了解了審計(jì)的方法之后，我們對(duì)各種檔案的管理就很在意，一定要有條理，不管找什么資料，五分鐘之內(nèi)必須能找出來(lái)；如果五分鐘內(nèi)找不出來(lái)，那就說(shuō)明檔案管理存在問(wèn)題?；萜盏膶徲?jì)涉及到企業(yè)管理的很多方面，其中一項(xiàng)是關(guān)于保密資料的管理。公司有明確的規(guī)定：

凡是屬于公司機(jī)密的文件資料，當(dāng)事人必須妥善保管；如果放在辦公桌的抽屜里，必須鎖上。如果鎖在抽屜里的保密文件被人撬開(kāi)拿走了，當(dāng)事人不承擔(dān)任何責(zé)任；但是如果把保密資料放在抽屜里而沒(méi)有上鎖，那么一旦保密資料丟失的話，當(dāng)事人就要承擔(dān)100％的責(zé)任。

記得有一次，審計(jì)人員到北京后，接待人員把他們安排好酒店住宿之后就回去了，雙方約定第二天早上9點(diǎn)開(kāi)始開(kāi)會(huì)，并發(fā)給每位審計(jì)人員一張進(jìn)出辦公室的門卡。

這些人吃過(guò)晚飯后決定臨時(shí)抽查保密文件的管理情況，于是他們來(lái)到辦公室，開(kāi)始檢查每個(gè)人的辦公桌，看哪些辦公桌的抽屜是沒(méi)有上鎖的，然后去檢查這些沒(méi)有上鎖的抽屜里面是否有保密資料。

如果沒(méi)有上鎖的抽屜里有保密資料，審計(jì)人員就在該員工的桌子上貼一張小黃條，寫明“你的保密資料沒(méi)有保管好”。

整個(gè)公司所有的抽屜都檢查一遍之后，審計(jì)人員當(dāng)晚就做出了一個(gè)分析報(bào)告：一共檢查了多少員工的桌子，有多少員工存在保密資料未上鎖的情況，這些人在各個(gè)部門的分布等分析數(shù)據(jù)。

第二天到公司開(kāi)會(huì)時(shí)，這些人就將保密資料的管理審計(jì)報(bào)告給大家做了通報(bào)，出其不意地完成了該項(xiàng)審計(jì)。

審計(jì)人員在審計(jì)過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)某位員工存在問(wèn)題，他們會(huì)很禮貌地給員工解釋這個(gè)問(wèn)題的嚴(yán)重性，說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題給公司的管理會(huì)帶來(lái)的危害，從而使員工口服心服。

當(dāng)然他們?cè)谂c被審計(jì)人員溝通時(shí)，一般都很有藝術(shù)性，體現(xiàn)了他們高超的溝通技巧。

比如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某個(gè)員工有問(wèn)題時(shí)，審計(jì)人員開(kāi)始時(shí)會(huì)把問(wèn)題說(shuō)得比較嚴(yán)重，并解釋說(shuō)：

如果這個(gè)問(wèn)題持續(xù)下去的話，將來(lái)會(huì)有什么嚴(yán)重的后果，讓員工越聽(tīng)越害怕，甚至?xí)沽鳑驯场?/p>

如果員工發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后能積極配合，態(tài)度很好，并沒(méi)有刻意編理由，或者推脫責(zé)任，甚至試圖欺騙審計(jì)人員，審計(jì)人員在打分時(shí)一般都會(huì)手下留情，本來(lái)應(yīng)該給嚴(yán)重警告的，現(xiàn)在只給一個(gè)警告(也許本來(lái)就應(yīng)當(dāng)給警告，只不過(guò)虛張聲勢(shì)罷了)。這樣做的結(jié)果，是讓當(dāng)事人感覺(jué)到審計(jì)人員放了自己一馬。

盡管審計(jì)人員很嚴(yán)格，很認(rèn)真，不過(guò)還算寬容，從而體現(xiàn)出一些人情味。

這是公司的普遍做法：檢查的時(shí)候很嚴(yán)格，處理的時(shí)候略微輕一點(diǎn)，只要能起到警示作用，讓大家盡快改正就達(dá)到目的了。

為了讓企業(yè)健康地發(fā)展，必須建立嚴(yán)格的監(jiān)督約束機(jī)制。就像人要定期體檢一樣，企業(yè)也需要體檢，以便及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施。

