掌握資金使用情況。在整個(gè)房屋翻修期間，我們收到多個(gè)承包商和分包商發(fā)來(lái)的合同報(bào)價(jià)。我和桑婭需要保管好這些報(bào)價(jià)記錄，以便需要時(shí)兩個(gè)人都能很輕松地找到相關(guān)信息。我們?yōu)榇嗽贕oogle文檔中創(chuàng)建了一個(gè)單獨(dú)的電子報(bào)表，專(zhuān)門(mén)處理成本合同和資金使用。在這個(gè)電子表格中，我們列出的內(nèi)容包括自己雇用的所有承包商和分包商、他們各自負(fù)責(zé)的工作、給他們支付款項(xiàng)的時(shí)間和金額等。在工程進(jìn)行期間，我們利用Google文檔提供的圖形功能，隨時(shí)可以直觀地查看已經(jīng)使用的資金額度。

借助Google文檔、計(jì)算機(jī)及iPhone手機(jī)等工具，我們花了一年左右的時(shí)間，成功地完成了規(guī)模龐大的房屋翻修工程。剩下的工作不過(guò)就是偶爾放松一下，喝喝茶，要不就是看場(chǎng)經(jīng)典電影。你知道，貝拉·盧戈西就演過(guò)幾部膾炙人口的影片。

利用Google文檔實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)協(xié)作

開(kāi)會(huì)的時(shí)候用Google文檔作記錄，這是我使用Google文檔作為協(xié)作工具的另一種方式。

我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己在開(kāi)會(huì)時(shí)所記的內(nèi)容很快就會(huì)作為會(huì)議記錄發(fā)出去。然而，事后發(fā)出會(huì)議記錄可不是理想的做法，因?yàn)闀?huì)議記錄一旦散發(fā)出去就很難修改。因此，開(kāi)會(huì)期間我經(jīng)常使用筆記本電腦，在Google文檔的文本文件中作記錄，并向所有與會(huì)者授予文件修改權(quán)限。（你可以向別人授予Google文檔的只讀權(quán)限，也可以允許他們編輯文件。）如果會(huì)議室里有投影儀，我也會(huì)把自己的筆記本電腦接到公司的網(wǎng)絡(luò)上，然后連接到會(huì)議室的投影儀上。這樣做可以完成這么幾件事：所有與會(huì)人員都能看到我正在輸入的會(huì)議記錄—包括正在會(huì)議上發(fā)言卻沒(méi)帶筆記本電腦的那些人（他們看的是屏幕上的會(huì)議記錄），以及不在本地的遠(yuǎn)程與會(huì)人員，他們可以在本地電腦上查看會(huì)議記錄。此外，每個(gè)帶著電腦的現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)人員以及遠(yuǎn)程參會(huì)者都可以在我所輸入的文檔中添加他們自己的評(píng)注意見(jiàn)。

有些人在開(kāi)會(huì)期間看到我的會(huì)議記錄，難免會(huì)說(shuō)：“我知道我是這么說(shuō)的，可我的意思是……”這沒(méi)有問(wèn)題。利用Google文檔現(xiàn)場(chǎng)輸入會(huì)議記錄，這樣我們可以當(dāng)場(chǎng)訂正。這個(gè)辦法也能幫助遠(yuǎn)程與會(huì)者更好地理解會(huì)議正在討論的問(wèn)題。會(huì)場(chǎng)上有些人在來(lái)回走動(dòng)，有些人在翻動(dòng)紙張，有些人在輕聲交談，從而導(dǎo)致有人難以聽(tīng)清喇叭里傳來(lái)的會(huì)議發(fā)言?？墒?，如果遠(yuǎn)程與會(huì)者能跟著自己電腦屏幕上的會(huì)議記錄往下看，即使有些內(nèi)容沒(méi)聽(tīng)到，也能通過(guò)文字讀到這些信息，或者打消疑惑。

因此，過(guò)去那件勞神費(fèi)力的活計(jì)—開(kāi)會(huì)時(shí)在紙上奮筆疾書(shū)—已經(jīng)演化為一項(xiàng)實(shí)時(shí)進(jìn)行的協(xié)作工程。我所作的會(huì)議記錄不再只是自己能記下來(lái)的會(huì)議發(fā)言，而是變成了一個(gè)人人都能參與的豐富翔實(shí)的現(xiàn)場(chǎng)記錄，這個(gè)記錄有更好的上下文語(yǔ)境，涵蓋更加廣泛的知識(shí)范圍和不同視點(diǎn)。我們一起捕捉下來(lái)的會(huì)議記錄能夠引發(fā)更深刻、更高效的后續(xù)討論。而且沒(méi)參加會(huì)議的人也能由此更好地理解別人在會(huì)議上的發(fā)言。

Google文檔的最大不足是它無(wú)法提供類(lèi)似Word、Excel、PowerPoint之類(lèi)微軟Office系列應(yīng)用軟件的豐富功能。

例如，吉姆和我在寫(xiě)本書(shū)的時(shí)候，原本打算使用Google文檔?？墒?，Google文檔的確不適合用來(lái)處理帶有腳注的復(fù)雜長(zhǎng)文，這就是我們沒(méi)有用它寫(xiě)作本書(shū)的原因（如果使用Google文檔，我在版本控制方面就可以避免很多混亂，也能確保需要的時(shí)候在筆記本電腦上找到正確的文件）。Google文檔更適合處理會(huì)議記錄之類(lèi)簡(jiǎn)單文檔，在這種情況下，關(guān)鍵目標(biāo)在于實(shí)時(shí)協(xié)作。