到現(xiàn)在為止，我的討論已經(jīng)涵蓋了幾乎每天都要處理的大量信息：像蝸牛爬行一般投送的紙質(zhì)文檔，瞬間接收的電子郵件、即時信息及手機(jī)短信，功能強(qiáng)大的電子地址簿，在線使用的日程安排表及待辦事項清單。本章要討論的是日常生活中其他形式的重要數(shù)字信息—諸如文本文件之類文檔以及網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容，還有就是我管理這些信息所使用的腳手架。

先從電子文檔開始。我們大部分人都習(xí)慣于先創(chuàng)建一個微軟Word文件之類的文檔，然后輸入內(nèi)容，再通過電子郵件發(fā)送給別人。但在這個過程中可能會產(chǎn)生錯誤，而且管理不同Word版本的文檔也不是一件容易的事情。不管怎么說，處理那么多文檔都是一種額外負(fù)擔(dān)。

我的做法不是這樣，我的很多個人文檔都是通過Google文檔服務(wù)創(chuàng)建并保存的。有了Google文檔（），你就不必像使用微軟Office軟件一樣，去購買和安裝文檔處理軟件，反而可以在瀏覽器上做好所有事情。你可以把用Word或其他軟件創(chuàng)建的文檔上傳到網(wǎng)絡(luò)上。你也可以在Google文檔中直接創(chuàng)建新文件（文本文件、表格文件、演示文件及其他格式的文件）。

我可以在任何一臺電腦或手機(jī)的瀏覽器上查看Google文檔文件。更好的地方在于，我甚至不用聯(lián)網(wǎng)就能使用Google文檔，因為該服務(wù)還有一種離線模式。Google文檔有個神奇的功能，可以自動備份。這一點很重要：假如我的筆記本電腦丟了（不久前在機(jī)場安檢處發(fā)生的事情），起碼我的Google文檔安全無憂，因為它們放在網(wǎng)上，而不是存在我的電腦中。事實上，筆記本電腦上除了要有一個網(wǎng)絡(luò)瀏覽器、一個操作系統(tǒng)及幾種很好用的工具軟件，我認(rèn)為不要在上面放太多的東西。

在使用電子文檔跟別人合作方面，Google文檔很好地滿足了我的需求。例如，我和桑婭不久前實施了一次大規(guī)模的房屋翻修工程，Google文檔自始至終為我們提供了很大幫助。

在我們決定從灣區(qū)搬到洛杉磯之后，在好萊塢找到了一棟中意的房子。這棟房子建于20世紀(jì)30年代，當(dāng)時的房主不是別人，他是因出演《吸血鬼》（Dracula）而一舉成名的電影演員貝拉·盧戈西（Bela Lugosi）。這棟房子建筑宏偉，但是年久失修。很有意思的是，盧戈西并沒有給這棟房子增加什么亮點。后來的房主了解房子的歷史，是他增加了很多畫梁雕棟的裝飾。但是，我并不喜歡他的裝修風(fēng)格。

因此，我和桑婭在那個時候所經(jīng)歷的生活中的頭等大事就是要組織管理一次大規(guī)模的房屋翻修工程。家庭房屋翻修與其他的大型工程一樣，需要管理和共享大量信息。以下就是我們使用Google文檔完成這些工作的做法。

存放重要文檔。在動工之前，我們的翻修計劃需要進(jìn)行各種審查。大部分審查報告都是以PDF格式交給我們的，我會把這些文檔上傳到Google文檔中。這樣一來，所有報告都放在一個地方，我們兩個人可以隨時隨地訪問相關(guān)內(nèi)容，根本不必?fù)?dān)心需要時找不到有關(guān)審查報告。

組織一個待辦事項總清單。我和桑婭在Google文檔上制作了一個總清單，上面開列了所有需要完成的事項。我們兩個誰都可以通過自己的電腦或iPhone手機(jī)往清單中添加項目，由于房屋翻修期間我在倫敦待了很長時間，因而這是一個很有用的辦法。通過Google文檔上的這個電子表格，我們可以隨時掌控打算安排的工作，也知道什么時候已經(jīng)完成了哪些工作。有些時候，我在電子表格上寫明已經(jīng)完成了某些工作，但桑婭對此并不滿意，她就會修改文檔，把相應(yīng)條目標(biāo)注為未完工項目。我們借助這個辦法，最大限度地減少了很多家庭在房屋裝修過程中通常都會遇到的混亂狀況和重重壓力。