商務會議與洽談是最常見的商務活動，在這一過程中會應用到所有的商務禮儀，如會面、拜訪、溝通、商務著裝等。在這一部分，我們將闡述參與會議和洽談時最重要的禮儀知識，包括座次禮儀、會議禮儀、溝通與談判禮儀以及最重要的商務儀式——簽字禮儀中所涉及的規(guī)范。

座次禮儀  你的位置在哪里組織會議或進行洽談時，次序的安排會影響到議事的莊嚴性，關系到發(fā)言次序，甚至影響到參會人員的心情。尤其對商務人士來講，應該格外注意座次禮儀，明確自己的位置在哪里，這是職業(yè)素質(zhì)的表現(xiàn)，也是對商務伙伴的禮遇。

身份不同、位置不同參與不同的會議或洽談，我們的身份不盡相同。當我們是主人時，應以客人為尊，把客人安排在最優(yōu)越、最舒適的位置就座，而主人應該處于能夠把握全局、有利于會議正常進行的位置。

在團隊中，我們對個人的位置應該有清楚地判斷。商務活動中，上下級關系永遠排在第一位；其次是年齡，在相同的級別中以年長的同事為先；再次是性別，在級別相同、年齡相仿的參會人員中，以女士優(yōu)先。

判斷座次尊卑的基本原則尊左與尊右按照國際慣例，“以右為尊”是普遍適用的次序原則。

在我國，從古至今，“尊左”還是“尊右”不是一成不變的，有年代和地域的區(qū)別，至今仍存在爭議。因此，不能簡單地認為我國是“以左為尊”。在座次安排上，首先要看會議的性質(zhì)。政務會議、國企內(nèi)部的大型會議，一般仍然遵守“左為上”的原則；其他商務、社交、涉外活動一般遵循“以右為尊”的國際慣例。

中間與兩邊中間的位置為上，兩邊為下。相比兩邊的位置，位于中間的人講話更能使兩邊的人都清楚地聽到，更便于與兩邊的人進行交流。

前排與后排前排為上，后排為下?！扒啊笨偸桥c“領先”相關。在會議中前排適宜安排更重要的人士。

面門為上面門為上，背對門為下。面門的位置比背對門的位置更加優(yōu)越。

除了以上四項原則，針對不同的會場情況，還應該以使會議合理、高效進行為原則來判斷座位次序。

不同會議現(xiàn)場的座次分析長方形會議桌這種會議桌適用于內(nèi)部會議或者雙邊談判的現(xiàn)場。進行內(nèi)部會議時，職務最高的人應該位于短矩形邊的一側(cè)，并且應該面門而坐。進行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側(cè)。各方職位最高者應在己方居中的位置，職位排在第二位的人坐在他的右邊，第三位者坐左邊，依次排列（見圖示，圖中數(shù)字1、2、3依次表示身份重要性由高至低，下同）。

橢圓形會議桌適用于內(nèi)部會議，職務最高的人應該位于橢圓形會議桌的一頭（見下圖）。

U字形會議桌適用于內(nèi)部會議。座次順序如圖所示。

圓形會議桌適用于回避座次概念的內(nèi)部會議或者多邊談判。圓桌會議刻意體現(xiàn)與會人員平等互利的原則，淡化了尊卑概念。

設有主席臺的會議桌內(nèi)部大型會議或者對外新聞發(fā)布會一般采用這樣的會議形式。主席臺座次排列為前排高于后排、中間高于兩邊、右邊高于左邊。主持人的位置可以在前排中間也可以在最右端，發(fā)言席在主席臺正前方或右前方。臺下與會人員與主席臺面對面，遵循同樣的座次原則（見下圖）。

特殊情況會見：官方或正式會見時，可以安排賓主并排而坐，客人坐在右側(cè)。主客隨行人員分別在兩側(cè)就坐，與賓主雙方呈U字形。

茶話會：茶話會一般不針對具體的商務事宜，主要以聯(lián)誼和溝通為目的，是商務色彩非常淡薄的一種會議形式。因此，茶話會可以不講究座次禮儀，以便于大家交流為主。在室內(nèi)，可以將椅子圍成一圈，或者直接采用圓形會議桌，大家隨意就座。在室外，座位可以隨意調(diào)整，營造舒適、自由的交流空間。

