過濾員除了按照過濾問卷詢問外，還需要特別注意以下事項：

（1）從現在到開會期間，與會者行程變故的可能性大小。對于某些表示不確定因素較多的人要特別注明。

（2）與會者對交通線路、地址是否清楚，是會開車、騎車、乘出租車還是步行來。

（3）對于會議議題有什么特別不一樣的意見，顯示其不同于一般與會者的特點。

（4）再次確認郵件寄發(fā)地址、電話號碼，有時候可能要使用其他聯系方法，如手機或者使用Email發(fā)送邀請信。

（5）告知調查機構的聯系方式及聯系人。

書面邀請及確認以公司、研究所、課題組的正式名義發(fā)送書面邀請函。邀請函應指明本次座談會的目的，強調受邀對象的意見的重要性，會議時間、地點（一般應附地圖、停車位置）、特別注意事項（如系母子配對座談會，強調會有照顧孩子的專人），確定會議津貼。信末應附最方便的聯系方式與聯系人。邀請函應用單位抬頭信箋，并有正式的印信及項目負責人簽字。

在書面邀請發(fā)出后，計算一般郵件應該到達的時間稍后去電、發(fā)Email或其他有效方式確認其是否收到邀請函，并再一次詢問有沒有什么影響他出席會議的因素。

會前一天確認。正式開會前一天，應將與會者全部再確認一遍，確保第二天與會的人數不低于所需與會者人數的120%~130%。

如果在會議前一天遇到客觀變故，如天氣預報會下大雪、路段戒嚴或者其他可能影響開會的情況，則需要和與會者溝通，告知其任何可能的變動因素。如會議取消，也一定要專門致電或發(fā)Email，并對與會對象表示道歉。某些與會者可能需要特別接送，應再次落實地點、時間、接送方式。

會前確認。一般通知的開會時間會比實際的開會時間早半個小時左右，對陸續(xù)到來的與會者先請其登記（含姓名、單位、聯系方式及身份證號碼，對與會津貼發(fā)放稅務部門需要有含身份證號碼的發(fā)票收據），并在不是開會場所的另一房間就座。主持人、組織助理可以與這些與會者稍作溝通。對來得過早的與會者要準備一些閱讀資料，并有人負責接待。

主持人與組織助理及與會者事先有所溝通的價值在于，如果實際來到的人數超過了需要的量，可以選擇在相同與類似背景條件下較長于言談的人與會?？烧埬切┱絽⑴c的人先離開去開會的房間，對余下的與會者則應表示，“這次我們開會有兩個方式，一部分人開這個會，另一部分人則使用分別訪談或另開一會的方式”，不要使他們有被剔除的感覺。訪問完成后，應如數足額給付與會津貼。僅對遲到的與會者可以不再訪問或只給付部分承諾的津貼。表32列出了過濾過程的時間及候選與會人數控制。表32過濾過程的時間及候選與會人數控制

以在1個城市進行3組（8人/組）座談會為例初選過濾書面邀請并確認開會前開會時間4~5天1~2天2天2天1天候選人數20~30人/3組15~25人/3組14~16人/3組10~12人/3組8人/3組

與會者的人數界定似乎還沒有一個說明與會者人數的學術依據，但大部分有實踐經驗的人會傾向于8人/組，或者6~10人/組這樣一個選擇范圍。大部分調查公司所進行的市場研究座談會在6~10人/組?？紤]到每組中總有1~2人是不那么積極的冷面人物，事實上8~10個人是個不錯的安排。如果以每個座談會2小時來說，除去主持人所占用的時間，8人座談會中每個與會者所擁有的發(fā)表意見時間在15~20分鐘。如果與會者增至12人/組，則每個與會者所擁有的時間只有10分鐘左右，則作為一種具深度的定性研究方法，其實際效能就值得懷疑了。

但是與會者人數在6~10人之間并非一個成規(guī)，而需視研究項目需要之差異。如果是一個以新品測試為主的座談會，則12~15人/組都問題不大，因為整個座談會對于研究深度之需要并不突出。而如果是一個中學生的小圈子研究，其數量以合乎同一小圈子標準（如每周除上課外呆在一起的時間超過10小時）為依據，可能是2~3人，也可能是20~25人。家庭焦點團體座談也有同樣問題，依據家庭規(guī)模之大小，其與會者人數也會有很大的彈性。因此我們所講的6~10人/組或8人/組標準更主要的是針對常規(guī)的陌生人座談會而言的。較大型會議的問題是控制上的困難，比如有幾個人可能同時發(fā)言；有人與鄰近的人講悄悄話；記錄者不易記錄交錯發(fā)言者的意見。

