數(shù)據(jù)時(shí)盡量先查毒一遍。

④接著使用別人使用過(guò)的電腦之前，要先將電腦電源完全關(guān)閉后再重新啟動(dòng)，以避免電腦病毒暫存于內(nèi)存中。

⑤安裝正版的殺毒軟件，要知道，如果連殺毒軟件的來(lái)源都無(wú)法保證，那根本就談不上防止病毒的入侵，同時(shí)，最好選擇帶有病毒防火墻的殺毒軟件，?前國(guó)內(nèi)發(fā)行的殺毒軟件很多都有這個(gè)功能，如瑞星、卡巴斯基、金山毒霸等，使用正版軟件不僅可以得到良好的售后服務(wù)，而且可以及時(shí)獲得最新的防病毒數(shù)據(jù)。

⑥當(dāng)遇到帶有附件的郵件時(shí)，如果附件為可執(zhí)行文件或word文檔時(shí)，不要選擇打開(kāi)，可以用兩種方法來(lái)檢測(cè)是否帶有病毒。一種方法是，利用殺毒軟件的郵件病毒監(jiān)視功能來(lái)過(guò)濾掉郵件中可能存在的病毒。另一種方法是，把附件先另存在硬盤(pán)上，然后利用殺毒軟件查毒。

⑦不要使用郵件軟件郵箱中的預(yù)覽功能。當(dāng)今，一些傳播與破壞力比較大的病毒，往往都是在郵件預(yù)覽時(shí)進(jìn)行感染的，并?需要打開(kāi)郵件。如果使用Outlook收發(fā)郵件，建議用戶(hù)關(guān)掉郵箱工具的預(yù)覽項(xiàng)，或者升級(jí)微軟的最新補(bǔ)丁，這樣可以預(yù)防Outlook接收郵件時(shí)受到感染。如果使用的是Foxmail，應(yīng)在當(dāng)前賬戶(hù)屬性中模塊項(xiàng)選擇純文本格式。

⑧經(jīng)常留意官方和殺毒軟件發(fā)行公司對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的公告，在不能夠確定機(jī)器是否對(duì)某種病毒確實(shí)有防御能力之前，不要做冒險(xiǎn)嘗試。