四、信息化

信息化來源于計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)。它在企業(yè)管理中的應(yīng)用解決了決策與調(diào)度的高效化、溝通與控制的實(shí)時(shí)化、存儲與檢索的條理化等問題。

計(jì)算機(jī)技術(shù)有三大特點(diǎn)：高速運(yùn)算，海量存儲，刻板執(zhí)行或者說精確執(zhí)行。計(jì)算機(jī)不但在信息記錄與處理能力方面優(yōu)于人類，而且有一個(gè)刻板執(zhí)行的特點(diǎn)，人類因?yàn)橛^念、情感、疲勞、溝通衰減會大大降低信息的傳播準(zhǔn)確度，也會使執(zhí)行的準(zhǔn)確度、力度降低。

心理學(xué)上有一個(gè)試驗(yàn)，一句話由第1個(gè)人傳播到第10個(gè)人，原義或概念就會走樣，準(zhǔn)確率低于50%，原因是人類的表達(dá)與解讀會錯(cuò)位，兩個(gè)人概念系統(tǒng)、表述系統(tǒng)有差距，一個(gè)人理解的概念與表述的詞語是一樣，另一個(gè)人又是另一樣，所以造成傳播失誤。計(jì)算機(jī)就不存在此類問題，一個(gè)命令從一個(gè)計(jì)算機(jī)傳播到另一個(gè)計(jì)算機(jī)，依次傳送到一百個(gè)、一千個(gè)計(jì)算機(jī)上，命令都不會走樣，命令還是那個(gè)命令，所有接到命令的計(jì)算機(jī)會執(zhí)行同一動(dòng)作，比任何軍人都準(zhǔn)確。

現(xiàn)代通訊技術(shù)包含網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與衛(wèi)星通信技術(shù)。它實(shí)現(xiàn)了多點(diǎn)溝通與即時(shí)溝通。多點(diǎn)溝通是指我們可以同時(shí)調(diào)用任何地點(diǎn)的信息。即時(shí)溝通是指不管何時(shí)何地何人都可以與任何一個(gè)地點(diǎn)上的人溝通。公路、鐵路交通的監(jiān)控系統(tǒng)就是多點(diǎn)溝通的方式，ITERNET是多點(diǎn)與即時(shí)溝通的方式。

1.決策與調(diào)度的高效化

決策者往往會碰到這樣的決策困境，“要么干，要么不干，否則機(jī)會就過去了”。什么原因呢？大多數(shù)都是因?yàn)樾畔⒄莆詹蝗托畔w納分析太慢，決策者沒有看透事物的本質(zhì)，所以舉棋不定。一個(gè)正確的決策來源于決策者的觀念、邏輯分析能力、信息掌握數(shù)量、專業(yè)分析工具等4個(gè)方面素質(zhì)。決策者從觀念上來講一般都是先進(jìn)的、客觀的，從邏輯分析能力上來講思辨能力都很強(qiáng)。決策者有時(shí)患得患失、盲目冒進(jìn)，一是因?yàn)樾畔⒄莆詹蝗?，產(chǎn)生了盲人摸象的心理；二是信息掌握較全面，但是沒有快速加工成有用的決策依據(jù)，面對海量信息如墜云里霧里。因此決策者此時(shí)會產(chǎn)生一種哈姆雷特式的呻吟：“干，還是不干，這是一個(gè)問題。”