某些時候，因為研究深度的特別需要，而會進行3~5人的“微型焦點團體座談會”，這類座談會中給予每個與會者的發(fā)言時間要多得多。它有利于每個與會者對每個問題都有清楚完整的表述。但較小型的座談會的互動氣氛一般不如規(guī)模稍大的座談會，而且極易為個別“專家型”與會者主導。

另外一些時候，多達30~50人的大會議也可以按焦點團體座談會的某些組織與主持方式來進行，它對會議的控制方式所導致的會議效果也會明顯不同于傳統(tǒng)的會議。

座談會的次數經驗規(guī)則指出，在3~5組座談會后，很少再能提供什么新的見解。這種經驗規(guī)則如果用在同質同構的地區(qū)所進行的多組座談會上可能是有效的。但是考慮以下因素就需要重新考慮這一見解的可靠性：1地區(qū)間居民的心理、行為、行動能力差異很大；2如果轉換一種構成結構組成與會者團體；3考慮遴選過程的缺陷導致的與會者構成的偏差；4有時候，我們對某一個地方、某一個群體、某一類產品消費、某一個社區(qū)的情況一無所知或所知甚少，我們先需要以任何標準開一些座談會來了解情況。

僅僅做一組座談會也能提供許多情況，它要比不作任何探查就決定要來得表面合理一些。也許我們首先要通過一些實驗性的座談會、專家訪問、個人深訪、二手資料檢索對于我們所面臨的問題區(qū)分出其地域、人群、層次、特性方面的差異。

原則上來說，一種產品在一個特定地區(qū)針對某個特定消費群體，3組座談會已相當充分；但如果它的目標消費群體分布在三個文化差異很大的地區(qū)，比如上海、廣州、北京，那么也許需要各2~3組；如果一個產品它本身就是一種大眾消費品，但如果我需要解決的是它的領先消費群體的消費決策方式，我只需要針對這個群體在一個特定地區(qū)做1~2組座談會，而如果我要了解的所有各個細分市場的不同群體的行為表現，我也許得在一個市場就要做7~8組座談會。有些單位做職員研究時，進行全員研究（尤其是較小的單位）；或者做大比率的抽樣產生與會者的座談會（20%~30%），座談會總數達到30~40個。條件變化決定了解這種條件變化的手段的數量。在很多項目中，實際上往往是費用有限而導致了在技術上可以做到的工作只能做到一部分。

會議時間的安排大部分焦點團體座談會的時間長度在15~2小時之間。通常而言，時間太短難以達到研究的深度；而時間太長，與會者會喪失耐心，而且一部分與會者會在后期流失。實際工作中，也有座談會長達25~3小時的，這需要在事前就跟與會者約定好。但是在多組座談會且客戶又期望了解的問題較多的情況下，往往第一組甚至第二組會成為時間調整及內容調整的試驗組。

通知座談會的時間應適當提前，考慮到某些地方的人有遲到習慣、交通因素、天氣因素、會前登記與最后過濾。如果是下午2：00開會，通知時間最適宜在1：30。

大部分情況下，座談會時間宜安排在周末，尤其是涉及私人事務的研究內容（如個人消費品、商業(yè)服務）；但如果涉及某些公共事務、政策話題，參加者又為單位工作人員，要談論的內容屬于其工作范圍內的，有些人會樂于在工作日開會；有些人在這兩個時間都不合適（如個體經營者），可以利用傍晚時間。

一般情況下，如果一個項目有多組座談會，適宜由一個主持人來負責，在一地的項目完成后再接續(xù)主持下面的項目。但在時間緊迫的情況下，可以由數位主持人同時主持。在此情況下，應將數位主持人先集中一地觀摩1~2組，進行充分討論交流后再行分頭主持。

在項目確定后，項目負責人應將整個工作進展的安排制成日程表，供客戶人員、資助機構及本單位或課題組的人員掌握。大部分市場調查項目的日程安排會比較緊湊。對時間安排出現的任何調整（如航班誤點、募集不力而導致與會人員不足、天氣原因導致不宜開會）等均應及時與客戶溝通。