有意識(shí)地權(quán)衡比較自己的全部工作和項(xiàng)目之后，你才能看出孰輕孰重。如果某件事情已經(jīng)存儲(chǔ)在你的記憶(心理內(nèi)存)中，那么它將占據(jù)你原本有限的思維空間，這既不合適，也沒有益處，而且它的價(jià)值很可能會(huì)被高估或低估。無(wú)論事情大小，你首先要建立一份完整的、最新的、可以檢查回顧的未完成事項(xiàng)清單，這是確保輕重緩急的安排可靠的前提。

“次重要”項(xiàng)目的危險(xiǎn)

在當(dāng)今時(shí)代，有太多個(gè)人效率低下是因?yàn)槿狈μ幚泶沃匾虑榈哪芰υ斐傻?。你有沒有過(guò)這樣的感覺：因?yàn)槊τ趹?yīng)付那些迫在眉睫的事情，你根本無(wú)暇顧及那些次重要的事情?？墒牵隳懿碌侥切┢仍诿冀薜氖虑橛质窃醋院翁巻?？沒錯(cuò)，都是源自那些因?yàn)榫o急事情的影響而被忽視的次重要事情。這種病癥并不會(huì)自我糾正，而是會(huì)自我延續(xù)。

我認(rèn)為，之所以出現(xiàn)這種情況，部分原因在于最近時(shí)間管理和優(yōu)先管理培訓(xùn)中一度盛行的那種按照輕重緩急安排事情的思維方式。我也理解，應(yīng)該讓人們認(rèn)識(shí)到：如果他們能夠選擇如何利用自己的時(shí)間，那么有些選擇會(huì)比其他選擇效果更好。但是，這條原則的消極一面在于回避了管理責(zé)任。僅僅因?yàn)樗鼈儾皇菍儆谧钇惹械?，就有許多沒有完成的事情被忽略掉。

參加我的研討會(huì)的人經(jīng)常會(huì)說(shuō)我為什么建議列出一個(gè)完整的項(xiàng)目清單，而不計(jì)較輕重緩急、時(shí)間期限或任務(wù)大小。我真正建議大家注意區(qū)別的內(nèi)容非常簡(jiǎn)單：真正的項(xiàng)目以及將來(lái)可能會(huì)做的事情。第一個(gè)清單要完整地列舉全部沒有完成、而且靠一次行動(dòng)難以完成的任務(wù)。多數(shù)人都有30~100項(xiàng)此類工作。第二個(gè)清單則是列舉你想在將來(lái)某個(gè)時(shí)間完成、但目前卻不想著手去做的那些項(xiàng)目。

如果某件事情出現(xiàn)在項(xiàng)目清單上，那么你就需要將其同等對(duì)待，認(rèn)真決定隨后的行動(dòng)并定期回顧事情的進(jìn)展。只要你清楚行動(dòng)的性質(zhì)，只要你是有意為之，那么不采取行動(dòng)也無(wú)妨。然而，多數(shù)人之所以不愿意著手開展工作，是因?yàn)樗麄儾]有停下來(lái)思考行動(dòng)的習(xí)慣，結(jié)果錯(cuò)失無(wú)數(shù)推動(dòng)工作進(jìn)展的機(jī)會(huì)，最終演變成為危機(jī)。

你要么需要換新輪胎，要么不需要。在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)上，輪胎問(wèn)題會(huì)跨越明顯的界限。此前你不需要換新輪胎，此后才需要。一旦有了需要，輪胎問(wèn)題也就不再屬于輕重緩急的范疇了。同樣，這類事情也不怎么符合“象限”矩陣。要么我們必須盡快完成，要么不是，僅此而已。

確實(shí)，項(xiàng)目一旦跨越了界限，就從僅僅“需要”逐漸過(guò)渡到了“迫切需要”的程度。頻頻出現(xiàn)的情況是，由于在僅僅“需要”階段沒能負(fù)責(zé)任地認(rèn)真對(duì)待，人們只能到了“迫切需要”階段才開始重視許多工作。原本應(yīng)該采取的“給輪胎店打電話咨詢價(jià)格”這樣的行動(dòng)，結(jié)果卻變成了“給汽車俱樂部打電話請(qǐng)求修理輪胎”這樣的后續(xù)行動(dòng)。

請(qǐng)徹底搞清楚你決心要實(shí)現(xiàn)的各種目標(biāo)，無(wú)論目標(biāo)大小，以及完成它們需要采取的行動(dòng)。這樣，你就作好了準(zhǔn)備，可以真正有效地開展工作。你要盡快將每項(xiàng)工作完成，并且對(duì)每項(xiàng)工作的進(jìn)展感覺良好。

客戶服務(wù)部門不要認(rèn)為自己有權(quán)忽視任何請(qǐng)求或沒有完成的事情。如果你確實(shí)想為自身服務(wù)，你也不會(huì)那樣做。

順便想想……

●有沒有哪項(xiàng)工作因?yàn)楫?dāng)前似乎不那么重要而被你忽視了？

●假設(shè)這項(xiàng)工作已經(jīng)完成，那么它有多大的重要性？

●如果這項(xiàng)工作已經(jīng)完成，你會(huì)有何感受？