4.用嚴(yán)格的制度避免

管理人員濫用職權(quán)盡管在惠普的企業(yè)文化里是假定人性善，相信每一個(gè)人都有把工作做好的愿望，并通過(guò)合理的授權(quán)使各級(jí)管理人員有相當(dāng)?shù)淖灾鳈?quán)，但是授權(quán)與監(jiān)控必須同時(shí)存在，否則就容易出現(xiàn)“一抓就死，一放就亂”的局面。

企業(yè)要給各級(jí)管理人員授權(quán)，就必須具備相應(yīng)的預(yù)算體系。關(guān)于預(yù)算體系在第五章已經(jīng)介紹過(guò)，這里就不重復(fù)了。有了預(yù)算，各級(jí)管理人員就可以決定本部門的資金如何支配，并通過(guò)實(shí)時(shí)的調(diào)控來(lái)保證預(yù)算的執(zhí)行，避免出現(xiàn)超支的問(wèn)題。這就賦予各級(jí)管理人員一定的財(cái)權(quán)。

有了預(yù)算，接下來(lái)的工作就是編制各級(jí)管理人員的簽字權(quán)限表。公司每年都會(huì)根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境的變化對(duì)簽字權(quán)限表進(jìn)行修正并予以公布，從總經(jīng)理到職能經(jīng)理(總監(jiān))，從中層經(jīng)理到基層經(jīng)理，每個(gè)人都知道自己的簽字權(quán)限是多少。這樣既保證了工作的效率，也實(shí)現(xiàn)了有效的監(jiān)控，因?yàn)橛行╉?xiàng)目只有職能經(jīng)理(總監(jiān))以上的管理人員才能簽字，有些項(xiàng)目只有財(cái)務(wù)總監(jiān)有簽字權(quán)，有些項(xiàng)目只有總經(jīng)理有簽字權(quán)等等，詳見(jiàn)管理人員簽字權(quán)限矩陣(表8-2)。

有了簽字權(quán)限表，接下來(lái)的事情就是按照申請(qǐng)和審批流程辦事。一般說(shuō)來(lái)，數(shù)額比較高的花費(fèi)都要先有計(jì)劃，再有申請(qǐng)，最后是費(fèi)用報(bào)銷，而小額報(bào)銷則沒(méi)有中間的申請(qǐng)環(huán)節(jié)。計(jì)劃就是我們上面說(shuō)的預(yù)算，申請(qǐng)就是每次花費(fèi)時(shí)(付款前)相關(guān)人員要填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表格，表示這筆錢馬上要花了，并有背景材料作為支持(比如多家供應(yīng)商的對(duì)比文件，供應(yīng)商的付款通知，一份活動(dòng)計(jì)劃等)，根據(jù)這筆錢的數(shù)額和簽字權(quán)限表就知道哪一級(jí)經(jīng)理簽字就可以了，只要是計(jì)劃內(nèi)、預(yù)算內(nèi)的花費(fèi)，不需要更高級(jí)別的管理人員簽字。如果是計(jì)劃外，或者預(yù)算外的項(xiàng)目，則需要更高級(jí)別的管理者介入。這時(shí)候批準(zhǔn)的是付款申請(qǐng)，等到實(shí)際費(fèi)用發(fā)生后，根據(jù)實(shí)際數(shù)額(對(duì)方發(fā)票上的數(shù)字)進(jìn)行報(bào)銷；如果實(shí)際花費(fèi)與付款申請(qǐng)沒(méi)有偏差，則相關(guān)人員簽字后財(cái)務(wù)部就付款了；如果實(shí)際花費(fèi)數(shù)字與付款申請(qǐng)數(shù)字有出入，則申請(qǐng)者需要解釋，甚至需要更高級(jí)別的管理者介入。表8-2管理人員簽字權(quán)限矩陣

〖〗固定資產(chǎn)〖〗日常花費(fèi)〖〗國(guó)外差旅〖〗國(guó)內(nèi)差旅總裁〖〗無(wú)限制〖〗無(wú)限制〖〗無(wú)限制〖〗無(wú)限制財(cái)務(wù)總監(jiān)〖〗100萬(wàn)〖〗50萬(wàn)〖〗20萬(wàn)〖〗10萬(wàn)職能經(jīng)理〖〗無(wú)資格〖〗10萬(wàn)〖〗10萬(wàn)〖〗5萬(wàn)二線經(jīng)理〖〗無(wú)資格〖〗5萬(wàn)〖〗無(wú)資格〖〗2萬(wàn)一線經(jīng)理〖〗無(wú)資格〖〗2萬(wàn)〖〗無(wú)資格〖〗1萬(wàn)