管理待辦事項(xiàng)

你可以在Google日歷（及Google郵箱）、Outlook、iCal及其他日程安排程序中創(chuàng)建任務(wù)列表。不過(guò)，組織管理待辦事項(xiàng)未必就是日歷程序的強(qiáng)項(xiàng)。因此，我選擇使用一個(gè)叫做“Things”（）的應(yīng)用程序，這個(gè)程序?qū)ｉT(mén)用來(lái)管理待辦事項(xiàng)。

Things是運(yùn)行在iPhone手機(jī)和Macs電腦上的應(yīng)用程序，可以很好地實(shí)現(xiàn)二者之間的任務(wù)同步。最重要的是，Things程序允許我通過(guò)多種方式組織管理自己的待辦事項(xiàng)。我可以維護(hù)多個(gè)待辦事項(xiàng)清單，可以按項(xiàng)目劃分任務(wù)類別，也可以為任務(wù)設(shè)置完成期限，或者只是將任務(wù)歸類到“某日完成”的類別中，每項(xiàng)任務(wù)都可以添加可搜索的標(biāo)簽。

我在前面曾經(jīng)提到，我總是//盡量使用已經(jīng)上手的工具//，因?yàn)檫@樣用于學(xué)習(xí)的時(shí)間最少。正是出于這個(gè)原因，我會(huì)在Gmail郵箱中給那些需要采取行動(dòng)的電子郵件標(biāo)上星號(hào)，或者加上“待辦”的標(biāo)簽。但對(duì)其他待辦事項(xiàng)，我就需要使用一個(gè)功能更加強(qiáng)大的工具，以便自己能夠隨心所欲地使用各種功能。這個(gè)工具就是Things。

紅色=工作日程，藍(lán)色=娛樂(lè)日程

在Google日歷中維護(hù)多個(gè)日程表，似乎有些難度，感覺(jué)很容易搞混。不過(guò)，這件事其實(shí)要比你想的簡(jiǎn)單得多。

首先，把某項(xiàng)日程安排從一個(gè)日程表拷貝到另一個(gè)日程表，這在Google日歷中是一件非常簡(jiǎn)單的事情。創(chuàng)建一項(xiàng)新的安排時(shí)，你可以只將其指派在一個(gè)日程表中。不過(guò)在創(chuàng)建之后，可以打開(kāi)該項(xiàng)日程，點(diǎn)擊Google日歷中下拉菜單項(xiàng)“更多操作”，然后選擇“重復(fù)活動(dòng)”，在這里設(shè)定另一個(gè)日期。隨后點(diǎn)擊“保存”，即可完成復(fù)制。拷貝到每個(gè)日程表，都需要手動(dòng)重復(fù)操作，不過(guò)整個(gè)過(guò)程僅需要幾秒鐘的時(shí)間。

此外，在Google日歷的視圖當(dāng)中，可以查看不同日程表中的所有日程安排，來(lái)源不同的每項(xiàng)日程都會(huì)用不同的顏色區(qū)分開(kāi)來(lái)，因而我能判斷出這項(xiàng)安排屬于哪個(gè)日程表。例如，我在Google日歷中的工作安排是紅色的，而我和桑婭的共同日程用藍(lán)色表示，桑婭的日程安排用的是綠色。當(dāng)我在一個(gè)視圖中查看日程組合時(shí)，一眼就能看出哪一項(xiàng)是我的工作安排，哪一項(xiàng)是桑婭的工作安排，如此等等。只要點(diǎn)擊日程安排的名字，就能在組合日程視圖中進(jìn)行增加或刪除。

現(xiàn)在你可能會(huì)想：“既然所有信息都能顯示在一個(gè)很大的日程表中，除了能讓遛狗師查看起來(lái)略微簡(jiǎn)單一點(diǎn)之外，設(shè)置多個(gè)單獨(dú)的日程表又有什么好處呢？”為了回答這個(gè)很好的問(wèn)題，我可以提醒你回顧一下第七章闡述的主題。對(duì)我而言，從信息過(guò)濾的角度來(lái)看，跟特定人士共享特定日程安排是很有意義的事情。

譬如，我們的遛狗師無(wú)須知道我工作日程及社交安排的詳細(xì)情況?？墒?，如果我和桑婭只有一個(gè)內(nèi)容繁多的日程表，而我們的遛狗師也可以共享其中的所有信息，那她很快就會(huì)應(yīng)接不暇了。她無(wú)法從中迅速找到只跟自己有關(guān)的事項(xiàng)。因此，讓她接觸項(xiàng)目繁多的龐大日程表實(shí)在是會(huì)降低工作效率，結(jié)果就是欲速則不達(dá)。

我們只跟遛狗師共享與她有關(guān)的日程安排，實(shí)際上是為她過(guò)濾了我們的日程信息。這種做法有利于實(shí)現(xiàn)我們跟遛狗師共享日程安排的首要目標(biāo)：讓她輕輕松松地知道什么時(shí)候需要她提供服務(wù)。