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電子郵件 也有規(guī)范

魅力禮儀 作者:何秉堯


隨著科技的發(fā)展和電腦的普及應用,人們通過互聯網獲取資料、聯系溝通已經越來越普遍。為了使網絡溝通更順暢,人們交流更和諧,相關的禮儀規(guī)范必不可缺。因此,出現了一個時尚的新名詞——netiquette(network etiquette,網絡禮儀)。

網絡常見詞語網絡已經成為人們工作和生活的一部分,登陸互聯網、瀏覽網頁或使用電子郵件的人,應該了解一些與互聯網相關的常見詞語。

Internet曾經被翻譯為“因特網”,目前已普遍被稱為“互聯網”,它是一個聯通全球的網絡。在互聯網上,人們按照一個共同的協議,進行溝通與交流。

WWW是World Wide Web的縮寫,即“環(huán)球網”,也叫做“萬維網”,俗稱“3W”,是一個基于超文本(Hyper Text)方式的信息檢索服務工具。WWW 提供信息查詢接口,在互聯網上將不同地點的相關數據信息編織在一起,人們可以通過互聯網在全世界任何地方讀取希望得到的信息。

Http是Hyper Text Transfer Protocol的縮寫,即超文本傳輸協議。它是一種非常簡便、快速的傳遞信息方式。WWW服務器使用的主要協議就是http協議。

TCP是Transmission Control Protocol的縮寫,即傳輸控制協議;IP是Internet Protocol的縮寫,即互聯網協議,而IP地址就是互聯網協議地址。

BBS是英文Bulletin Board System的縮寫,即電子公告板系統,是互聯網上的一種電子信息服務系統。它提供一塊公共電子白板,每個用戶都可以在上面書寫、發(fā)布信息,用戶之間也可以通過公告板相互進行討論和交流。

Blog是Web Log的縮寫,即網絡日志,俗稱“博客”。博客網站提供給博客用戶一個虛擬場所,用戶通過互聯網可以在博客網頁即自己開通的虛擬日記本上發(fā)表文章。

E-mail或email是Electronic Mail的縮寫,即電子郵件。它是互聯網上的一種信息服務,為世界各地的互聯網用戶提供了一種快速、簡便、經濟的通信以及交流信息的方法。電子郵件已經成為大多數商務人士同客戶保持聯系、溝通的渠道。

電子郵件的禮儀Netiquette(網絡禮儀)的范圍很廣,在這里我們只說其中的一部分——email etiquette(electronic mail etiquette,電子郵件的禮儀),它是每一位職業(yè)人士都應該遵循的日常商務禮儀規(guī)范。

必須回復電子郵件如同通電話,正如你不應該讓電話鈴聲響太久才接聽一樣。無論對方來信是提問還是問好,你都必須盡快回復。不過,如果你沒有經常查看郵箱的習慣,你應該把這種習慣告訴他人。

必須寫主題這是一種職業(yè)行為。通常人們會根據主題判斷郵件的重要性,一般來說,沒有主題的郵件往往會被忽略,到最后才看。因此,通過主題讓他人對郵件的內容一目了然,會加快對方同復郵件的速度。

內容簡練寫電子郵件切忌長篇大論,應盡量簡單明了地表達。

注意禮貌發(fā)送電子郵件必須注意禮貌,用詞要得當,以免引起誤解或給收信人留下不好的印象。

注意字體字體大小要適中,不要選擇讓人難以閱讀的字體。此外,如果寫英文郵件,特別注意不要全用大寫。

例如,I WILL CALL YOU TOMORROW. 這句話全用了大寫,表示喊叫的語氣,大聲地對收件人說這句話,顯得很沒禮貌。正確的表達應該是:

注意編碼有些語言用不同的客戶端會出現亂碼現象,中文郵件應該選擇GB2312的編碼。

保持專業(yè)避免利用工作的電子郵箱發(fā)送私人郵件。

避免傳遞無關信件“Spam”或“Junk mail”(垃圾郵件)是令人厭煩的,所以不要發(fā)送對方不感興趣的郵件。

尊重隱私有些人并不愿意他們的郵箱地址出現在其他人的郵件中,所以當群發(fā)郵件的時候,要考慮對他人隱私的尊重。

小心使用抄送(CC)/ 密送(BCC)功能抄送(CC)是指發(fā)送給收件人的同時,也讓其他一人或多人收到該封郵件,并且也讓收件人知道這種情況。密送(BCC)的功能也差不多,其區(qū)別是收件人并不知道你同時也把該郵件發(fā)送給了其他人。

小心使用附件功能信件內容不多時,應該以正文形式發(fā)送郵件。發(fā)送圖片、影像或文字量較多的文檔時可以通過附件發(fā)送,并且要考慮文件是否超過收件人能接受的空間。同時發(fā)送多個文件或比較大的文件時,可以先壓縮后再發(fā)送。


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