那么，怎樣把信息加工成有用的決策依據(jù)呢？

從哲學(xué)的角度講，事物的運(yùn)動(dòng)規(guī)律都可以用數(shù)學(xué)模型來表示，只是因?yàn)槿祟愓J(rèn)知不足，所以有些領(lǐng)域可以用數(shù)學(xué)模型來建立因果關(guān)系，有些領(lǐng)域還沒有建立起客觀、準(zhǔn)確的數(shù)學(xué)模型。但是即使有數(shù)學(xué)模型的經(jīng)濟(jì)規(guī)律，在處理大量信息時(shí)，人工計(jì)算量是很大的，有時(shí)得不到即時(shí)的結(jié)果，往往會錯(cuò)過機(jī)會。比如說，天氣預(yù)報(bào)，數(shù)學(xué)模型很早以前就建立了起來，但是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用之前，這些數(shù)學(xué)模型應(yīng)用得很少。為什么？因?yàn)楫?dāng)數(shù)學(xué)家們計(jì)算出結(jié)果后，時(shí)間可能已經(jīng)過三四天了，對于第二天的預(yù)報(bào)已經(jīng)沒有意義了，但是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用解決了這個(gè)問題。我們每天在新聞聯(lián)播后，看中央電視臺的天氣預(yù)報(bào)，云層的運(yùn)動(dòng)圖就是計(jì)算機(jī)模擬運(yùn)算的結(jié)果。所以計(jì)算機(jī)可以從龐雜無序的信息中，迅速提煉出決策依據(jù)的數(shù)據(jù)，提高決策效率，讓決策者抓住身邊的每一個(gè)機(jī)會。而且決策者不必學(xué)習(xí)或懂得數(shù)學(xué)模型的機(jī)理，一個(gè)現(xiàn)成的軟件，搞定所有的計(jì)算，只要輸入數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)就會給出結(jié)果。

2.溝通與監(jiān)控的實(shí)時(shí)化

對過程狀態(tài)的實(shí)時(shí)掌控溝通與監(jiān)控的實(shí)時(shí)化中所說的控制不是監(jiān)視員工行為的意思，而是過程控制、狀態(tài)調(diào)查。控制的實(shí)時(shí)化就是對過程狀態(tài)的實(shí)時(shí)掌控，以便于及時(shí)了解異常情況，實(shí)時(shí)進(jìn)行處理，避免釀成錯(cuò)誤。

即時(shí)溝通可以提高事務(wù)處理的效率。

3.存儲與檢索的條理化

企業(yè)有各種文件，包括規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、流程、作業(yè)指導(dǎo)書、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、績效考核表等文件，文件繁雜，有時(shí)甚至相互沖突。這種情況讓使用者有時(shí)感覺凌亂，有時(shí)感覺迷茫。因?yàn)榈谝晃覀儗ふ覕?shù)據(jù)與條款支持，是有針對性的，面對分散在各種文件中的數(shù)據(jù)與規(guī)定，靠手工檢索，一時(shí)很難全面、準(zhǔn)確地找到；第二若有來自相互沖突的數(shù)據(jù)或者規(guī)定，又讓我們不知所依，陷入兩難境地。第一種情況，企業(yè)在崗前培訓(xùn)中，常常見到；第二種情況，我們在總結(jié)會上常常見到。二者都會影響企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率與決策準(zhǔn)確性。這種問題，利用信息化與計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以很好地解決。

解決步驟：

建立分類標(biāo)準(zhǔn)，把規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、流程、作業(yè)指導(dǎo)書、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、績效考核表、內(nèi)部規(guī)定與數(shù)據(jù)按崗位需求與作業(yè)需求分成不同的檢索單元。

在每一個(gè)條款或者是數(shù)據(jù)塊后面注明適用對象，作業(yè)類別，類似于索引目錄。

建立集計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫及其檢索項(xiàng)。

建立檢索鏈接。

本節(jié)參考了汪中求細(xì)節(jié)管理研究機(jī)構(gòu)推出的《精細(xì)化管理》叢書部分內(nèi)容。由于篇幅及本書體例所限，在這里對精細(xì)化管理如何把握只是泛泛而論，其中涉及到很多表格和示圖性的東西也只是一帶而過。

在汪中求細(xì)節(jié)管理研究機(jī)構(gòu)的《精細(xì)化管理》系列中，對如何把握精細(xì)化管理有詳盡的論述，并有很多實(shí)用性的表格和工具。想繼續(xù)深入了解者可參考此套叢書，在此我就不一一贅述。