不好意思，我要問一個私人問題：近來你跟紙張的關系如何？

我跟紙張的關系有點兒復雜，這或許會讓你感到吃驚。譬如，盡管絕大部分函件都可以采用電子形式收發(fā)，可我還是愿意在郵箱里收到紙質的賬單和票據(jù)。與此同時，別人還在記錄本上做會議筆記，我卻已經在使用“Google文檔”（ Google Docs）輸入內容了。

我們人人都有一些需要記錄下來，卻沒有必要記在腦子當中的信息。在日常工作中，我會選擇紙質文檔和電子文檔混用。為了保存信息，今天有不同的存儲介質和現(xiàn)成工具可以選擇。我們每天都要接收和創(chuàng)造那么多信息。哪項工作使用哪種工具，我們該如何選擇呢？這個問題從來就不容易搞明白，不過本章會為你提供幫助。

首先，在接收信息、存儲信息以及組織信息的過程中如何選擇不同方式，有幾個影響因素，認識到這一點是十分重要的。不過，這些因素并非總是能夠引導我們找到最佳工具。

年齡偏好會在這個方面發(fā)揮作用。一個50多歲的人，盡管他會用電腦，而且免費的完整電子版報紙網(wǎng)上就有，他可能還是會一如既往地閱讀刊印出來的報紙。由于他是天天讀著印刷版報紙長大的，因而他傾向于從印刷版報紙上看新聞，盡管這些報紙會把他的房間弄得很凌亂，而且還耗費木材。

根深蒂固的習慣是另一個影響因素。我在第二章中曾經提到，盡管有些做法并不是最好的，可就是因為我們對此習以為常，因而會一直堅持下去。我們害怕變革，或者說我們深信不同的做法需要花費更多的時間和精力，因而會得不償失。長期以來，桑婭一直使用記事臺歷，她覺得沒有理由放棄記事本，轉而使用電子日歷。雖然電子日歷可以更好地滿足她的需要，但是她看不到花時間學習使用電子日歷帶來的好處。

還有一個影響因素是我們的依戀感。我們會對自己使用的記事臺歷、黑莓手機、iPhone手機及筆記本電腦產生（有時候是不健康的）依戀感。在需要決定如何處理信息的時候，這種依戀感可能會阻礙我們作出最佳決定。無論你的看法如何，實際上數(shù)字設備并非始終都是最好的信息存儲和信息組織工具（在這一章中，我們會探討什么情況下數(shù)字設備是最佳工具，而什么情況下不是）。

最后，缺乏信任是另一個影響因素。一個很有意思的現(xiàn)象是，就像對紙質文檔不放心一樣，我們通常也不信任數(shù)字工具。如果把重要信息放在網(wǎng)上，我們經常會擔心病毒攻擊和系統(tǒng)崩潰會造成信息的永久丟失。無獨有偶，如果把內容記在紙上，我們也會害怕把記錄這些內容的紙張弄丟。不管是哪一種擔憂，這種情緒都會導致我們選用錯誤的工具。

如我剛才所說，我們跟紙張的關系會變得復雜起來。不過，弄清楚用紙質工具還是數(shù)字工具這個問題是很重要的，因為如果在處理需要保存的信息時沒有一個清晰明確的策略，我們就無法正確行事。如此一來，我們可能丟失信息，甚至一再重蹈覆轍。我們可能會看錯預約時間，或者忘記某人的生日—這些失誤都會給我們造成壓力。此外，如果做不到井然有序，我們就無法跟別人分享重要信息。在這種情況下，人人都是輸家。

那么，如何形成自己的組織方法，從而能為每一項任務找到合適的工具呢？一開始要對自己所使用的工具和方法加以客觀的評估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一個表，始終要記住你賴以組織安排工作和生活的任何東西都是一個工具：便箋貼、iPhone應用程序、郵箱（實體的或電子的）以及手頭可用的任何東西。然后，對你之所以如此行事的前提予以檢討。盡量明確在什么地方、什么時候，你所采用的方法會失效—畢竟每一種組織方法都有其效應拐點。事實上，我關于有序組織的第十六條原理正是：//沒有一個完美無缺的組織方法。//我們的目標不是要發(fā)明一套盡善盡美的方法，因為根本做不到。一個好計劃就是盡量確定拐點在哪兒，并能找到繞開拐點的途徑。