溫馨小貼士：

圓桌會議雖然回避了座次尊卑的問題，但是在入座時，按照國際慣例，各方與會人員應該盡量同時入場。

與會時  你必須職業(yè)會前準備充分做好會前準備是有效參加會議的前提。開會之前應該對會議主題和議程有充分的了解，準備好參會的必備物品，并查詢相關資料以備自己發(fā)言之需。

會議著裝應該整潔、得體，符合職業(yè)規(guī)范。參加會議是在眾人面前展示自己，任何服裝和舉止的優(yōu)缺點都會被放大，應該格外注意。

如果你將在會議上發(fā)言，應該提前檢查所需的視聽設備和演示文件。

準備好自己的名片，方便提前與會上新的商務伙伴進行交流。

會議簽到參加會議時最好在會議開始前5~10分鐘到達，太早或太晚都有損于你的職業(yè)形象。

到達會場后，如果主辦方預備了會議簽到簿，應該首先去填寫自己的信息，了解會議是否有臨時改變的事項。

進入會場后找到自己的位置就座，公文包等物品應該放在自己身后或者腳邊的地上，外套不要搭在椅背上，可以自然折疊好放在身后。此時，可以將會議需要的物品放在桌子上，或者翻閱主辦方為自己準備的會議資料。對其他與會者，應以友善、自然的態(tài)度進行接觸。必要時可以進行自我介紹，并進行簡單的交談。

將手機調(diào)整到震動或者關閉狀態(tài)，在會議禮儀中是非常重要的。

會議進程中參加會議應該做筆錄，認真記下會議內(nèi)容，對自己工作至關重要的內(nèi)容應該詳細記錄，如果需要用錄音筆，應事先征得主辦方的同意。

會議中應該認真參與，在適當時機發(fā)表評論。在他人發(fā)言的過程中如果有沒有聽清楚的地方，可以在對方發(fā)言結(jié)束時大膽提出，及時提問不但能表示你的認真和敬業(yè)，還能避免因似懂非懂而給以后的工作埋下伏筆，出現(xiàn)失誤。敢于提問而不加掩飾也是一種勇氣和智慧。

自己發(fā)言時一定要鎮(zhèn)定、大方，思路清晰，語言流暢。如果與會人員中有人提出與自己截然相反的觀點，應該允許他人發(fā)表自己的意見，即便有爭論，“對事不對人”是最好的把握原則。在發(fā)言中，若自己代表的是一個團隊，在措辭上應突出“我們”而不是“我”，你對團隊的重視和榮譽感會使對方更加尊重你，贏來更多的欣賞和潛在機會。發(fā)言時，手勢及體態(tài)語應該盡量少，過多的體態(tài)語會破壞自己穩(wěn)重、干練的職業(yè)形象。

會議中，不要胡亂涂鴉、做小動作，也應避免任何小聲的交頭接耳。與旁邊的人竊竊私語是對發(fā)言人和主辦方嚴重的不尊重，更絲毫沒有職業(yè)形象可言。

如果主辦方準備的飲品是瓶裝礦泉水，并且在旁邊準備了水杯，應該把水倒入杯中飲用，直接飲用瓶裝水是對主辦方的不信任，有失尊重。

會議結(jié)束會議結(jié)束后應該按順序離場，不要急于離開，在商務場合不應有任何匆忙的舉動。會議資料應全部帶走，不要因為個別資料似乎沒有用就留在現(xiàn)場。與主辦方人員道別時應該表示感謝。

溫馨小貼士：

可以利用會前的時間與周圍的工作人員略做寒暄，如果不是公司內(nèi)部會議，可以借此機會遞出名片，多認識幾位同行以便交流。

商務溝通  SOFTEN原則與清晰表達商務溝通與洽談是人們交換商務信息、獲取商務機會必不可少的環(huán)節(jié)。掌握高效溝通的禮儀與技巧才能在各種商務場合應對自如，增強自己的職業(yè)競爭能力。