ERP系統(tǒng)選型的“三大紀(jì)律、八項注意”

從Y公司這次的ERP系統(tǒng)選型上可以看到，Y公司的出發(fā)點是非常好的，也是可以理解的，采用民主化的ERP系統(tǒng)選型方式，從而杜絕徇私舞弊的情況發(fā)生，最大化地公平公正地完成適合公司系統(tǒng)應(yīng)用的ERP系統(tǒng)選型。

但Y公司在考慮“民主”的方式時，沒有采取“科學(xué)”的ERP系統(tǒng)選型策略。也就是說，出發(fā)點是好的，但在執(zhí)行過程中的策略不夠“科學(xué)”，導(dǎo)致最終的結(jié)果與目標(biāo)有偏差。在這里，我下了一個定義：要做好ERP系統(tǒng)的選型，必須進(jìn)行“科學(xué)并民主”地進(jìn)行。

那么，我們來看一下，ERP系統(tǒng)的選型需要講究哪些科學(xué)呢？

1．選型團(tuán)隊的建設(shè)

任何民主都是需要由人來執(zhí)行的，因此，首要任務(wù)是成立相應(yīng)的選型團(tuán)隊，而選型團(tuán)隊的人員構(gòu)成，對后續(xù)的軟件評選有著很大的作用。從戰(zhàn)略層、管理層、執(zhí)行層都需要有相應(yīng)的代表參加選型團(tuán)隊。而且選型團(tuán)隊的人員要覆蓋到各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以保障不會出現(xiàn)業(yè)務(wù)真空。同時，由于終端操作人員屬于數(shù)據(jù)生產(chǎn)者一類的人員，他們對于系統(tǒng)的關(guān)注可能是這個系統(tǒng)實施了之后，是否會加大他們的工作量，這類人員可以放在選型團(tuán)隊中，但一定只是少數(shù)。要知道，ERP系統(tǒng)的作用如流程監(jiān)控、業(yè)務(wù)分析是為企業(yè)中高層人員服務(wù)的，他們才是ERP系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的消費者。這個時候更應(yīng)該聽到他們的意見。

2．選型團(tuán)隊需要經(jīng)過理念培訓(xùn)

要讓他們知道ERP的一些理論知識，以便每個人能夠從自己工作的角度來理解ERP系統(tǒng)。不然的話，對ERP系統(tǒng)沒有一個清晰的定位與理解，要想選好ERP系統(tǒng)，肯定是不現(xiàn)實的。

3．選型團(tuán)隊的監(jiān)督

選型團(tuán)隊即使成立了，為了保障選型團(tuán)隊是受到監(jiān)督的，這個時候應(yīng)該有審計或者是財務(wù)部門參與選型團(tuán)隊，保證選型不是受IT或某個部門的誤導(dǎo)，從而集體出現(xiàn)偏離的現(xiàn)象。而有的企業(yè)，這個選型團(tuán)隊是由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)直接監(jiān)督的，這也從另一個側(cè)面反映了ERP系統(tǒng)選型的重要性與復(fù)雜性。

4．業(yè)務(wù)流程的梳理

要選型首先要對自己的業(yè)務(wù)有一個了解，這個時候，企業(yè)要能夠?qū)ψ约旱臉I(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，得到自己企業(yè)的大概業(yè)務(wù)藍(lán)圖，在與軟件供應(yīng)商不斷溝通的過程不斷清晰化這個藍(lán)圖，這樣的話，每位選型團(tuán)隊的成員也就對業(yè)務(wù)的理解越來越清晰，從而更明確地知道自己需要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)該是怎么樣的，需要滿足哪些業(yè)務(wù)關(guān)鍵點。

5．對軟件供應(yīng)商的評審

大概可以分為初選，初步調(diào)研、解決方案、技術(shù)溝通、系統(tǒng)演示、公司及客戶考察、商務(wù)談判等各個大的環(huán)節(jié)。由于ERP系統(tǒng)是一個復(fù)雜業(yè)務(wù)系統(tǒng)，因此將軟件評審的流程確定下來，也是保證ERP系統(tǒng)選型民主化的舉措。

當(dāng)然，從上述幾個環(huán)節(jié)上來說，初選基本上是由IT部對國內(nèi)外、行業(yè)內(nèi)的ERP系統(tǒng)進(jìn)行了解、接觸，然后確定5～8家參加初次的軟件系統(tǒng)評審。

初步調(diào)研階段，則由各家軟件公司對公司的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)研，或者是公司選型小組出具的，統(tǒng)一的《軟件系統(tǒng)需求說明書》進(jìn)行軟件解決方案、技術(shù)溝通、系統(tǒng)演示的準(zhǔn)備。在這個階段也是選型的最重要階段，在這個階段如果有必要的話，可以采用招標(biāo)的方式進(jìn)行ERP系統(tǒng)的評選。在這個階段進(jìn)行了之后，可以對有意向的軟件廠商進(jìn)行公司或客戶考察，驗證之前得到的一些軟件供應(yīng)商信息，也可以通過自己的人脈關(guān)系向同行業(yè)了解該軟件供應(yīng)商的相關(guān)信息來進(jìn)行驗證。

如果這個過程沒有問題的話， 就可以進(jìn)行最后的商務(wù)談判階段了，而到這個階段結(jié)束后也就算是進(jìn)入實施階段了，而這時，選型小組可以就地轉(zhuǎn)為實施時甲方項目小組。