Google公司有一種健談分享的企業(yè)文化。我們每天都能收到同事發(fā)來的大量五花八門的電子郵件。要把這些郵件組織得井然有序，這是一件極其困難的事情。因此，Google公司的一位工程師提出了Gmail的想法，以此實現(xiàn)對公司內部郵件的快速搜索。這位工程師開發(fā)了一個基于Web技術的可搜索電子郵件系統(tǒng)的原型，在公司內部流傳。其他的工程師很快發(fā)現(xiàn)了這個系統(tǒng)的價值，隨即開始使用該系統(tǒng)，并為其添加功能。

時間不長，各個部門的員工都用起了當時叫做“Caribou”的Gmail系統(tǒng)。越來越多的Google公司工程師為這個郵件系統(tǒng)增加功能，直至我們明明白白地認識到這個系統(tǒng)具有重要意義。因此，Gmail沖出Google，走向公眾。

2004年，Gmail登臺亮相，成為改變電子郵件局面的重大創(chuàng)新。在Gmail之前，大部分基于Web的電子郵箱提供的存儲容量最大只有10兆。這個數字可能聽起來不?。ㄔ谀莻€時候的確如此），可對電子郵件而言，10兆的空間很快就會裝滿。尤其是在郵件中包含PDF、JPEG及MP3之類大文件的時候，更是如此。因此，這個容量極限就意味著你得經常刪除郵件，要么將其下載到計算機上，以此釋放郵箱空間。Gmail一出手就提供了當時史無前例的高達1G字節(jié)的郵箱空間—Google公司還在繼續(xù)提高這個上限。（為了跟Gmail競爭，其他的網絡郵件服務商被迫提高他們的郵箱存儲容量。）

使用Gmail，交流方式并不限于電子郵件，這也是我十分喜愛的特點。我可以用Gmail收發(fā)即時信息。如果對方同樣使用Gmail，你還能看到他當前是否在線。因此，如果你要聯(lián)系的那個人也在線，就可以給他發(fā)一條即時信息，從而省去了郵件往復的麻煩。無論公事還是私事，這一功能都使得交流更加直接。

我也可以直接給別人的手機發(fā)送文本信息，而在Gmail郵箱中接收對方的回復信息。我所收發(fā)的即時信息和文本信息都成了自己可搜索Gmail文檔的組成部分。（守著計算機的時候，我都盡可能地使用Gmail發(fā)送即時信息和手機短信。在計算機上敲鍵輸入要比在iPhone手機的屏幕鍵盤上快得多。）使用Gmail也可以進行視頻交談。除了感覺很好之外，視頻交談也是一種信息更豐富的交流形式，因為你不僅能夠聽到對方說什么，還能看到他們的反應。關鍵在于，我所做的這一切都是通過Gmail郵箱中的同一個網頁實現(xiàn)的。

Gmail之所以成為一項重大創(chuàng)新，還有一個原因：它采用了一種與眾不同的郵件組織方式，在我看來，這也是一種更加切實可行的辦法—這個辦法跟人們耳熟能詳的“及時清空郵箱”的信條背道而馳。很多人覺得郵箱保持清空狀態(tài)會讓他們有一種成就感。無獨有偶，一絲不亂的辦公桌會讓他們減少焦慮，從而更容易做到思路清晰。如果這種辦法對你有效，那很好！保持及時清空郵箱的習慣即可。但是，借助搜索功能，實現(xiàn)有序組織并非必須如此。把所有內容都留在電子郵箱當中，需要用時搜索一下就能解決問題。

我發(fā)現(xiàn)后面這種辦法效率更高?？偸窍胫蹇锗]箱畢竟需要花費更多的時間和精力。要清空Outlook郵箱中的郵件，要么徹底刪除（在我看來，這不是一個好主意），要么轉移到磁盤文件夾中。如果你每天收到的電子郵件數量不多，種類有限，那把郵件放在文件夾里也沒有什么問題。不幸的是，這個世界并不總是那么簡單，也不是那么容易分類。弄明白該把自己收到的某封電子郵件放在哪個文件夾里，不僅是一件費時費力的麻煩事，而且近乎不可能。假定你跟很多人一起合作完成一個項目，那你應該為每個人建立一個保存電子郵件的文件夾吧？如果你為該項目列出了一個很長的任務交付表，那你是不是又該為每一項交付任務建立一個文件夾呢？這里還有一個問題：大多數電子郵件系統(tǒng)只允許你每次把一封郵件放在一個文件夾中。