當(dāng)你需要跟別人協(xié)調(diào)日程安排時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)郵件和電話反復(fù)往來的情形，共享日程表能將這種反復(fù)交流的工作減少到最低程度。不過，更為重要的一點(diǎn)在于，我很容易過濾掉當(dāng)時(shí)沒有興趣查看的日程信息。如果有必要集中精力關(guān)注自己的工作日程，那我就不會(huì)因我們倆的社交安排和桑婭的工作日程而分散精力。為了集中精力，濾除特定時(shí)刻無須查看的內(nèi)容，這是一個(gè)非常重要的功能。你應(yīng)該記住第一章中所說的道理，大腦一次只能處理好有限的幾件事情，兩個(gè)忙人的日程安排很容易讓我們的大腦不堪重負(fù)。不過，如果確實(shí)需要查看所有信息，其實(shí)我也可以做到。

例如，假設(shè)我打算給桑婭安排一個(gè)令她驚喜的生日聚會(huì)，那我就得確保屆時(shí)我會(huì)在家，第二天她不用上班，而我們兩個(gè)那天晚上都沒有別的安排，如此等等。通過查看我們的所有日程安排，我很快就能解決這個(gè)問題。

在安排團(tuán)體活動(dòng)之類涉及很多人的日程計(jì)劃時(shí)，Google日歷是一種很有效的協(xié)調(diào)方式。孩子所在的足球隊(duì)可以把他們的比賽日程放在一個(gè)大家共享的Google日歷表中，如果你是Google日歷的用戶，就可以把這個(gè)安排加到自己的日程集合當(dāng)中，這樣所有比賽的日程安排都可以顯示在你的主視圖中。即使你不用Google日歷（盡管我希望你現(xiàn)在起碼會(huì)考慮使用Google日歷），只要點(diǎn)擊網(wǎng)絡(luò)鏈接，你也能在瀏覽器上看到相關(guān)日程。

當(dāng)然，Google日歷并不是唯一的網(wǎng)絡(luò)日程安排系統(tǒng)。譬如，我在第九章中討論過的MobileMe就包括日程管理功能。我不是在批評(píng)MobileMe的日程管理功能，在網(wǎng)上日程安排系統(tǒng)和桌面日程管理軟件（包括蘋果Macs系統(tǒng)上的iCal和Windows系統(tǒng)上的Outlook）以及iPhone手機(jī)和iPod播放器上日程管理程序之間的同步方面，MobileMe做得很不錯(cuò)。

在MobileMe中也可以創(chuàng)建并維護(hù)多個(gè)日程表。例如，在網(wǎng)絡(luò)瀏覽器上使用MobileMe，點(diǎn)擊位于網(wǎng)頁(yè)左下角的加號(hào)，選擇“新日歷”，然后輸入日程表名稱，并為其設(shè)定一種顏色，即可創(chuàng)建一個(gè)日程表。MobileMe還允許你對(duì)日程表進(jìn)行分類。比如說你有一個(gè)讀書會(huì)的日程表，還有一個(gè)排球比賽的日程表，那你可以把這兩個(gè)日程表歸為一類，命名為“活動(dòng)安排”。通過這種歸類功能，只要點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，你就可以選擇讓這兩個(gè)日程表里的日程安排全部可見，或者全部隱藏。（通過日程表或日程分組名字后面的復(fù)選框，可以打開或關(guān)閉日程表。）在一組日程表中，也可以選擇逐一打開或關(guān)閉各個(gè)日程表。

MobileMe不同于Google日歷，設(shè)計(jì)目標(biāo)不是為了跟別人共享。直到我寫本書的時(shí)候，蘋果公司還沒有提供一種訪問方式，允許用戶在網(wǎng)絡(luò)瀏覽器上搜索MobileMe日程安排。雖然MobileMe在很多方面都是一項(xiàng)很可靠的日程安排服務(wù)，不過說到日程管理功能，還是Google日歷最能滿足我的要求，因?yàn)樗浅Ｈ菀讓?shí)現(xiàn)搜索和共享。

你一定要知道的

微軟公司的Outlook/Exchange在工作日程和私人安排之間設(shè)置了障礙，跟我們的生活方式相抵觸，無助于我們實(shí)現(xiàn)有序組織。

在網(wǎng)上建立多個(gè)日程表，然后跟最有可能與此相關(guān)的人士共享日程安排，這是一個(gè)較好的辦法。Google日歷讓這個(gè)目標(biāo)很容易實(shí)現(xiàn)。

Google日歷的搜索功能很強(qiáng)大，搜索速度很快，搜索范圍很全面。Google日歷的服務(wù)是免費(fèi)的。

跟你分享Google日程安排的人可以不是Google日歷的用戶，只要設(shè)備有網(wǎng)絡(luò)瀏覽器和聯(lián)網(wǎng)功能，他們就能查看你的日程安排。

跟特定人士共享特定日程，其實(shí)就是為他們過濾你的日程信息。

在跟別人協(xié)調(diào)日程安排的時(shí)候，共享日程表也能減少因此而出現(xiàn)的反復(fù)聯(lián)系。