電子郵件已經(jīng)變得如此不可或缺，你需要掌握正確的工具才能真正充分挖掘它的潛力。當然，有很多電子郵件系統(tǒng)可以幫助我們與他人進行電子化聯(lián)系，僅舉數(shù)例：Gmail、Microsoft Outlook、Lotus Notes、Thunderbird、MSN Hotmail以及Yahoo! Mail。

最好的電子郵件系統(tǒng)是能讓我對多年來積累的信息進行快速排序和查找的系統(tǒng)。通過任何一臺電腦或者聯(lián)網(wǎng)手機都能訪問這樣的郵件系統(tǒng)。最好的電子郵件系統(tǒng)易于使用，有巨大的免費存儲空間，因而從來不必為了給新郵件騰空間而刪除舊郵件。最好的電子郵件系統(tǒng)過濾垃圾郵件的性能很優(yōu)越。

這就是Gmail。

Gmail（）是我用得最多的腳手架。（只要有一個免費的Google賬戶，就能使用Gmail及其他任何Google產(chǎn)品。）在某種程度上說，我使用Gmail的方式跟其他任何人都一樣：發(fā)送和接收電子郵件。不過，很多人沒有認識到的是，Gmail能做的事情還有很多。例如，我還使用Gmail作為待辦事項列表和內(nèi)容管理系統(tǒng)。我在Gmail上創(chuàng)建特定類型的備忘郵件，也在上面組織管理自己的某些電子文檔。由于Gmail使用Google搜索工具，因而我也用Gmail存放某些電子文件。我將在本章中詳細說明這些做法。

有句話我要順便說在前頭：如果你因為在工作中堅持使用Outlook而有意跳過本章內(nèi)容，我還是請你耐心看完。首先，如果你在公司上班，把公司郵箱用于私人通信可不是一個好主意。你的確應該有自己獨立的私人電子郵件賬戶，Gmail就是最好的選擇。希望你很快就會明白這一點。

此外，如果你被解雇了（但愿不會如此），公司可能會在毫無察覺的情況下，鎖閉你原來使用的電子郵箱，這可意味著你將無法獲取那些私人郵件。因此，要把自己的私人郵箱跟公司郵箱分離開來，使之成為你自己越來越大的信息倉庫的組成部分。

Gmail還是一個性能卓越的聚合器，其聚合服務使用極其簡便，不會造成任何麻煩。假定你選擇美國電報電話公司（AT&T）的家用DSL上網(wǎng)業(yè)務，因而一直使用該公司的Yahoo!郵件服務作為私人電子郵箱，那你可以設置Gmail郵箱選項，使其自動接收來自AT&T Yahoo!郵箱（也可以是你所使用的其他任何電子郵件賬戶）的郵件，這樣你就可以在一個郵箱中接收所有郵件了。在你通過Gmail郵箱回復來自AT&T Yahoo!郵箱的郵件時，如果選擇Gmail會在該郵件的“來自”框中自動填上AT&T Yahoo!郵箱地址。這樣一來，收件人就不會看到你是用Gmail郵箱回復郵件了，從而避免給他們造成混亂，也不會給自己添麻煩（比如向你姑媽解釋為什么沒把新郵箱告訴她）。我會在本章后續(xù)部分解釋如何使用Gmail的這一特色功能。

把所有郵件集中放置在一個地方（Gmail），能幫助你更好地實現(xiàn)有序組織。首先，你可以快速而又便捷地查找不同郵箱里的所有郵件。這樣一來，你就更有可能找到某封特定郵件。其次，把所有郵件放在Gmail中，可以充分發(fā)揮其巨大存儲空間的好處，從而永久保存所有電子郵件。

意料之外的重大創(chuàng)新

Google公司這樣一個以提供搜索引擎為唯一核心服務（起碼一開始是這樣）的公司為什么會首先開發(fā)一套電子郵件系統(tǒng)呢？你可能會對這個問題感到好奇。這個問題的答案跟搜索有關(guān)，這聽起來不會讓你驚訝吧。