對于復(fù)雜文檔來說，我發(fā)現(xiàn)使用Microsoft Word之類功能全面的文字處理軟件（它們不同于Google文檔，允許我使用“標(biāo)記修訂”功能）撰寫草稿更簡便。完成之后，我可以用電子郵件將其發(fā)送給自己，也可以發(fā)送給可能用到它的其他人。把文件發(fā)送到自己的Gmail郵箱中，從而確保附件文件在保存于計(jì)算機(jī)硬盤上的同時，也存放到了網(wǎng)絡(luò)上。只要給文件加上一個描述性的好標(biāo)簽（包括最后更新日期），在日后需要的時候，這個文件就很容易搜索到。

Google文檔入門

有免費(fèi)Google賬戶的人都可以使用Google文檔。登錄網(wǎng)站，然后輸入已有的Google用戶名和密碼，也可以創(chuàng)建一個新的Google賬戶，兩種方式都可以進(jìn)入Google文檔。進(jìn)入Gmail郵箱之后，點(diǎn)擊網(wǎng)頁左上角的“文檔”鏈接即可。

現(xiàn)在進(jìn)入Google文檔了吧？很好，下面有幾個操作要點(diǎn)。

1．點(diǎn)擊下拉菜單“新建”，開始創(chuàng)建一個新文檔，然后在“文檔”、“演示文稿”、“電子表格”、“表單”、“繪圖”和“集合”選項(xiàng)中確定文檔類型。點(diǎn)擊“Untitled document”，在文檔上方輸入新建文件的名字，命名新建文檔。（該程序會經(jīng)常性地自動保存新建文件。）輸完文件名之后，點(diǎn)擊“OK”。

2．完成文件編輯之后，可以點(diǎn)擊“Share”或“Save”。在“Share”下拉菜單中，可以發(fā)送電子郵件，邀請別人成為該文件的合作者（賦予編輯權(quán)限），或者也可以邀請別人成為查閱人（沒有編輯權(quán)限）。其他選項(xiàng)包括直接通過電子郵件把文檔作為附件發(fā)送給某人，或者以公開網(wǎng)頁的形式發(fā)布該文檔。

3．把在自己計(jì)算機(jī)上創(chuàng)建的文件上傳到Google文檔，這是另一種方式。Google文檔在這種情況下支持的文件格式有doc、docx、rtf、ppt、pps、xls、xlsx以及pdf。一旦把既有文件上傳到Google文檔中，就可以跟別人實(shí)時共享，操作方法跟新建Google文檔一樣。

管理臨時信息

你可以看到，Google文檔在以簡單而實(shí)時的協(xié)作方式創(chuàng)建內(nèi)容方面是很有用的。但是，諸如新聞故事、產(chǎn)品評論、博客文章之類由別人創(chuàng)建而又跟你的生活有關(guān)的那些網(wǎng)上內(nèi)容，又該如何處理呢？你是怎樣獲取網(wǎng)上找到的今后可能用到的大量信息的呢？

對于打算日后回來查看的網(wǎng)頁，大部分人都會加書簽收藏起來。書簽是一種快捷易用的工具。但作為組織管理信息的一種方法，書簽至少有三個方面的弊端。

如果使用多臺計(jì)算機(jī)，可能在這臺上面加了標(biāo)簽，到時候需要用到的卻是另一臺。我總是讓自己使用的所有計(jì)算機(jī)保持同步，不管到時候用哪一臺，總能找到。

為了實(shí)現(xiàn)這個目的，我用的是Xmark（即Foxmark），這是針對Mozilla Firefox（我的首選瀏覽器）、Microsoft Internet Explorer和Apple Safari等網(wǎng)絡(luò)瀏覽器開發(fā)的免費(fèi)附件功能。Xmark（）把你所設(shè)置的收藏書簽保存在一個免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)賬戶中，這個賬戶開設(shè)在Xmark服務(wù)器上。你在一臺電腦上保存的網(wǎng)頁書簽可以自動復(fù)制到服務(wù)器上。在你使用其他的電腦上網(wǎng)時，最新設(shè)置的書簽會自動下載到所用計(jì)算機(jī)的瀏覽器上。

使用收藏書簽還有一個問題：隨著時間的推移，你可能會積攢下大量書簽，最終面對的是一個雜亂無序的長清單。火狐瀏覽器（Firefox）允許我在創(chuàng)建書簽的時候?yàn)槠浼由蠘?biāo)簽（其實(shí)就是關(guān)鍵詞），從而便于標(biāo)簽搜索，這是它在眾多瀏覽器中的獨(dú)到之處，也是我堅(jiān)持使用這款瀏覽器的原因所在。